代理機構采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司代理機構采購行為，加強對代理機構采購活動的管理和監(jiān)督，提高采購效率，保證采購質量，降低采購成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、各單位委托代理機構進行的各類采購活動，包括但不限于貨物采購、工程采購、服務采購等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和相關政策規(guī)定，確保采購活動合法合規(guī)。2.公平公正原則：遵循公平、公正、公開的原則，對待所有參與采購的代理機構，不偏袒、不歧視，維護市場競爭秩序。3.效益優(yōu)先原則：在保證采購質量的前提下，追求采購效益最大化，降低采購成本，提高資金使用效率。4.誠實守信原則：采購活動各方應誠實守信，履行各自的權利和義務，確保采購活動順利進行。二、采購管理職責（一）采購決策部門1.公司管理層負責對重大采購項目的決策，包括確定采購方式、采購預算、采購標準等。監(jiān)督采購活動的全過程，確保采購活動符合公司利益和相關規(guī)定。2.采購項目需求部門根據公司業(yè)務需求，提出采購項目的具體要求，包括采購標的、技術規(guī)格、數量、質量標準、服務要求等。參與采購項目的評審工作，提供專業(yè)意見和建議。負責與采購代理機構溝通協調，跟蹤采購項目進展情況，及時反饋問題并提出解決方案。（二）采購執(zhí)行部門1.采購管理部門負責制定和完善采購管理制度，規(guī)范采購流程，指導和監(jiān)督采購活動的實施。審核采購項目的采購文件，確保采購文件符合法律法規(guī)和公司要求。組織采購項目的招標、談判、詢價等采購活動，負責與采購代理機構簽訂委托代理協議。建立采購代理機構庫，對入庫代理機構進行定期評估和動態(tài)管理。協調處理采購活動中的爭議和糾紛，對采購項目進行驗收和評價。2.財務部門負責審核采購項目的預算，確保采購資金的合理安排。參與采購項目的評審工作，對采購項目的成本進行核算和控制。負責采購資金的支付和結算，對采購資金的使用情況進行監(jiān)督和審計。（三）監(jiān)督部門1.內部審計部門對采購活動進行內部審計監(jiān)督，檢查采購活動是否符合法律法規(guī)和公司制度的要求。對采購項目的預算執(zhí)行情況、采購資金使用情況進行審計，防止出現違規(guī)行為和浪費現象。對采購代理機構的服務質量、收費情況等進行審計，維護公司利益。2.紀檢監(jiān)察部門對采購活動中的違規(guī)違紀行為進行調查和處理，嚴肅追究相關人員的責任。加強對采購活動的廉政監(jiān)督，防止出現腐敗現象，確保采購活動廉潔公正。三、代理機構選擇與管理（一）代理機構庫建立1.入庫條件具有獨立承擔民事責任的能力，依法設立并取得營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證等相關證照。具有良好的商業(yè)信譽和健全的財務會計制度，近三年內無重大違法違規(guī)記錄。具有履行采購代理業(yè)務所必需的設備和專業(yè)技術能力，擁有熟悉采購業(yè)務的專業(yè)人員。具有固定的經營場所和完善的內部管理制度，能夠提供規(guī)范、高效的采購代理服務。符合法律法規(guī)規(guī)定的其他條件。2.入庫程序發(fā)布入庫公告，明確代理機構入庫的條件、程序、所需提交的材料等。代理機構自愿申請，填寫入庫申請表，并提交相關證明材料。采購管理部門對申請材料進行初審，對符合條件的代理機構進行實地考察，了解其經營狀況、服務能力、信譽等情況。根據初審和實地考察結果，確定擬入庫代理機構名單，報公司管理層審批。經公司管理層審批通過后，發(fā)布入庫代理機構名單，并與其簽訂入庫協議，明確雙方的權利和義務。（二）代理機構考核與評價1.考核內容服務質量：包括采購文件編制質量、采購程序執(zhí)行情況、信息發(fā)布及時性、質疑答復滿意度等。業(yè)務能力：包括專業(yè)人員配備情況、業(yè)務熟悉程度、項目操作經驗等。工作效率：包括采購項目完成時間、合同簽訂及時性、資金支付效率等。收費情況：包括收費標準是否合理、收費項目是否合規(guī)等。信譽情況：包括是否遵守法律法規(guī)和職業(yè)道德規(guī)范、是否存在違規(guī)違紀行為等。2.考核方式定期考核：每年對入庫代理機構進行一次定期考核，考核時間為每年[具體時間]。采購管理部門制定考核方案，明確考核指標、考核方法、考核流程等，組織相關人員對代理機構進行考核評分。不定期考核：根據采購項目實施情況和投訴舉報情況，對代理機構進行不定期考核。對在采購項目中出現嚴重問題或被投訴舉報的代理機構，及時進行調查處理，并根據調查結果進行考核評分。3.評價結果應用考核評價結果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。對考核評價結果為優(yōu)秀的代理機構，在后續(xù)采購項目中優(yōu)先選用；對考核評價結果為良好的代理機構，繼續(xù)保持合作；對考核評價結果為合格的代理機構，提出整改意見，要求其限期整改；對考核評價結果為不合格的代理機構，取消其入庫資格，并在公司內部進行通報。建立代理機構信用檔案，記錄其考核評價結果、違規(guī)違紀行為等信息。信用檔案作為代理機構后續(xù)參與公司采購項目的重要參考依據。（三）代理機構動態(tài)管理1.退出機制代理機構如有下列情形之一的，采購管理部門有權取消其入庫資格：年度考核評價結果為不合格的。違反法律法規(guī)和職業(yè)道德規(guī)范，存在違規(guī)違紀行為的。提供虛假材料，騙取入庫資格的。連續(xù)兩年未承接公司采購項目的。其他不符合入庫條件或嚴重影響公司利益的情形。代理機構被取消入庫資格后，不得再參與公司的采購項目。采購管理部門應及時發(fā)布公告，告知相關部門和單位。2.增補機制根據公司采購業(yè)務發(fā)展需要，適時增補代理機構。增補代理機構的程序與入庫程序相同。在增補代理機構時，應優(yōu)先考慮具有良好信譽、較強業(yè)務能力和豐富經驗的代理機構。四、采購流程（一）采購計劃編制1.需求部門根據公司業(yè)務發(fā)展規(guī)劃和實際工作需要，提出采購項目的初步需求，填寫《采購項目需求申請表》，詳細說明采購標的、技術規(guī)格、數量、質量標準、服務要求、預算金額等內容。2.采購項目需求申請表經需求部門負責人審核簽字后，提交采購管理部門。3.采購管理部門對采購項目需求申請表進行審核，重點審核采購項目的必要性、合規(guī)性、預算合理性等。對審核通過的采購項目，納入采購計劃管理。4.采購管理部門根據采購項目的輕重緩急和資金安排情況，編制年度采購計劃，明確采購項目的名稱、采購方式、采購時間、預算金額等內容。年度采購計劃報公司管理層審批后實施。（二）采購文件編制1.采購管理部門根據采購項目的特點和需求，選擇合適的采購方式，如公開招標、邀請招標、競爭性談判、競爭性磋商、詢價等，并確定采購文件的編制要求。2.采購管理部門組織相關人員編制采購文件，采購文件應包括采購公告（或邀請函）、采購需求、采購程序、評審標準、合同條款等內容。采購文件應符合法律法規(guī)和公司要求，確保采購活動的公平、公正、公開。3.采購文件編制完成后，采購管理部門組織相關人員對采購文件進行審核，重點審核采購文件的合法性、完整性、準確性、合理性等。對審核通過的采購文件，報采購管理部門負責人審批后發(fā)布。（三）代理機構選定1.采購管理部門根據采購項目的特點和需求，從代理機構庫中選擇合適的代理機構，向其發(fā)出委托代理通知書，明確采購項目的名稱、采購方式、采購內容、采購要求、代理服務費用等內容。2.代理機構收到委托代理通知書后，應及時與采購管理部門簽訂委托代理協議，明確雙方的權利和義務。委托代理協議應包括采購項目的基本情況、代理服務內容、代理服務費用、支付方式、雙方的違約責任等內容。3.代理機構應按照委托代理協議的要求，組建采購項目工作團隊，制定采購工作方案，組織實施采購活動。（四）采購活動實施1.代理機構按照采購文件的要求，發(fā)布采購公告（或邀請函），邀請潛在供應商參與采購活動。采購公告（或邀請函）應在規(guī)定的媒體上發(fā)布，確保潛在供應商能夠及時獲取采購信息。2.代理機構對參與采購活動的供應商進行資格審查，確保其符合采購文件規(guī)定的資格條件。資格審查應包括供應商的營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、資質證書、業(yè)績證明、財務狀況等內容。3.代理機構組織供應商進行現場踏勘、答疑等活動，解答供應商對采購文件的疑問，確保供應商對采購項目有充分的了解。4.代理機構按照采購文件規(guī)定的評審標準和程序，組織評審委員會對供應商的響應文件進行評審，確定成交供應商。評審委員會應由公司內部相關人員和專家組成，人數應符合法律法規(guī)規(guī)定。5.代理機構向成交供應商發(fā)出成交通知書，并將成交結果通知所有參與采購活動的供應商。成交通知書應明確采購項目的名稱、成交供應商名稱、成交金額、成交日期等內容。（五）合同簽訂與履行1.采購管理部門組織采購項目需求部門與成交供應商簽訂采購合同，采購合同應明確采購標的、技術規(guī)格、數量、質量標準、服務要求、合同金額、支付方式、交貨時間、交貨地點、驗收標準、違約責任等內容。采購合同應符合法律法規(guī)和公司要求，確保雙方的權利和義務得到有效保障。2.采購合同簽訂后，采購管理部門將采購合同副本送財務部門備案，財務部門按照采購合同的約定，及時安排采購資金的支付。3.采購項目需求部門負責跟蹤采購合同的履行情況，督促成交供應商按時、按質、按量履行合同義務。如發(fā)現成交供應商存在違約行為，應及時向采購管理部門報告，采購管理部門根據合同約定追究成交供應商的違約責任。（六）驗收與評價1.采購項目完成后，采購項目需求部門組織相關人員對采購項目進行驗收。驗收應按照采購合同約定的驗收標準進行，確保采購項目符合要求。驗收內容包括采購標的的數量、質量、規(guī)格、性能、服務等方面。2.驗收合格后，采購項目需求部門填寫《采購項目驗收報告》，報采購管理部門備案。采購管理部門對采購項目的實施情況進行總結評價，重點評價采購項目的采購效率、采購質量、采購成本、供應商履約情況等方面。3.采購管理部門根據采購項目的評價結果，對代理機構的服務質量進行評價，評價結果作為代理機構考核與評價的重要依據。對在采購項目中表現優(yōu)秀的代理機構和供應商，給予表彰和獎勵；對存在問題的代理機構和供應商，提出整改意見，要求其限期整改。五、采購監(jiān)督與風險管理（一）采購監(jiān)督1.內部審計部門定期對采購活動進行內部審計，檢查采購活動是否符合法律法規(guī)和公司制度的要求，采購文件是否規(guī)范、采購程序是否合規(guī)、采購資金使用是否合理等。2.紀檢監(jiān)察部門對采購活動中的違規(guī)違紀行為進行調查和處理，嚴肅追究相關人員的責任。加強對采購活動的廉政監(jiān)督，防止出現腐敗現象，確保采購活動廉潔公正。3.采購管理部門應建立健全采購項目檔案管理制度，對采購項目的采購文件、采購過程記錄、合同文本、驗收報告等資料進行歸檔保存，以備查閱和審計。（二）風險管理1.采購管理部門應識別采購活動中可能存在的風險，如采購方式選擇不當、采購文件編制不規(guī)范、供應商選擇失誤、合同履行風險等，并制定相應的風險應對措施。