產品物料編碼管理制度一、總則（一）目的為了規范公司產品物料編碼的管理，確保物料信息的準確性、唯一性和系統性，提高物料管理效率，降低成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有產品物料的編碼管理，包括原材料、零部件、半成品、成品等。（三）職責分工1.研發部門負責新產品設計階段物料編碼的初步規劃和建議。配合物料管理部門對新產品物料編碼進行審核和確認。2.物料管理部門負責制定和完善產品物料編碼規則。對公司所有物料進行編碼，并建立物料編碼數據庫。維護物料編碼的準確性和唯一性，及時處理編碼變更申請。對物料編碼的使用情況進行監督和檢查。3.采購部門在采購物料時，依據物料管理部門提供的物料編碼進行采購操作。反饋采購過程中發現的與物料編碼相關的問題。4.生產部門在生產過程中，按照物料編碼領用和使用物料。協助物料管理部門進行物料編碼的盤點和清查工作。5.質量部門在檢驗物料和產品時，依據物料編碼進行標識和記錄。對物料編碼在質量追溯中的應用進行監督。二、編碼規則（一）編碼原則1.唯一性原則：每個物料都必須有唯一的編碼，避免編碼重復。2.系統性原則：編碼應具有一定的邏輯性和系統性，便于分類管理和查詢。3.穩定性原則：編碼一經確定，應保持相對穩定，避免頻繁變更。4.擴展性原則：編碼應預留一定的擴展空間，以適應未來業務發展的需要。（二）編碼結構產品物料編碼采用[X]位數字編碼，具體結構如下：1.前[X]位：表示物料所屬的大類，根據物料的性質和用途進行劃分。2.中間[X]位：表示物料所屬的中類，進一步細分物料類別。3.后[X]位：表示物料的順序號，用于區分同一中類下的不同物料。（三）編碼示例例如，某原材料的編碼為[具體編碼]，其中前[X]位“[大類編碼]”表示該物料屬于金屬材料類；中間[X]位“[中類編碼]”表示屬于鋼材中類；后[X]位“[順序號]”表示該鋼材在鋼材中類中的具體順序。三、編碼申請與審批（一）新物料編碼申請1.當有新的物料需要編碼時，相關部門應填寫《產品物料編碼申請表》，詳細說明物料的名稱、規格、型號、用途、所屬類別等信息。2.將申請表提交至物料管理部門。（二）編碼審批流程1.物料管理部門收到申請表后，對申請信息進行審核。2.審核通過后，按照編碼規則為新物料分配編碼，并在申請表上注明編碼結果。3.將申請表及編碼結果提交至部門負責人審批。4.部門負責人審批通過后，新物料編碼正式生效。四、編碼變更管理（一）變更原因1.物料名稱、規格、型號等發生變化。2.物料所屬類別調整。3.其他需要變更編碼的情況。（二）變更申請1.由相關部門填寫《產品物料編碼變更申請表》，說明變更的原因和具體內容。2.提交至物料管理部門。（三）變更審批流程1.物料管理部門對變更申請進行審核，評估變更對其他部門的影響。2.審核通過后，制定編碼變更方案，包括新編碼的生成、舊編碼的停用等。3.將變更方案提交至相關部門負責人會簽。4.會簽通過后，報公司領導審批。5.公司領導審批通過后，物料管理部門實施編碼變更，并通知相關部門。五、編碼使用規范（一）物料標識1.所有物料都應在顯著位置標注物料編碼。2.編碼標注應清晰、準確、不易磨損。（二）文件記錄1.在采購訂單、生產工單、檢驗報告等文件中，應準確填寫物料編碼。2.相關部門應妥善保存與物料編碼相關的文件記錄，以備查詢和追溯。（三）系統錄入1.物料管理部門應將物料編碼及時錄入物料管理系統，確保系統信息與實際物料一致。2.各部門在使用物料管理系統時，應依據系統中的物料編碼進行操作。六、編碼培訓與宣傳（一）培訓計劃1.物料管理部門應制定年度編碼培訓計劃，明確培訓對象、培訓內容、培訓時間等。2.培訓對象包括公司內所有與物料管理相關的人員。（二）培訓內容1.產品物料編碼管理制度。2.編碼規則和方法。3.編碼申請與審批流程。4.編碼變更管理。5.編碼使用規范。（三）宣傳推廣1.通過內部公告、培訓會議、工作手冊等方式，宣傳產品物料編碼管理制度。2.鼓勵員工積極參與編碼管理工作，及時反饋問題和建議。七、編碼監督與檢查（一）監督職責1.物料管理部門負責對物料編碼的使用情況進行日常監督。2.定期對各部門的物料編碼執行情況進行檢查。（二）檢查內容1.物料標識是否清晰、準確標注物料編碼。2.文件記錄中物料編碼的填寫是否正確。3.物料管理系統中物料編碼信息是否與實際一致。4.編碼變更是否按規定流程進行。（三）問題處理1.對于檢查中發現的問題，物料管理部門應及時發出整改通知，要求相關部門限期整改。2.對違反編碼管理制度的行為，按照公司相關規定進行處理。八、編碼安全與保密（一）安全管理1.物料管理部門應采取必要的安全措施，確保物料編碼數據庫的安全。2.定期對編碼數據庫進行備份，防止數據丟失。（二）保密措施1.涉及物料編碼的人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露物料編碼信息。2.對因工作需要接觸物料編碼的人員，應簽訂保密協議。九、編碼清理與廢止（一）清理原因1.物料已不再使用。2.物料編碼規則調整，原編碼不再適用。3.其他需要清理編碼的情況。（二）清理流程1.相關部門填寫《產品物料編碼清理申請表》，提交至物料管理部門。2.物料管理部門審核申請后，確定需要清理的編碼清單。3.對確定清理的編碼進行停用處理，并在物料管理系統中進行標記。4.定期對清理的編碼進行存檔，以備后續查詢。十、附則（一）解釋權本制度由公司物料管理部門負責解釋。（二）修訂與更新本制度將根據公司業務發