稅務檔案查詢管理制度一、總則（一）目的為了加強公司稅務檔案的管理，規范稅務檔案查詢行為，確保稅務檔案的安全與完整，保障公司合法權益，依據國家相關法律法規及公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門及員工因工作需要查詢稅務檔案的相關活動。（三）基本原則1.依法依規原則：稅務檔案查詢必須嚴格遵守國家稅收法律法規及公司相關規定。2.安全保密原則：確保稅務檔案在查詢過程中的安全，防止檔案信息泄露。3.權限明確原則：明確不同人員的稅務檔案查詢權限，不得越權查詢。4.工作需要原則：查詢稅務檔案應基于工作實際需要，不得隨意查詢。二、稅務檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責稅務檔案的收集、整理、歸檔、保管等日常管理工作。2.建立稅務檔案目錄索引，便于查詢和檢索。3.對稅務檔案的安全保管情況進行定期檢查，確保檔案完好無損。4.根據本制度規定，審核稅務檔案查詢申請，辦理查詢手續。（二）財務部門職責1.協助檔案管理部門做好稅務檔案的整理和歸檔工作，提供相關財務稅務資料。2.對涉及財務稅務數據的檔案查詢進行專業指導，確保查詢結果的準確性。3.根據工作需要，提出稅務檔案查詢需求，并配合檔案管理部門完成查詢工作。（三）其他部門職責1.各部門應指定專人負責與稅務檔案查詢相關的工作，配合檔案管理部門辦理查詢手續。2.按照工作需要，合理提出稅務檔案查詢申請，確保查詢信息用于正當工作目的。三、稅務檔案查詢范圍（一）稅務申報資料包括月度、季度、年度納稅申報表、財務報表、稅務審計報告等。（二）稅務繳納憑證如完稅證明、繳款書等。（三）稅務審批文件減免稅批復、稅務備案文件等。（四）其他相關稅務資料稅務檢查記錄、稅務爭議處理文件等。四、稅務檔案查詢權限（一）財務部門負責人1.因財務核算、稅務籌劃、稅務申報等工作需要，可查詢本部門及相關業務部門的稅務檔案。2.有權查閱與財務報表編制、稅務申報數據核對等相關的稅務檔案資料。（二）稅務專員1.在其職責范圍內，可查詢各類稅務檔案，包括稅務申報、繳納、審批等相關資料。2.負責協助財務部門負責人及其他部門進行稅務檔案查詢，提供專業支持。（三）其他部門負責人1.因本部門業務涉及稅務事項，如合同稅務條款審核、業務項目稅務評估等，可查詢相關稅務檔案。2.有權了解與本部門業務相關的稅務政策、稅務處理情況等檔案信息。（四）公司高層管理人員1.根據工作需要，可查詢特定稅務檔案，如重大稅務決策相關資料、公司整體稅務狀況報告等。2.對公司稅務管理工作進行監督和指導時，可查閱必要的稅務檔案。（五）其他員工1.因工作需要，經所在部門負責人批準，并在檔案管理部門登記備案后，可查詢與其工作直接相關的稅務檔案。2.查詢范圍限于具體業務對應的稅務申報資料、繳納憑證等部分檔案信息。五、稅務檔案查詢流程（一）查詢申請1.查詢人需填寫《稅務檔案查詢申請表》，詳細說明查詢目的、查詢內容、查詢時間范圍等信息。2.將申請表提交至所在部門負責人審批，部門負責人應根據工作實際情況，審核申請的合理性與必要性，并簽署審批意見。（二）申請審核1.檔案管理部門收到查詢申請表后，對申請內容進行審核。2.審核要點包括查詢權限是否符合規定、查詢目的是否明確合理、查詢內容與申請目的是否相符等。3.對于不符合要求的申請，檔案管理部門應及時與查詢人溝通，要求其補充或修正申請內容。（三）查詢辦理1.經審核通過的查詢申請，檔案管理部門安排專人負責辦理查詢事宜。2.查詢人應在檔案管理部門指定的地點進行查詢，不得擅自將檔案帶出指定場所。3.查詢過程中，檔案管理人員應在場監督，確保查詢行為規范、有序。（四）查詢記錄1.檔案管理部門對每次稅務檔案查詢進行記錄，包括查詢時間、查詢人、查詢內容、查詢用途等信息。2.查詢記錄應妥善保存，以備后續查閱和審計。（五）查詢結果使用1.查詢人應按照申請目的使用查詢結果，不得將查詢信息用于其他非工作目的。2.如需復印或摘抄稅務檔案資料，應經檔案管理部門同意，并按照規定辦理相關手續。3.復印或摘抄的資料應注明用途，妥善保管，不得隨意傳播或泄露。六、稅務檔案安全與保密（一）安全保管1.檔案管理部門應配備專門的檔案保管場所，確保稅務檔案存放環境安全，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.定期對稅務檔案進行檢查和維護，發現問題及時處理，確保檔案的完整性和可讀性。（二）保密措施1.參與稅務檔案管理和查詢的工作人員應嚴格遵守保密制度，簽訂保密協議，明確保密責任。2.稅務檔案查詢場所應相對獨立，限制無關人員進入。查詢過程中，不得在他人面前隨意展示檔案內容。3.禁止通過互聯網、電子郵件等非安全渠道傳輸稅務檔案信息。如需對外提供檔案資料，應按照公司規定的審批流程進行。（三）違規處理1.對于違反稅務檔案安全與保密規定的行為，公司將視情節輕重給予相應的紀律處分，包括警告、罰款、解除勞動合同等。2.如因違規行為導致公司稅務檔案信息泄露或其他損失，相關責任人應承擔相應的法律責任。七、稅務檔案查詢監督與檢查（一）內部監督1.公司內部審計部門定期對稅務檔案查詢管理制度的執行情況進行審計監督，檢查查詢流程是否規范、權限是否合規、記錄是否完整等。2.檔案管理部門應定期對稅務檔案查詢工作進行自查，發現問題及時整改，并向公司管理層報告自查情況。（二）外部檢查應對1.如遇稅務機關等外部部門對公司稅務檔案進行檢查，檔案管理部門應積極配合，按照要求提供相關檔案資料，并做好記錄。2.對于外部檢查提出的意見和建議，公司應認真研究