oa系統(tǒng)運營管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司OA系統(tǒng)的使用與管理，提高工作效率，實現(xiàn)信息資源的有效共享，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：OA系統(tǒng)的運營與管理應符合國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定。2.高效性原則：以提高工作效率、優(yōu)化業(yè)務流程為目標，充分發(fā)揮OA系統(tǒng)的功能。3.安全性原則：確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全、可靠，防止信息泄露和數(shù)據(jù)損壞。4.全員參與原則：鼓勵全體員工積極使用OA系統(tǒng)，共同推進公司信息化建設。二、系統(tǒng)管理職責（一）信息管理部門職責1.負責OA系統(tǒng)的日常維護、技術支持和故障排除，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。2.制定和完善OA系統(tǒng)的操作手冊、使用指南等相關文檔，為員工提供培訓和指導。3.負責系統(tǒng)賬號的創(chuàng)建、變更和注銷管理，確保賬號信息的準確性和安全性。4.定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失，并做好數(shù)據(jù)的存儲和保管工作。5.對OA系統(tǒng)的運行情況進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)并解決潛在問題，不斷優(yōu)化系統(tǒng)性能。（二）各部門負責人職責1.負責本部門員工OA系統(tǒng)使用的培訓、指導和監(jiān)督，確保員工熟練掌握系統(tǒng)操作方法。2.督促本部門員工及時、準確地在OA系統(tǒng)中處理工作事務，提高工作效率和質(zhì)量。3.協(xié)助信息管理部門進行系統(tǒng)功能優(yōu)化和流程改進，提出合理化建議。4.負責審核本部門發(fā)起的各類OA流程，確保流程的合規(guī)性和準確性。（三）員工職責1.積極參加OA系統(tǒng)使用培訓，熟練掌握系統(tǒng)操作技能，按照規(guī)定使用OA系統(tǒng)。2.及時在OA系統(tǒng)中處理工作事務，包括文件審批、工作匯報、信息共享等，確保工作流程的順暢進行。3.妥善保管個人賬號和密碼，不得將賬號轉借他人使用，如發(fā)現(xiàn)賬號異常應及時報告信息管理部門。4.愛護OA系統(tǒng)，不得故意破壞系統(tǒng)功能或利用系統(tǒng)從事違法違規(guī)活動。5.對OA系統(tǒng)的使用提出意見和建議，共同促進系統(tǒng)的優(yōu)化和完善。三、系統(tǒng)使用規(guī)范（一）賬號管理1.員工入職時，信息管理部門為其創(chuàng)建OA系統(tǒng)賬號，賬號初始密碼由員工自行修改。2.員工離職時，所在部門負責人應及時通知信息管理部門注銷其OA系統(tǒng)賬號，確保賬號信息的安全。3.員工因工作調(diào)動等原因需要變更OA系統(tǒng)賬號權限的，由所在部門負責人提出申請，經(jīng)相關領導審批后，信息管理部門進行賬號權限調(diào)整。（二）登錄與操作1.員工應使用公司分配的賬號和密碼登錄OA系統(tǒng)，不得使用他人賬號登錄。2.登錄系統(tǒng)后，應及時修改初始密碼，并妥善保管，防止密碼泄露。3.在使用OA系統(tǒng)過程中，應嚴格按照系統(tǒng)提示和操作指南進行操作，不得隨意更改系統(tǒng)設置或刪除系統(tǒng)文件。4.如需長時間離開電腦，應及時退出OA系統(tǒng)，避免賬號被盜用。（三）信息發(fā)布1.在OA系統(tǒng)中發(fā)布的信息應真實、準確、完整，不得發(fā)布虛假信息或有害信息。2.信息發(fā)布應遵循公司的信息發(fā)布流程和審批制度，未經(jīng)審核的信息不得發(fā)布。3.發(fā)布的信息應分類準確，便于員工查詢和使用。重要信息應進行適當?shù)臉俗⒑吞嵝眩_保員工能夠及時關注。（四）文件管理1.員工應按照公司文件管理制度的要求，在OA系統(tǒng)中進行文件的上傳、下載、審批和歸檔等操作。2.上傳的文件應格式規(guī)范、內(nèi)容清晰，確保其他員工能夠正常查看和使用。3.文件審批應嚴格按照規(guī)定的流程進行，審批人應認真審核文件內(nèi)容，簽署明確的審批意見。4.已審批通過的文件應及時進行歸檔，便于日后查閱和追溯。（五）流程審批1.員工發(fā)起的各類OA流程應符合公司的業(yè)務流程和審批制度，確保流程的合規(guī)性和準確性。2.在發(fā)起流程時，應詳細填寫流程內(nèi)容，上傳相關附件，并選擇正確的審批流程和審批人。3.審批人應在規(guī)定的時間內(nèi)完成審批工作，如遇特殊情況需要延期審批的，應及時向申請人說明原因。4.對于審批不通過的流程，審批人應明確指出不通過的原因，申請人應根據(jù)審批意見進行修改后重新發(fā)起流程。四、系統(tǒng)安全管理（一）安全策略1.信息管理部門應制定完善的OA系統(tǒng)安全策略，包括用戶認證、訪問控制、數(shù)據(jù)加密等措施，確保系統(tǒng)的安全性。2.定期對OA系統(tǒng)進行安全評估和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并修復系統(tǒng)安全隱患。3.加強對系統(tǒng)管理員的安全培訓，提高其安全意識和操作技能，防止因人為因素導致系統(tǒng)安全事故。（二）數(shù)據(jù)備份與恢復1.信息管理部門應定期對OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。2.制定數(shù)據(jù)恢復計劃，定期進行數(shù)據(jù)恢復演練，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時能夠及時恢復數(shù)據(jù)，減少數(shù)據(jù)損失。（三）安全審計1.建立OA系統(tǒng)安全審計機制，對系統(tǒng)操作日志進行定期審計，及時發(fā)現(xiàn)異常操作行為。2.對于發(fā)現(xiàn)的安全問題，應及時進行調(diào)查和處理，并采取相應的改進措施，防止問題再次發(fā)生。（四）網(wǎng)絡安全1.加強對OA系統(tǒng)網(wǎng)絡環(huán)境的安全管理，設置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設備，防止外部網(wǎng)絡攻擊。2.員工在使用OA系統(tǒng)過程中，不得隨意連接外部網(wǎng)絡設備，避免引入安全風險。五、系統(tǒng)培訓與推廣（一）培訓計劃1.信息管理部門應制定OA系統(tǒng)年度培訓計劃，根據(jù)員工的崗位需求和系統(tǒng)功能更新情況，確定培訓內(nèi)容和培訓方式。2.培訓計劃應包括培訓時間、培訓地點、培訓講師、培訓對象等詳細信息，并提前通知相關員工。（二）培訓內(nèi)容1.OA系統(tǒng)基礎知識培訓，包括系統(tǒng)概述、操作界面、基本功能等。2.系統(tǒng)操作技能培訓，如文件管理、流程審批、信息發(fā)布等具體操作方法。3.系統(tǒng)應用案例培訓，通過實際案例講解如何利用OA系統(tǒng)提高工作效率和解決實際問題。（三）培訓方式1.集中培訓：定期組織全體員工進行集中培訓，由信息管理部門的專業(yè)人員進行授課。2.在線培訓：制作OA系統(tǒng)在線培訓課程，供員工自主學習。3.一對一輔導：對于新入職員工或操作困難的員工，安排專人進行一對一輔導。（四）推廣措施1.定期發(fā)布OA系統(tǒng)使用指南和操作技巧，幫助員工更好地使用系統(tǒng)。2.設立OA系統(tǒng)使用獎勵制度，對積極使用系統(tǒng)、提高工作效率的員工進行表彰和獎勵。3.鼓勵員工之間分享OA系統(tǒng)的使用經(jīng)驗和心得，形成良好的學習氛圍。六、系統(tǒng)故障處理與應急響應（一）故障報告1.員工在使用OA系統(tǒng)過程中發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)故障或異常情況時，應及時向信息管理部門報告。2.報告內(nèi)容應包括故障發(fā)生的時間、地點、現(xiàn)象、影響范圍等詳細信息，以便信息管理部門及時進行判斷和處理。（二）故障處理流程1.信息管理部門接到故障報告后，應立即對故障進行診斷和分析，確定故障原因和解決方案。2.對于一般性故障，應在短時間內(nèi)進行修復，并及時向員工反饋處理結果。3.對于較為復雜的故障，應啟動應急預案，組織技術人員進行搶修，確保系統(tǒng)盡快恢復正常運行。（三）應急響應機制1.建立OA系統(tǒng)應急響應小組，由信息管理部門負責人擔任組長，成員包括系統(tǒng)管理員、技術支持人員等。2.應急響應小組應制定應急預案，明確各成員的職責和應急處理流程，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時能夠迅速響應，有效處理。3.定期對應急預案進行演練和評估，不斷完善應急預案，提高應急處理能力。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.信息管理部門負責對OA系統(tǒng)的使用情況進行日常監(jiān)督，定期檢查員工的賬號使用、信息發(fā)布、流程審批等情況。2.各部門負責人應加強對本部門員工OA系統(tǒng)使用情況的監(jiān)督，確保員工按照規(guī)定使用系統(tǒng)。（二）考核指標1.OA系統(tǒng)登錄次數(shù)：考核員工登錄系統(tǒng)的頻率，反映員工對系統(tǒng)的使用積極性。2.流程審批及時率：考核員工發(fā)起的流程審批是否在規(guī)定時間內(nèi)完成，體現(xiàn)工作效率。3.信息發(fā)布準確率：考核員工發(fā)布的信息是否真實、準確、完整，確保信息質(zhì)量。4.文件歸檔完整性：考核員工對已審批通過的文件是否及時進行歸檔，便于日后查閱。（三）考核方式1.定期考核：信息管理部門每月對員工的OA系統(tǒng)使用情況進行統(tǒng)計和分析，形成考核報告，報公司領導審核。2.不定期抽查：公司領導或相關部門可根據(jù)工作需要，不定期對員工的OA系統(tǒng)使用情況進行抽查，檢查結果作為考核依據(jù)。