倉庫物料采購管理制度一、總則（一）目的為規范公司倉庫物料采購管理工作，確保物料及時供應、質量合格、成本合理，滿足公司生產經營需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有倉庫物料的采購活動，包括原材料、輔助材料、包裝材料、備品備件等。（三）基本原則1.按需采購原則：根據公司生產計劃、銷售訂單及庫存狀況，準確核算物料需求，避免盲目采購。2.質量優先原則：嚴格把控采購物料的質量，確保所采購物料符合公司生產工藝及產品質量要求。3.成本控制原則：在保證物料質量和供應及時性的前提下，通過合理的采購策略、供應商管理等手段，降低采購成本。4.合規合法原則：采購活動必須遵守國家法律法規及公司相關規定，確保采購過程合法合規。二、采購計劃管理（一）需求預測1.生產部門應根據年度生產計劃、月度生產排程，結合設備運行狀況、產能利用率等因素，提前對所需物料進行需求預測，并填寫《物料需求預測表》。2.銷售部門應根據市場銷售情況、訂單簽訂及交付計劃，及時向生產部門反饋市場需求變化信息，協助生產部門做好物料需求預測調整。（二）采購申請1.倉庫管理人員應實時監控庫存動態，根據庫存水平及物料需求預測情況，在庫存低于安全庫存時，及時填寫《采購申請表》，注明物料名稱、規格型號、數量、需求日期等信息。2.《采購申請表》經倉庫主管審核簽字后，提交至采購部門。對于緊急采購需求，倉庫管理人員可先電話通知采購部門，隨后及時補辦書面申請手續。（三）采購計劃制定1.采購部門收到《采購申請表》后，應結合物料市場供應情況、采購周期等因素，對采購需求進行綜合分析，制定詳細的《采購計劃》。2.《采購計劃》應明確采購物料的名稱、規格型號、數量、預計采購日期、供應商選擇意向等內容，并根據需求緊急程度進行分類排序。3.采購部門負責人對《采購計劃》進行審核，確保采購計劃合理可行，審核通過后報分管領導審批。（四）采購計劃執行與調整1.采購人員應嚴格按照批準后的《采購計劃》組織實施采購工作，確保物料按時、按質、按量供應。2.在采購計劃執行過程中，如遇市場供應變化、生產計劃調整、設計變更等因素影響采購計劃的正常執行，采購部門應及時與相關部門溝通協調，對采購計劃進行調整，并重新履行審批手續。三、供應商管理（一）供應商開發1.采購部門應根據公司采購需求及物料特點，通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商信息庫。2.對潛在供應商進行初步篩選，篩選內容包括供應商的生產能力、產品質量、價格水平、交貨期、售后服務、企業信譽等方面。3.采購部門組織相關人員對初步篩選合格的供應商進行實地考察，實地考察內容包括供應商的生產現場、質量管理體系、設備狀況、人員配備等。4.經實地考察合格的供應商，采購部門填寫《供應商準入申請表》，附上供應商相關資料，報采購部門負責人、分管領導審批，審批通過后納入公司合格供應商名錄。（二）供應商評估與考核1.采購部門定期（每季度）對合格供應商進行評估與考核，評估考核內容包括產品質量、交貨期、價格水平、售后服務等方面。2.采購人員應收集供應商的交貨記錄、質量檢驗報告、客戶反饋等相關資料，作為供應商評估與考核的依據。3.根據評估考核結果，將供應商分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。對于優秀供應商，在同等條件下給予優先合作機會；對于不合格供應商，采購部門應及時與其溝通整改，如整改后仍不符合要求，應取消其合格供應商資格。（三）供應商關系維護1.采購部門應與供應商保持密切溝通，定期向供應商反饋公司采購需求變化及產品質量要求，及時協調解決合作過程中出現的問題。2.對于重要供應商，采購部門應定期組織召開供應商座談會，加強雙方的合作與交流，共同探討如何提高供應質量、降低成本、優化服務等。3.采購人員應尊重供應商，遵守商業道德，不得向供應商索取不正當利益，不得泄露公司商業機密。四、采購流程管理（一）采購訂單下達1.采購部門根據審批后的《采購計劃》，選擇合適的供應商，向其發送《采購訂單》。2.《采購訂單》應明確物料名稱、規格型號、數量、價格、交貨日期、交貨地點、質量要求、付款方式等條款，并經雙方簽字（蓋章）確認。3.采購人員應跟蹤《采購訂單》的下達情況，確保供應商及時收到訂單并確認訂單內容。（二）采購合同簽訂1.對于金額較大、采購周期較長或重要的采購項目，采購部門應與供應商簽訂采購合同。2.采購合同應明確雙方的權利和義務、產品規格、數量、價格、交貨期、質量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款，確保合同內容合法、合規、完整、明確。3.采購合同經采購部門負責人審核后，報公司法律顧問審核，審核通過后由公司法定代表人或授權代表簽字（蓋章），并加蓋公司合同專用章。（三）采購執行與跟蹤1.采購人員應按照《采購訂單》及采購合同要求，及時與供應商溝通協調，跟蹤采購進度，確保物料按時、按質、按量供應。2.采購人員應定期向倉庫管理人員反饋采購進度，倉庫管理人員應及時掌握物料到貨情況，并做好收貨準備工作。3.如遇供應商交貨延遲、產品質量問題等異常情況，采購人員應及時與供應商溝通協商解決，并將相關情況及時反饋給采購部門負責人及相關部門。（四）驗收與入庫1.物料到貨后，倉庫管理人員應按照采購訂單及相關標準對物料進行驗收。驗收內容包括物料的名稱、規格型號、數量、外觀質量、產品合格證、質量檢驗報告等。2.對于需進行質量檢驗的物料，倉庫管理人員應及時通知質量檢驗部門進行檢驗，檢驗合格后方可辦理入庫手續。3.驗收合格的物料，倉庫管理人員應填寫《入庫單》，注明物料名稱、規格型號、數量、供應商名稱等信息，并經倉庫主管審核簽字后辦理入庫手續。對于驗收不合格的物料，倉庫管理人員應及時通知采購人員與供應商協商處理。（五）付款管理1.采購部門應根據采購合同及實際到貨情況，及時辦理付款申請手續。付款申請應附采購合同、發票、入庫單等相關憑證。2.付款申請經采購部門負責人審核后，報財務部門審核，財務部門審核通過后報分管領導審批。3.財務部門按照公司財務管理制度及審批后的付款申請，及時辦理付款手續。對于不符合付款條件的，財務部門應及時反饋給采購部門。五、采購風險管理（一）市場風險1.采購部門應密切關注物料市場價格波動、供應狀況等信息，及時調整采購策略，降低市場風險。2.對于價格波動較大的物料，采購部門可通過簽訂長期合同、套期保值等方式鎖定采購價格，減少價格波動對公司成本的影響。（二）質量風險1.采購部門應加強對供應商的質量管理，嚴格把控采購物料的質量。在采購合同中明確質量標準及違約責任，確保供應商提供的物料符合公司要求。2.質量檢驗部門應加強對采購物料的檢驗檢測工作，對不合格物料及時進行處理，防止不合格物料進入生產環節。（三）供應商風險1.采購部門應建立供應商風險預警機制，對供應商的經營狀況、財務狀況、市場信譽等進行實時監控，及時發現潛在風險。2.對于出現經營困難、財務危機、產品質量問題等風險的供應商，采購部門應及時調整采購策略，如尋找替代供應商、減少采購量、暫停合作等，降低供應商風險對公司采購業務的影響。（四）合同風險1.采購合同簽訂前，應嚴格審核合同條款，確保合同內容合法、合規、完整、明確，避免合同糾紛。2.采購部門應加強對采購合同執行情況的跟蹤檢查，及時發現并解決合同執行過程中出現的問題。對于合同變更、解除等情況，應嚴格按照合同約定及公司相關規定辦理手續。六、監督與檢查（一）內部審計監督1.公司內部審計部門定期對倉庫物料采購管理工作進行審計監督，檢查采購計劃制定、供應商選擇、采購合同簽訂、采購執行、驗收付款等環節是否符合公司制度及相關法律法規要求。2.內部審計部門應及時發現采購管理工作中存在的問題，并提出審計意見和建議，督促相關部門進行整改。（二）采購部門自查1.采購部門應定期對本部門采購管理工作進行自查，檢查采購流程執行情況、采購計劃完成情況、供應商管理情況、采購成本控制情況等。2.采購部門負責人應及時掌握自查情況，對發現的問題及時進行整改，不斷提高采購管理工作水平。（三）績效考核1.公司建立采購人員績效考核制度，對采購人員的工作業績、工作能力、