企業辦公用品管理制度一、總則1.目的為加強公司辦公用品的管理，規范辦公用品的采購、使用、保管等行為，節約成本，提高工作效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工。3.基本原則按需配置原則：根據工作實際需要，合理配置辦公用品，避免浪費。成本控制原則：在滿足工作需求的前提下，盡量降低辦公用品采購成本。規范管理原則：建立健全辦公用品管理制度，明確各部門及人員職責，規范操作流程。二、職責分工1.行政部門負責制定辦公用品年度采購計劃，并組織實施采購工作。負責辦公用品的驗收、入庫、保管、發放等日常管理工作。定期對辦公用品庫存進行盤點，確保賬物相符。對各部門辦公用品使用情況進行監督檢查，提出改進建議。2.各部門負責本部門辦公用品需求的統計和申報工作。嚴格按照規定使用辦公用品，不得隨意浪費或挪作他用。配合行政部門做好辦公用品的管理工作，接受行政部門的監督檢查。三、辦公用品的分類及標準1.辦公文具類書寫工具：如鋼筆、圓珠筆、中性筆、鉛筆等。紙制品：如打印紙、復印紙、便簽紙、筆記本等。文件夾、檔案袋、文件盒等。膠水、膠帶、訂書機、訂書釘、回形針、大頭針等。計算器、尺子、剪刀、美工刀等。2.辦公設備類電腦、打印機、復印機、傳真機、掃描儀等。辦公桌椅、文件柜、保險柜等。電話機、飲水機等。3.辦公耗材類墨盒、硒鼓、色帶、打印紙等。電池、充電器等。4.其他辦公用品清潔用品：如抹布、拖把、清潔劑等。綠植、花卉等。辦公用品的配備標準根據崗位性質和工作需求制定，具體標準見附件《辦公用品配備標準表》。四、辦公用品的采購1.年度采購計劃每年[具體時間]前，行政部門應根據公司各部門的辦公用品需求情況，結合上一年度辦公用品的使用情況，編制下一年度辦公用品采購計劃。采購計劃應包括辦公用品的名稱、規格、型號、數量、預計采購時間等內容，并報公司領導審批。2.采購申請各部門因工作需要臨時采購辦公用品時，應填寫《辦公用品采購申請表》，注明采購辦公用品的名稱、規格、型號、數量、用途等，并經部門負責人簽字后報行政部門。行政部門對各部門提交的采購申請進行審核，審核通過后按照公司采購流程進行采購。3.采購方式行政部門應根據辦公用品的采購金額、采購頻率、市場供應情況等因素，選擇合適的采購方式。對于金額較小、采購頻率較高的辦公用品，可采用集中采購的方式，與供應商簽訂框架協議，定期采購。對于金額較大、技術要求較高的辦公用品，應采用招標采購或競爭性談判等方式進行采購。4.供應商選擇行政部門應建立辦公用品供應商名錄，選擇信譽良好、產品質量可靠、價格合理、服務周到的供應商作為合作伙伴。定期對供應商進行評估和考核，對于不符合要求的供應商，應及時淘汰，并重新選擇合格的供應商。五、辦公用品的驗收與入庫1.驗收辦公用品采購到貨后，行政部門應組織相關人員按照采購合同或訂單的要求進行驗收。驗收內容包括辦公用品的名稱、規格、型號、數量、質量、外觀等，確保所采購的辦公用品符合要求。對于驗收不合格的辦公用品，行政部門應及時與供應商聯系，要求其更換或退貨。2.入庫驗收合格的辦公用品應及時辦理入庫手續，填寫《辦公用品入庫單》，注明辦公用品的名稱、規格、型號、數量、供應商名稱等信息，并由驗收人員簽字確認。行政部門應按照辦公用品的類別、規格、型號等進行分類存放，建立庫存臺賬，記錄辦公用品的出入庫情況。六、辦公用品的發放1.發放原則按需發放原則：根據員工的工作需求和辦公用品配備標準，合理發放辦公用品。限量發放原則：對于部分辦公用品，如打印紙、墨盒等，實行限量發放，控制使用量。以舊換新原則：對于可重復使用的辦公用品，如計算器、訂書機等，實行以舊換新制度。2.發放流程員工領取辦公用品時，應填寫《辦公用品領用申請表》，注明領用辦公用品的名稱、規格、型號、數量等信息，并經部門負責人簽字后到行政部門領取。行政部門根據員工填寫的《辦公用品領用申請表》，按照辦公用品的庫存情況進行發放，并在《辦公用品領用申請表》上簽字確認。對于限量發放的辦公用品，行政部門應在《辦公用品領用申請表》上注明限量發放的數量和剩余可領用數量。3.特殊情況處理因工作需要臨時增加辦公用品需求的，員工應填寫《辦公用品臨時領用申請表》，經部門負責人簽字后報行政部門審批。行政部門根據實際情況進行發放。對于因工作調動、離職等原因不再使用辦公用品的員工，應及時將所領用的辦公用品交回行政部門。七、辦公用品的使用與保管1.使用要求員工應愛護辦公用品，按照正確的方法使用，不得隨意損壞或丟棄。辦公用品應專物專用，不得挪作他用。節約使用辦公用品，如雙面打印、復印，減少紙張浪費；合理設置打印機、復印機等設備的參數，降低能耗。2.保管要求各部門應指定專人負責本部門辦公用品的保管工作，確保辦公用品存放整齊、有序，避免丟失或損壞。辦公用品應存放在干燥、通風、安全的地方，防止受潮、發霉、變質等情況發生。對于貴重辦公用品，如電腦、打印機等，應按照公司固定資產管理規定進行管理，定期進行維護和保養。八、辦公用品的盤點與清查1.定期盤點行政部門應定期對辦公用品庫存進行盤點，原則上每月進行一次小盤點，每季度進行一次大盤點。盤點時，應核對辦公用品的實際數量與庫存臺賬記錄是否一致，如有差異，應查明原因并及時調整庫存臺賬。2.不定期清查公司可根據實際情況，不定期對辦公用品進行清查，檢查辦公用品的使用、保管情況，發現問題及時處理。3.盤點結果處理盤點結束后，行政部門應編制《辦公用品盤點報告》，詳細說明盤點情況、差異原因及處理結果，并報公司領導審批。對于盤盈的辦公用品，應及時辦理入庫手續；對于盤虧的辦公用品，應查明原因，屬于正常損耗的，應按照規定進行核銷；屬于人為原因造成的，應追究相關人員的責任。九、違規處理1.對于違反本制度規定，浪費辦公用品、隨意損壞或丟失辦公用品的員工，行政部門應責令其改正，并視情節輕重給予相應的處罰。2.處罰方式包括批評教育、警告、罰款等。對于情節嚴重的