中央市委文件管理制度一、總則（一）目的為了加強中央市委文件的管理，確保文件的安全、完整、有效，提高文件處理效率，根據國家有關法律法規和市委工作實際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于中央市委各部門、各直屬單位以及與市委有工作聯系的相關單位在文件起草、收發、傳閱、保管、歸檔、銷毀等過程中的管理活動。（三）基本原則1.嚴格依法原則：文件管理工作必須嚴格遵守國家法律法規，確保文件處理過程合法合規。2.高效準確原則：以提高工作效率為目標，準確及時地處理文件，確保文件精神得到有效傳達和執行。3.安全保密原則：加強文件安全保密管理，防止文件泄露、丟失或損壞，確保文件內容的保密性和安全性。4.規范統一原則：建立統一規范的文件管理制度和流程，確保文件管理工作的標準化和規范化。二、文件起草（一）起草要求1.文件起草應圍繞市委中心工作，結合實際情況，明確主題，突出重點，具有針對性和可操作性。2.內容應準確、完整、清晰，語言表達應簡潔明了，邏輯嚴謹，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯。3.涉及多個部門的文件，應充分征求相關部門意見，確保文件內容協調一致。（二）起草流程1.承辦部門根據工作需要提出文件起草建議，經部門負責人審核后，報分管領導批準。2.起草人員按照批準的起草建議進行文件起草工作，在起草過程中應充分調研，收集相關資料，必要時可組織召開座談會、研討會等征求意見。3.文件初稿形成后，起草人員應認真校對，確保文字表述準確無誤，格式規范統一。然后將初稿提交部門負責人審核，部門負責人應從內容、格式、政策法規等方面進行全面審核，提出修改意見。4.根據部門負責人的審核意見，起草人員對文件進行修改完善，形成送審稿。送審稿經部門負責人簽字后，報分管領導審定。5.分管領導對送審稿進行審定，提出審定意見。起草人員根據審定意見對文件進行修改，形成報批稿。報批稿經分管領導簽字后，報市委主要領導審批。三、文件收發（一）收文管理1.市委辦公室機要室負責接收上級黨委、政府及其他部門發來的文件，并進行登記、編號、分類。2.機要室收到文件后，應及時進行拆封，檢查文件是否完整，有無缺頁、破損等情況。如發現問題，應及時與發文單位聯系。3.對接收的文件進行詳細登記，登記內容包括文件標題、文號、發文機關、發文日期、密級、份數、收文日期等。登記后，按照文件內容和性質進行分類，分別送相關領導和部門閱辦。4.對于緊急文件，機要室應立即電話通知相關領導和部門，并在第一時間將文件送達，確保文件得到及時處理。（二）發文管理1.各部門需要發文時，應填寫《發文稿紙》，注明文件標題、文號、主送單位、抄送單位、密級、緩急程度、發文日期、擬稿人、審核人、簽發人等信息。2.《發文稿紙》經部門負責人審核后，報分管領導簽發。重要文件需報市委主要領導簽發。3.簽發后的《發文稿紙》交市委辦公室機要室進行編號、排版、印刷。機要室應按照規定的格式和排版要求進行操作，確保文件格式規范統一。4.文件印刷完成后，機要室對文件進行核對，檢查文件內容、格式、頁碼等是否正確。核對無誤后，進行蓋章、封裝，并按照規定的發送方式和范圍進行分發。四、文件傳閱（一）傳閱范圍根據文件內容和工作需要，確定文件的傳閱范圍。傳閱范圍一般包括市委領導、相關部門負責人等。（二）傳閱流程1.機要室將需要傳閱的文件按照傳閱范圍進行整理，填寫《文件傳閱單》，注明文件標題、文號、傳閱人、傳閱日期等信息。2.將文件和《文件傳閱單》一并送傳閱人閱知。傳閱人應在《文件傳閱單》上簽字，并注明閱知日期。3.傳閱人閱完文件后，應及時將文件傳給下一位傳閱人，不得積壓或擅自擴大傳閱范圍。如遇特殊情況不能及時傳閱，應向機要室說明原因。4.機要室對文件傳閱情況進行跟蹤檢查，確保文件按規定的傳閱范圍和時間進行傳閱。對于傳閱時間較長的文件，機要室應及時提醒傳閱人盡快閱知。五、文件保管（一）保管要求1.建立專門的文件檔案室，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備等，確保文件的安全保管。2.文件應按照分類、編號順序進行存放，便于查找和管理。3.對重要文件和機密文件應實行專柜保管，嚴格限制查閱人員范圍。（二）保管期限根據文件的性質和重要程度，確定文件的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期。1.永久保管的文件：具有重要歷史價值和查考利用價值的文件，如市委重要決策、重要會議文件等。2.長期保管的文件：在較長時間內具有查考利用價值的文件，如一般性工作文件、重要業務文件等，保管期限一般為10年至50年。3.短期保管的文件：在較短時間內具有查考利用價值的文件，如臨時性工作文件、一般性通知等，保管期限一般為1年至5年。（三）檔案整理1.定期對保管的文件進行整理，按照保管期限、類別、年度等進行分類歸檔。2.對歸檔文件進行編號、編目，編制檔案目錄索引，便于查找和利用。3.建立電子檔案，將重要文件進行掃描錄入，實現文件的數字化管理，提高檔案查閱效率。六、文件歸檔（一）歸檔范圍1.上級黨委、政府及其他部門發來的與市委工作相關的重要文件。2.市委制發的各類文件，包括決定、通知、通報、報告、請示等。3.市委召開的重要會議文件，如會議通知、議程、報告、決議等。4.市委領導的重要講話、批示、調研報告等。5.各部門報送市委的重要文件、請示、報告等。（二）歸檔流程1.文件辦理完畢后，承辦部門應及時將文件整理立卷，向市委辦公室機要室移交。2.機要室對移交的文件進行審核，檢查文件是否齊全、完整，整理是否規范。審核合格后，辦理接收手續，并將文件按照歸檔要求進行整理歸檔。3.歸檔文件應編制歸檔目錄，注明文件標題、文號、日期、保管期限等信息，并將歸檔目錄錄入電子檔案系統。4.定期對歸檔文件進行檢查和清點，確保檔案的安全保管。如發現檔案有損壞、丟失等情況，應及時采取措施進行處理。七、文件銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價值的文件。2.經批準不再需要保存的涉密文件。3.因機構改革、工作變動等原因不再使用的文件。（二）銷毀流程1.由市委辦公室機要室定期對需要銷毀的文件進行清理，編制《文件銷毀清單》，注明文件標題、文號、日期、數量等信息。2.《文件銷毀清單》經機要室負責人審核后，報分管領導批準。3.批準后的《文件銷毀清單》交指定的銷毀單位進行銷毀。銷毀單位應按照規定的程序和方法進行銷毀，確保文件信息無法恢復。4.銷毀過程中，應有專人負責監銷，監銷人應在《文件銷毀清單》上簽字確認。銷毀完畢后，將《文件銷毀清單》存檔備查。八、文件保密（一）保密措施1.加強文件保密教育，提高工作人員的保密意識，明確保密責任。2.對涉密文件實行專人管理，嚴格限制接觸范圍，在文件起草、收發、傳閱、保管、歸檔、銷毀等各個環節采取保密措施。3.涉密文件的起草、打印、復印、傳遞等應在符合保密要求的場所進行，嚴禁在公共場所談論涉密文件內容。4.對存儲涉密文件的計算機、移動存儲設備等應采取加密、訪問控制等安全措施，防止信息泄露。（二）保密監督檢查1.定期對文件保密制度的執行情況進行監