中試基地采購管理制度一、總則（一）目的為加強中試基地采購管理，規范采購行為，確保采購工作的順利進行，保障中試基地的正常運轉，提高采購效率，降低采購成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于中試基地所有采購活動，包括但不限于設備采購、原材料采購、辦公用品采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規及公司相關規定。2.效益原則：在滿足中試需求的前提下，追求采購效益最大化，降低采購成本。3.公開、公平、公正原則：采購過程應公開透明，公平對待所有供應商，確保采購結果公正合理。4.質量優先原則：優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購物資和服務符合中試要求。二、采購組織與職責（一）采購決策機構成立中試基地采購決策小組，由中試基地負責人擔任組長，成員包括技術骨干、財務人員等。采購決策小組負責對重大采購項目進行決策，審核采購計劃、采購預算、采購合同等。（二）采購執行部門中試基地設立采購部，負責具體采購業務的執行。采購部職責如下：1.根據中試需求，編制采購計劃和采購預算。2.收集供應商信息，建立供應商檔案，進行供應商評估和選擇。3.組織采購談判，簽訂采購合同。4.負責采購訂單的下達、跟蹤和驗收。5.處理采購過程中的各項事務，協調與其他部門的關系。（三）其他部門職責1.技術部門：提供采購物資的技術要求和規格標準，參與供應商技術交流和產品驗收。2.質量部門：負責對采購物資進行質量檢驗和監督，確保所采購物資符合質量要求。3.財務部門：審核采購預算，監督采購資金的使用，負責采購合同的付款審核。三、采購流程（一）采購計劃編制1.各部門根據中試項目進度和實際需求，提前向采購部提交采購申請，詳細說明采購物資的名稱、規格、數量、用途、預計采購時間等。2.采購部匯總各部門采購申請，結合中試基地庫存情況，編制采購計劃。采購計劃應明確采購物資的名稱、規格、數量、采購時間、預算金額等內容，并報采購決策小組審核。（二）供應商選擇與管理1.供應商信息收集：采購部通過多種渠道收集供應商信息，包括網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。2.供應商評估：采購部對收集到的供應商進行評估，評估內容包括供應商的資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等。評估可采用實地考察、問卷調查、樣品測試、查閱供應商歷史業績等方式進行。3.供應商選擇：采購部根據供應商評估結果，選擇合格的供應商，并建立供應商檔案。對于重要物資的采購，應選擇至少兩家以上的供應商進行比較。4.供應商管理：采購部定期對供應商進行考核和評價，根據考核結果調整供應商合作關系。對于表現優秀的供應商，給予適當的獎勵和更多的合作機會；對于表現不佳的供應商，及時進行整改或淘汰。（三）采購談判與合同簽訂1.采購談判：采購部與選定的供應商進行采購談判，明確采購物資的規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、售后服務等條款。談判過程中，應充分了解供應商的報價依據和成本構成，爭取有利的采購條件。2.合同簽訂：采購談判達成一致后，采購部起草采購合同，并報采購決策小組審核。審核通過后，由采購部與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，確保合同的合法性、完整性和有效性。（四）采購訂單下達1.采購合同簽訂后，采購部根據合同條款下達采購訂單。采購訂單應明確采購物資的名稱、規格、數量、交貨時間、交貨地點等內容，并發送給供應商。2.采購部應跟蹤采購訂單的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保供應商按時、按質、按量交貨。如遇特殊情況需要變更采購訂單，應及時與供應商協商，并辦理相關變更手續。（五）物資驗收1.采購物資到貨前，采購部應通知質量部門和使用部門做好驗收準備。2.物資到貨后，質量部門按照相關標準和合同要求對采購物資進行質量檢驗。檢驗合格的物資，由使用部門辦理入庫手續；檢驗不合格的物資，采購部應及時與供應商協商處理，如退貨、換貨、補貨等。3.采購部應建立物資驗收記錄檔案，記錄物資的名稱、規格、數量、供應商、驗收時間、驗收結果等信息，以備查詢和追溯。（六）付款管理1.采購物資驗收合格后，采購部根據采購合同和驗收報告，填寫付款申請單，并附上相關憑證，報財務部門審核。2.財務部門按照公司財務制度和采購合同約定，對付款申請進行審核。審核通過后，辦理付款手續。3.對于預付款項的采購項目，采購部應在供應商發貨前進行跟蹤，確保供應商按時發貨。如供應商未能按時發貨，應及時與供應商協商退款事宜。四、采購預算管理（一）預算編制1.采購部根據中試基地年度工作計劃和采購計劃，編制采購預算草案。采購預算草案應包括采購物資的名稱、規格、數量、價格、預算金額等內容，并詳細說明預算編制的依據和理由。2.采購預算草案報采購決策小組審核后，提交公司財務部門匯總。財務部門結合公司年度財務預算，對采購預算進行綜合平衡和調整，形成公司年度采購預算方案。3.公司年度采購預算方案經公司管理層審批后下達執行。（二）預算執行與控制1.采購部應嚴格按照采購預算執行采購任務，不得擅自突破預算。如遇特殊情況需要調整采購預算，應按照預算編制程序進行申請和審批。2.財務部門定期對采購預算執行情況進行監控和分析，及時發現預算執行過程中存在的問題，并提出改進措施。3.采購部應建立采購預算執行臺賬，記錄采購項目的預算金額、實際支出金額、預算執行差異等信息，以便及時掌握預算執行情況。五、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、付款風險等。2.針對識別出的風險，采購部應分析其發生的可能性和影響程度，并制定相應的風險應對措施。（二）風險應對措施1.市場風險應對：關注市場動態，及時了解市場價格波動情況，合理安排采購時間和采購數量，采取套期保值等方式降低市場風險。2.供應商風險應對：加強供應商管理，選擇信譽良好、實力雄厚的供應商，與供應商簽訂詳細的合同條款，明確雙方的權利和義務，降低供應商違約風險。3.質量風險應對：嚴格質量檢驗標準，加強對采購物資的質量檢驗和監督，要求供應商提供質量保證文件，對質量不合格的物資及時進行處理，降低質量風險。4.合同風險應對：規范采購合同簽訂流程，加強對采購合同的審核和管理，確保合同條款合法、完整、有效，明確雙方的權利和義務，降低合同風險。5.付款風險應對：加強付款管理，嚴格按照采購合同約定和驗收報告辦理付款手續，對預付款項進行跟蹤管理，降低付款風險。六、采購監督與審計（一）內部監督1.公司內部審計部門定期對中試基地采購活動進行審計監督，檢查采購流程是否合規、采購合同是否合法有效、采購資金使用是否合理等。2.采購部應定期向公司管理層匯報采購工作情況，接受公司內部監督和檢查。（二）外部監督1.中試基地采購活動應接受政府相關部門的監督檢查，遵守國家法律法規和政策要