企業(yè)銷售合同管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)企業(yè)銷售合同管理，規(guī)范銷售合同簽訂、履行、變更、解除等行為，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，提高經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)所有涉及銷售合同簽訂、履行及相關(guān)管理活動(dòng)的部門和人員。3.基本原則合法合規(guī)原則：銷售合同的簽訂、履行等必須遵守國家法律法規(guī)和政策的規(guī)定。平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上，充分協(xié)商達(dá)成一致。誠實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。經(jīng)濟(jì)效益原則：在確保合同合法有效的前提下，追求企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的最大化。二、銷售合同的簽訂1.合同主體資格審查客戶資質(zhì)調(diào)查：銷售部門負(fù)責(zé)對(duì)潛在客戶的主體資格、經(jīng)營狀況、信用情況等進(jìn)行調(diào)查。調(diào)查內(nèi)容包括客戶的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等相關(guān)證照的真實(shí)性和有效性，以及客戶的經(jīng)營規(guī)模、財(cái)務(wù)狀況、市場(chǎng)信譽(yù)等。信用評(píng)估：根據(jù)客戶資質(zhì)調(diào)查結(jié)果，由財(cái)務(wù)部門會(huì)同銷售部門對(duì)客戶進(jìn)行信用評(píng)估，確定客戶的信用等級(jí)。信用評(píng)估指標(biāo)包括客戶的付款記錄、財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營穩(wěn)定性等。根據(jù)信用評(píng)估結(jié)果，對(duì)不同信用等級(jí)的客戶采取不同的銷售政策。2.合同條款擬定合同文本模板：企業(yè)制定統(tǒng)一的銷售合同文本模板，明確合同的基本條款，如合同雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式，產(chǎn)品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格，交貨時(shí)間、地點(diǎn)、方式，付款方式、期限，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，違約責(zé)任等。條款協(xié)商：銷售部門在與客戶簽訂合同前，應(yīng)根據(jù)合同文本模板與客戶協(xié)商合同條款，確保合同條款明確、具體、合理。對(duì)于合同中的特殊條款，如定制產(chǎn)品的規(guī)格要求、特殊交貨條件、售后服務(wù)條款等，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)協(xié)商，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.合同審批初審：銷售合同擬定后，由銷售部門負(fù)責(zé)人對(duì)合同條款進(jìn)行初審，重點(diǎn)審查合同條款是否符合企業(yè)的銷售政策和利益，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)等。初審?fù)ㄟ^后，將合同提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部門對(duì)合同的付款方式、付款期限、價(jià)格條款等進(jìn)行審核，確保合同的財(cái)務(wù)條款符合企業(yè)的財(cái)務(wù)管理要求，不存在財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)審核通過后，將合同提交給法務(wù)部門進(jìn)行審核。法務(wù)審核：法務(wù)部門對(duì)合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查合同條款是否符合法律法規(guī)的規(guī)定，是否存在法律漏洞或風(fēng)險(xiǎn)等。法務(wù)審核通過后，將合同提交給企業(yè)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。審批決策：企業(yè)負(fù)責(zé)人根據(jù)各部門的審核意見，對(duì)合同進(jìn)行審批決策。對(duì)于重大合同或涉及企業(yè)重大利益的合同，應(yīng)提交企業(yè)管理層會(huì)議進(jìn)行討論決定。審批通過的合同，加蓋企業(yè)公章或合同專用章后生效。三、銷售合同的履行1.發(fā)貨管理訂單下達(dá)：銷售部門根據(jù)合同約定，下達(dá)發(fā)貨訂單給生產(chǎn)部門或倉儲(chǔ)部門。發(fā)貨訂單應(yīng)明確產(chǎn)品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息。生產(chǎn)安排：生產(chǎn)部門根據(jù)發(fā)貨訂單的要求，組織生產(chǎn)。在生產(chǎn)過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行生產(chǎn)，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合合同要求。倉儲(chǔ)發(fā)貨：倉儲(chǔ)部門根據(jù)發(fā)貨訂單的要求，安排貨物的存儲(chǔ)、包裝和發(fā)運(yùn)。在發(fā)貨前，應(yīng)對(duì)貨物進(jìn)行檢驗(yàn)，確保貨物的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等符合合同要求。發(fā)貨后，應(yīng)及時(shí)將發(fā)貨信息反饋給銷售部門和客戶。2.運(yùn)輸管理運(yùn)輸方式選擇：根據(jù)合同約定和產(chǎn)品特點(diǎn)，選擇合適的運(yùn)輸方式。對(duì)于貴重、易損、時(shí)效性要求高的產(chǎn)品，應(yīng)優(yōu)先選擇航空運(yùn)輸或快遞運(yùn)輸；對(duì)于大批量、重量較大的產(chǎn)品，可選擇公路運(yùn)輸或鐵路運(yùn)輸。運(yùn)輸過程監(jiān)控：銷售部門應(yīng)及時(shí)跟蹤貨物的運(yùn)輸情況，確保貨物按時(shí)、安全到達(dá)客戶指定地點(diǎn)。如發(fā)現(xiàn)運(yùn)輸過程中出現(xiàn)問題，如貨物損壞、延誤等，應(yīng)及時(shí)與運(yùn)輸部門溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)的措施解決問題，并將相關(guān)情況及時(shí)反饋給客戶。3.交貨驗(yàn)收交貨通知：在貨物到達(dá)交貨地點(diǎn)前，銷售部門應(yīng)提前通知客戶準(zhǔn)備驗(yàn)收。交貨通知應(yīng)明確貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、到達(dá)時(shí)間等信息。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：合同中應(yīng)明確產(chǎn)品或服務(wù)的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。客戶在驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)按照合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。如客戶對(duì)驗(yàn)收結(jié)果有異議，應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)提出書面異議，并提供相關(guān)證明材料。驗(yàn)收結(jié)果處理：銷售部門收到客戶的驗(yàn)收通知后，應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，了解驗(yàn)收情況。如驗(yàn)收合格，銷售部門應(yīng)要求客戶簽署驗(yàn)收確認(rèn)單；如驗(yàn)收不合格，銷售部門應(yīng)及時(shí)與生產(chǎn)部門或相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)的措施解決問題，如補(bǔ)貨、換貨、維修等，并重新安排驗(yàn)收。四、銷售合同的變更與解除1.變更條件客觀情況變化：因不可抗力、政策調(diào)整、市場(chǎng)環(huán)境變化等客觀原因，導(dǎo)致合同無法繼續(xù)履行或需要變更合同條款的。雙方協(xié)商一致：合同雙方經(jīng)過協(xié)商一致，同意變更合同條款的。2.變更程序提出變更申請(qǐng)：合同一方如需變更合同條款，應(yīng)向?qū)Ψ教岢鰰孀兏暾?qǐng)，說明變更的原因、內(nèi)容和要求等。協(xié)商變更：合同雙方收到變更申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行協(xié)商。協(xié)商一致后，簽訂書面變更協(xié)議，明確變更后的合同條款。審批備案：變更協(xié)議簽訂后，按照合同簽訂時(shí)的審批程序進(jìn)行審批備案。審批通過后，變更協(xié)議生效。3.解除條件不可抗力：因不可抗力致使合同目的不能實(shí)現(xiàn)的。一方違約：一方當(dāng)事人明確表示或者以自己的行為表明不履行合同義務(wù)的；一方當(dāng)事人遲延履行主要債務(wù)，經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行的；一方當(dāng)事人遲延履行債務(wù)或者有其他違約行為致使合同目的不能實(shí)現(xiàn)的。雙方協(xié)商一致：合同雙方經(jīng)過協(xié)商一致，同意解除合同的。4.解除程序提出解除申請(qǐng)：合同一方如需解除合同，應(yīng)向?qū)Ψ教岢鰰娼獬暾?qǐng)，說明解除的原因、依據(jù)等。協(xié)商解除：合同雙方收到解除申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行協(xié)商。協(xié)商一致后，簽訂書面解除協(xié)議，明確解除合同的相關(guān)事宜。審批備案：解除協(xié)議簽訂后，按照合同簽訂時(shí)的審批程序進(jìn)行審批備案。審批通過后，解除協(xié)議生效。五、銷售合同的檔案管理1.檔案收集合同簽訂過程資料：包括客戶資質(zhì)調(diào)查資料、信用評(píng)估報(bào)告、合同文本、合同審批表、審批意見等。合同履行過程資料：包括發(fā)貨訂單、運(yùn)輸憑證、交貨驗(yàn)收記錄、客戶反饋意見等。合同變更與解除資料：包括變更申請(qǐng)、變更協(xié)議、解除申請(qǐng)、解除協(xié)議等。2.檔案整理分類歸檔：按照合同類別、時(shí)間順序等對(duì)銷售合同檔案進(jìn)行分類歸檔。如按照產(chǎn)品銷售合同、服務(wù)銷售合同等類別進(jìn)行分類，在每個(gè)類別下按照合同簽訂時(shí)間先后順序進(jìn)行排列。編號(hào)管理：為每份銷售合同檔案編制唯一的編號(hào)，以便于查詢和管理。編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)合同的類別、年份、序號(hào)等信息。資料裝訂：將合同檔案中的各項(xiàng)資料進(jìn)行整理裝訂，確保資料完整、整齊。3.檔案保管保管期限：銷售合同檔案的保管期限按照國家法律法規(guī)和企業(yè)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，銷售合同檔案的保管期限為[X]年。保管地點(diǎn)：設(shè)立專門的檔案保管室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防潮防蟲設(shè)施等，確保檔案的安全保管。檔案借閱：嚴(yán)格檔案借閱制度，確需借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，并確保檔案的安全和完整。六、銷售合同的風(fēng)險(xiǎn)防范1.法律風(fēng)險(xiǎn)防范法律咨詢：定期組織合同管理人員參加法律培訓(xùn)，提高法律意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。同時(shí)，加強(qiáng)與法律顧問的溝通聯(lián)系，在合同簽訂、履行等過程中及時(shí)咨詢法律意見，確保合同的合法性和合規(guī)性。合同審查：嚴(yán)格按照合同審批流程，對(duì)合同條款進(jìn)行全面審查，重點(diǎn)審查合同的合法性、合規(guī)性、完整性等方面，避免合同中出現(xiàn)法律漏洞或風(fēng)險(xiǎn)條款。2.信用風(fēng)險(xiǎn)防范信用評(píng)估：建立完善的客戶信用評(píng)估體系，定期對(duì)客戶進(jìn)行信用評(píng)估，及時(shí)調(diào)整客戶信用等級(jí)和銷售政策。對(duì)于信用等級(jí)較低的客戶，應(yīng)采取更為謹(jǐn)慎的銷售策略，如要求提供擔(dān)保、增加預(yù)付款比例等。賬款催收：加強(qiáng)銷售合同賬款的催收管理，明確賬款催收責(zé)任人和催收期限。對(duì)于逾期未付款的客戶，應(yīng)及時(shí)采取有效的催收措施，如發(fā)函催收、電話催收、上門催收等。如催收無果，可通過法律途徑解決。3.操作風(fēng)險(xiǎn)防范流程規(guī)范：制定詳細(xì)的銷售合同操作流程，明確各部門和人員在合同簽訂、履行、變更、解除等過程中的職責(zé)和權(quán)限，確保操作流程的規(guī)范和統(tǒng)一。培訓(xùn)教育：加強(qiáng)對(duì)銷售合同管理人員的培