代管資金專戶管理制度一、總則（一）目的為規范公司代管資金專戶的管理，確保資金安全、高效運作，保障相關方的合法權益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部涉及代管資金專戶管理的所有部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：代管資金專戶的設立、運作和管理必須符合國家法律法規及相關政策要求。2.安全性原則：確保代管資金的安全，防止資金被盜用、挪用或損失。3.專戶專用原則：代管資金應專款專用，不得與其他資金混淆使用。4.規范透明原則：管理過程應規范、透明，接受內部審計和外部監督。二、代管資金專戶的設立與撤銷（一）設立條件1.根據業務需要，確有必要設立代管資金專戶的情況，如代收代付特定款項、項目專項資金管理等。2.由相關業務部門提出書面申請，詳細說明設立專戶的目的、資金來源、使用范圍、預計存續期限等。（二）申請審批1.業務部門申請提交后，由財務部門進行初步審核，審核內容包括申請的必要性、資金收支的合理性、預計資金流量等。2.財務部門審核通過后，報公司管理層審批。管理層應綜合考慮公司整體財務狀況、業務發展需求等因素進行決策。3.經公司管理層批準后，由財務部門負責辦理代管資金專戶的開戶手續，選擇合規的銀行作為專戶開戶行，并簽訂相關賬戶管理協議。（三）撤銷條件1.代管資金專戶所涉及的業務已結束，不再有資金收付需求。2.因政策調整、業務變更等原因，專戶設立的依據已不存在。（四）撤銷程序1.由業務部門提出撤銷專戶的申請，說明撤銷原因及專戶內資金的后續處理方式。2.財務部門對專戶內資金進行清理核對，確保資金余額準確無誤，且不存在未結清的收支事項。3.財務部門審核通過后，報公司管理層審批。4.經批準后，財務部門辦理專戶撤銷手續，并將專戶資金按照規定進行處置，如退還相關方、上繳國庫等。三、資金繳存與支取（一）資金繳存1.繳存主體應按照規定的時間和方式將代管資金足額繳存至專戶。繳存方式可包括銀行轉賬、支票等。2.繳存時，應填寫資金繳存憑證，注明繳存金額、繳存事由、繳存日期等信息，并加蓋繳存主體的財務印章或相關授權印章。3.財務部門收到繳存資金后，應及時進行核對，確保資金到賬準確無誤。核對無誤后，在資金繳存憑證上加蓋財務專用章，并登記專戶資金臺賬。（二）資金支取1.支取資金應嚴格按照專戶的使用范圍和審批程序進行。使用部門需填寫資金支取申請表，詳細說明支取金額、用途、支付對象等信息。2.申請表經使用部門負責人簽字確認后，提交財務部門審核。財務部門應審核支取事項是否符合專戶使用規定、資金用途是否合理、支付憑證是否齊全等。3.財務部門審核通過后，報公司管理層審批。對于金額較大或重要的資金支取，應經公司相關決策機構審議通過。4.經審批同意后，財務部門按照規定的支付方式辦理資金支取手續。支付方式包括銀行轉賬、支票支付、網上支付等，應確保支付過程安全、準確、及時。5.支取資金后，財務部門應及時登記專戶資金臺賬，更新資金余額，并妥善保管相關支付憑證和審批文件。四、賬戶管理（一）銀行賬戶選擇1.選擇具有良好信譽、資金實力雄厚、服務質量高的銀行作為代管資金專戶開戶行。2.綜合考慮銀行的地理位置、結算便利性、手續費標準等因素，確保專戶資金的收付能夠高效、順暢進行。（二）賬戶信息管理1.財務部門應妥善保管代管資金專戶的相關信息，包括開戶銀行名稱、賬號、賬戶性質、預留印鑒等。2.如賬戶信息發生變更，如銀行賬號變更、預留印鑒變更等，財務部門應及時辦理變更手續，并確保相關部門和人員及時知曉變更情況。3.定期對賬戶信息進行核對，確保信息的準確性和完整性。（三）賬戶安全防范1.加強對代管資金專戶密碼、密鑰等安全要素的管理，嚴格保密，防止泄露。2.定期更換賬戶密碼，設置高強度密碼，包含字母、數字、特殊字符等組合。3.安裝必要的安全防護軟件和設備，如防火墻、殺毒軟件等，防范網絡攻擊和病毒入侵。4.限制對賬戶操作的授權范圍，明確不同人員的操作權限，實行分級授權管理。五、資金核算與監督（一）資金核算1.財務部門應按照國家統一的會計制度和公司財務管理制度，對代管資金專戶進行獨立核算。2.設立專門的代管資金專戶會計科目，準確記錄資金的繳存、支取、結存等情況。3.定期編制代管資金專戶財務報表，包括資產負債表、收支明細表等，真實、準確、完整地反映專戶資金的財務狀況和收支情況。（二）內部監督1.建立健全內部監督機制，財務部門定期對代管資金專戶進行自查，檢查資金收支的合規性、賬戶管理的規范性等。2.內部審計部門定期對代管資金專戶進行審計，審查資金運作的合法性、效益性，發現問題及時提出整改意見。3.業務部門應配合財務部門和內部審計部門的監督檢查工作，提供相關資料和信息。（三）外部監督1.接受國家有關部門、監管機構的監督檢查，按照要求及時提供代管資金專戶的相關資料和信息。2.主動配合會計師事務所等中介機構對代管資金專戶進行審計或專項檢查，確保專戶管理符合法律法規和相關監管要求。六、人員職責與權限（一）業務部門職責1.負責提出代管資金專戶設立、撤銷的申請，并提供相關業務資料和信息。2.按照規定的時間和方式繳存、支取代管資金，確保資金收支的真實性、合法性和準確性。3.配合財務部門和其他相關部門對代管資金專戶的管理和監督工作，提供必要的協助和支持。（二）財務部門職責1.負責代管資金專戶的日常管理工作，包括開戶、銷戶、資金繳存與支取的審核、核算、監督等。2.建立健全代管資金專戶管理制度和操作流程，規范賬戶管理行為。3.定期向公司管理層報告代管資金專戶的資金狀況、收支情況等，為管理層決策提供依據。（三）審批人員職責1.公司管理層負責對代管資金專戶的設立、撤銷、重大資金支取等事項進行審批，確保決策的科學性和合規性。2.審批人員應認真審核相關申請和資料，對審批事項的真實性、合法性、合理性負責。（四）操作權限1.明確不同人員在代管資金專戶管理中的操作權限，如資金繳存、支取的錄入權限，賬戶信息查詢權限，印鑒使用權限等。2.實行不相容崗位分離制度，資金繳存與支取的審批、操作、記賬等崗位應相互分離，相互制約，防止舞弊行為發生。七、檔案管理（一）檔案范圍代管資金專戶管理過程中形成的各類文件、資料、憑證等均屬于檔案管理范圍，包括開戶申請、審批文件、資金繳存與支取憑證、賬戶管理協議、財務報表、審計報告等。（二）檔案整理1.財務部門應定期對代管資金專戶檔案進行整理，按照檔案形成的時間順序、類別等進行分類歸檔。2.對每份檔案進行編號，編制檔案目錄，便于查找和管理。（三）檔案保管1.設立專門的檔案保管場所，配備必要的保管設備，如檔案柜、防火防潮防蟲設施等，確保檔案的安全保管。2.檔案保管期限應按照國家法律法規和公司相關規定執行，一般重要檔案應長期保管。3.定期對檔案進行檢查和盤點，確保檔案的完整性和真實性。（四）檔案查閱與借閱1.因工作需要查閱代管資金專戶檔案的，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱事由、查閱內容、查閱期限等信息。2.申請表經部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。檔案管理部門審核通過后，安排專人負責提供查閱服務，并做好查閱記錄。3.如需借閱檔案，應嚴格履行借閱手續，借閱期限不得超過規定時間。借閱人應妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉借、丟失檔案。八、罰則（一）違規行為界定1.未經批準擅自設立或撤銷代管資金專戶。2.違反專戶專用原則，挪用代管資金。3.未按照規定的程序和要求繳存、支取資金。4.泄露賬戶信息或密碼，導致資金安全受到威脅。5.拒絕接受內部審計和外部監督檢查，或提供虛假資料。6.其他違反本管理制度的行為。（二）處罰措施1.對于違規行為較輕的，給予警告處分，并責令限期整改。2.對于違規行為造成資金損失或其他嚴重后果的，視情節輕重，給予相關責任人經濟處罰、降職、撤職等處分；構