人才公寓資料管理制度一、總則（一）目的為加強公司人才公寓資料的規范化管理，確保人才公寓相關信息的完整性、準確性和安全性，提高資料的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司人才公寓的入住人員資料、公寓設施設備資料、公寓運營管理資料等各類與人才公寓相關資料的管理工作。（三）管理原則1.真實性原則：資料應如實反映人才公寓的實際情況，確保信息的真實性和可靠性。2.完整性原則：涵蓋人才公寓管理的各個方面，保證資料的全面性和系統性。3.保密性原則：對涉及個人隱私和公司機密的資料，嚴格保密，防止信息泄露。4.動態更新原則：根據人才公寓的實際變化情況，及時更新相關資料，保持資料的時效性。二、資料分類與歸檔（一）入住人員資料1.基本信息資料個人簡歷，包括學歷、工作經歷、技能專長等。身份證復印件、學歷證書復印件、相關資質證書復印件等。入職公司的介紹信或錄用通知。2.入住協議資料人才公寓入住申請表，詳細記錄個人基本信息、申請入住原因、房源選擇等內容。入住協議，明確雙方的權利和義務，包括租金標準、入住期限、房屋使用規定等。3.居住期間資料入住人員變更記錄，如家庭成員變更、聯系方式變更等。維修申請記錄，包括申請時間、維修內容、維修結果等。費用繳納記錄，如租金、水電費、物業費等的繳納情況。（二）公寓設施設備資料1.房屋基本資料公寓樓平面圖，標注各房間的位置、面積等信息。每套公寓的戶型圖，詳細展示房屋的布局結構。房屋驗收報告，記錄房屋交付時的各項設施設備狀況。2.設施設備清單家具清單，包括床、桌椅、衣柜等家具的名稱、數量、規格等。電器清單，如空調、冰箱、洗衣機、熱水器等電器設備的品牌、型號、數量。其他設施設備清單，如門窗、水電線路、衛生潔具等。3.設施設備維護資料設備采購合同，記錄設施設備的采購時間、供應商、價格等信息。設備安裝調試記錄，確保設備正常運行。設備維修保養計劃及記錄，包括定期維護、故障維修等情況。（三）公寓運營管理資料1.入住管理資料人才公寓入住流程圖，清晰展示入住申請、審核、簽約、入住等環節的操作流程。入住人員臺賬，匯總記錄所有入住人員的基本信息、入住時間、退房時間等。2.日常巡查資料公寓巡查計劃，明確巡查周期、內容和責任人。巡查記錄，詳細記錄每次巡查發現的問題及處理情況。3.安全管理資料安全管理制度，包括消防安全、治安安全等方面的規定。安全檢查記錄，如消防設施檢查、電氣安全檢查等情況。突發事件應急預案及演練記錄，確保在緊急情況下能夠迅速響應。4.衛生管理資料衛生清潔標準及流程，明確公寓公共區域和房間的清潔要求。衛生檢查記錄，對公寓衛生狀況進行定期檢查和評估。5.財務管理資料租金及相關費用的收費標準文件。財務收支記錄，包括租金收入、費用支出、賬目明細等。財務報表，如月度、季度、年度財務報表。三、資料收集與整理（一）收集責任1.入住人員應在申請入住時按照要求提交完整的個人資料。2.公寓管理部門負責收集公寓設施設備資料、運營管理過程中產生的各類資料。3.各相關部門在工作過程中涉及人才公寓資料的，應及時將資料移交至公寓管理部門。（二）收集要求1.資料應真實、準確、完整，不得虛報、瞞報或漏報重要信息。2.資料應采用紙質和電子兩種形式保存，確保信息的一致性和可追溯性。3.對于電子資料，應按照統一的命名規則和文件夾結構進行分類存儲，便于查找和管理。（三）整理規范1.對收集到的資料進行分類整理，按照本制度規定的資料分類進行歸檔。2.紙質資料應進行編號、裝訂，編制目錄，便于查閱。3.電子資料應建立索引，確保能夠快速定位所需信息。四、資料存儲與保管（一）存儲方式1.設立專門的人才公寓資料檔案室，配備必要的檔案柜、文件架等存儲設備。2.對于紙質資料，應按照類別和時間順序進行存放，確保整齊有序。3.電子資料應存儲在服務器或專用存儲設備上，并定期進行備份，防止數據丟失。（二）保管責任1.檔案管理人員負責資料的日常保管工作，確保資料的安全和完整。2.檔案管理人員應定期對資料進行檢查，發現問題及時處理，并做好記錄。3.嚴格限制非檔案管理人員進入資料檔案室，確需查閱資料的，應辦理相關手續。（三）存儲期限1.入住人員資料應在入住人員退房后至少保存[X]年，以備后續查詢和審計。2.公寓設施設備資料應長期保存，直至設施設備報廢或更新。3.公寓運營管理資料應根據相關法律法規和公司規定，按照不同的期限進行保存，一般為[X]年至[X]年不等。五、資料查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內部員工因工作需要查閱人才公寓資料的，應填寫《資料查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理人員處查閱。2.涉及公司機密或個人隱私的資料，需經公司高層領導批準后方可查閱。（二）查閱流程1.查閱人填寫《資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、目的、查閱時間等信息。2.申請表經審批后，查閱人到資料檔案室查閱資料，檔案管理人員應在場監督，確保查閱過程符合規定。3.查閱人不得在資料上涂改、標記或損壞，如需復印或摘錄相關內容，應經檔案管理人員同意，并進行登記。（三）借閱規定1.因特殊原因需要借閱人才公寓資料的，應填寫《資料借閱申請表》，經部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續借手續。3.借閱人應妥善保管借閱的資料，不得轉借他人，不得在資料上涂改、標記或損壞。4.借閱期滿后，借閱人應及時歸還資料，檔案管理人員應對歸還的資料進行檢查，如有問題應及時與借閱人溝通。六、資料更新與維護（一）定期更新1.檔案管理人員應定期對人才公寓資料進行整理和更新，確保資料的時效性和準確性。2.入住人員資料如有變更，應及時通知檔案管理人員進行更新。3.公寓設施設備資料應根據設備的維修、更換等情況及時進行調整。（二）動態維護1.在人才公寓運營管理過程中，如發現資料存在錯誤或遺漏，應及時進行修改和補充。2.對于新產生的資料，應按照本制度規定及時進行收集、整理和歸檔。3.定期對資料進行備份，防止因各種原因導致資料丟失或損壞。七、資料安全與保密（一）安全措施1.資料檔案室應配備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施，確保資料的安全存儲。2.對電子資料應采取加密存儲、設置訪問權限等措施，防止數據泄露。3.定期對資料進行檢查和維護，及時發現并處理安全隱患。（二）保密規定1.所有涉及人才公寓資料的人員應嚴格遵守公司的保密制度，不得泄露資料中的任何信息。2.對于涉及個人隱私和公司機密的資料，應采取嚴格的保密措施，如限制查閱范圍、簽訂保密協議等。3.如發現資料泄露事件，應立即采取措施進行處理，并追究相關人員的責任。八、資料銷毀（一）銷毀條件1.資料已達到規定的存儲期限，且無繼續保存價值。2.資料因損壞、丟失等原因無法使用，且無法修復。3.經公司相關部門批準，需要銷毀的資料。（二）銷毀流程1.檔案管理人員填寫《資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、數量、銷毀原因等信息。2.申請表經部門負責人和公司高層領導批準后，方可進