yy語音會議管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司yy語音會議的使用，提高會議效率，確保信息準確傳達，促進溝通與協(xié)作，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在工作中使用yy語音會議進行內(nèi)部溝通、項目討論、工作匯報等相關(guān)活動。（三）基本原則1.高效性原則：確保會議能夠在規(guī)定時間內(nèi)高效完成，達成預期目標，避免冗長無效的討論。2.準確性原則：參會人員應準確清晰地表達觀點和信息，避免模糊不清或歧義。3.紀律性原則：參會人員需嚴格遵守會議紀律，按時參加會議，保持良好秩序。二、會議發(fā)起（一）發(fā)起人員1.部門負責人：根據(jù)工作需要，可發(fā)起部門內(nèi)部會議或跨部門協(xié)調(diào)會議。2.項目負責人：針對項目進展、問題解決等情況發(fā)起相關(guān)會議。3.其他經(jīng)授權(quán)人員：在獲得相應授權(quán)后，也可發(fā)起特定主題的yy語音會議。（二）發(fā)起準備1.確定會議主題：明確會議要討論的核心內(nèi)容，主題應簡潔明了，避免過于寬泛或模糊。2.確定參會人員：根據(jù)會議主題，精準確定需要參加會議的人員名單，并提前通知相關(guān)人員。3.選擇會議時間：充分考慮參會人員的工作安排，盡量選擇大多數(shù)人方便參加的時間段。避免與重要工作任務或其他重要會議沖突。4.準備會議議程：詳細列出會議的各項議題及預計討論時間，確保會議有序進行。提前將會議議程發(fā)送給參會人員，使其對會議內(nèi)容有初步了解，以便做好準備。（三）發(fā)起流程1.發(fā)起人員登錄yy語音，進入公司專屬頻道。2.點擊“創(chuàng)建會議”按鈕，按照系統(tǒng)提示填寫會議主題、時間、參會人員等相關(guān)信息。3.將會議議程添加至會議詳情中，并設置好會議密碼（如有需要）。4.確認信息無誤后，點擊“確定”按鈕，完成會議發(fā)起。三、會議通知（一）通知方式1.即時通訊工具：通過公司內(nèi)部常用的即時通訊軟件（如企業(yè)微信、釘釘?shù)龋┫騾藛T發(fā)送會議通知，告知會議主題、時間、地點（yy語音頻道號）、議程等關(guān)鍵信息。2.郵件通知：對于重要會議或參會人員分布較廣的情況，可同時發(fā)送郵件進行通知，確保信息傳達的準確性和及時性。郵件內(nèi)容應包含會議詳細信息，并提醒參會人員提前做好準備。（二）通知內(nèi)容1.會議基本信息：明確會議主題、時間、yy語音頻道號、會議密碼（如有）。2.參會人員范圍：清晰列出需要參加會議的人員名單，避免遺漏或誤解。3.會議議程：詳細說明會議各個議題的順序及大致討論時間，讓參會人員提前知曉會議流程。4.準備要求：根據(jù)會議內(nèi)容，告知參會人員是否需要提前準備相關(guān)資料、報告等，以便更好地參與會議討論。（三）通知時間1.常規(guī)會議：至少提前[X]小時通知參會人員，以便其合理安排工作，準時參加會議。2.緊急會議：在條件允許的情況下，盡量提前[X]分鐘通知參會人員，并說明會議的緊急性和重要性，要求其盡快接入會議。四、會議參與（一）參會人員要求1.按時參加：參會人員應提前[X]分鐘登錄yy語音會議頻道，做好準備工作。如因特殊情況無法按時參加，需提前向會議發(fā)起者請假，并說明原因。2.準備充分：根據(jù)會議通知要求，提前準備好相關(guān)資料、文件等，以便在會議中能夠準確表達觀點，積極參與討論。3.保持良好秩序：進入會議后，將yy語音設置為靜音狀態(tài)，直至輪到自己發(fā)言時再取消靜音。在發(fā)言過程中，應清晰、簡潔地表達觀點，避免使用無關(guān)語言或進行無關(guān)討論，以免干擾會議秩序。（二）主持人職責1.引導會議進程：按照會議議程有序推進會議，把控每個議題的討論時間，確保會議高效進行。2.維護會議秩序：及時制止與會議主題無關(guān)的發(fā)言和討論，保持會議的嚴肅性和專業(yè)性。3.協(xié)調(diào)各方觀點：當參會人員之間出現(xiàn)意見分歧時，主持人應及時進行協(xié)調(diào)，引導各方進行理性溝通，尋求共識或解決方案。（三）記錄人員職責1.準確記錄：對會議討論的內(nèi)容、達成的共識、提出的問題及解決方案等進行詳細、準確的記錄。2.整理紀要：會議結(jié)束后，及時整理會議紀要，確保紀要內(nèi)容完整、邏輯清晰。會議紀要應包括會議基本信息、主要內(nèi)容、決議事項、責任人和完成時間等關(guān)鍵要素。3.發(fā)送紀要：將整理好的會議紀要在[X]個工作日內(nèi)發(fā)送給參會人員及相關(guān)部門存檔，以便后續(xù)查閱和跟進工作。五、會議紀律（一）按時出席參會人員必須嚴格按照會議通知的時間準時參加會議，不得遲到、早退。如有特殊情況需要請假，應提前向會議發(fā)起者說明，并得到批準。未請假而無故缺席會議的，將按照公司考勤制度進行相應處理。（二）保持靜音在會議進行期間，參會人員應將yy語音設置為靜音狀態(tài)，避免出現(xiàn)不必要的雜音。如有緊急情況需要暫時離開會議或發(fā)表簡短意見，應先向主持人示意，并將yy語音調(diào)整為靜音狀態(tài)，盡量減少對會議的干擾。（三）專注會議參會人員應全身心投入會議，認真聽取他人發(fā)言，積極參與討論，不得在會議期間從事與會議無關(guān)的事情，如瀏覽網(wǎng)頁、玩手機游戲、處理私人事務等。如發(fā)現(xiàn)此類行為，將進行嚴肅批評，并視情節(jié)輕重給予相應處罰。（四）文明發(fā)言1.發(fā)言時應尊重他人，語言文明，態(tài)度誠懇，避免使用攻擊性、侮辱性語言。2.表達觀點要清晰明了，有條理，避免冗長復雜或含糊不清的表述，以便其他參會人員能夠準確理解。3.不得打斷他人正常發(fā)言，如有不同意見，應在對方發(fā)言結(jié)束后，經(jīng)主持人允許再發(fā)表自己的看法。六、會議設備及技術(shù)支持（一）設備要求1.參會人員設備：確保個人使用的電腦、手機等設備具備良好的網(wǎng)絡連接和語音通話功能，能夠正常登錄yy語音會議頻道。會前應檢查設備音量、麥克風、攝像頭等是否正常工作，如有問題及時進行調(diào)試或更換設備。2.會議發(fā)起者設備：發(fā)起會議的人員應提前熟悉yy語音會議的操作流程，確保會議能夠順利發(fā)起和進行。同時，應準備好備用設備，以防主設備出現(xiàn)故障。（二）技術(shù)支持1.公司技術(shù)部門：負責為yy語音會議提供技術(shù)支持和保障。如遇網(wǎng)絡故障、軟件問題等影響會議正常進行的情況，技術(shù)人員應及時響應，盡快排除故障，確保會議能夠繼續(xù)順利進行。2.緊急聯(lián)絡方式：技術(shù)部門應向公司員工公布技術(shù)支持人員的緊急聯(lián)絡方式，以便在會議過程中遇到技術(shù)問題時能夠及時聯(lián)系到技術(shù)人員尋求幫助。七、會議結(jié)束（一）總結(jié)歸納主持人對會議進行全面總結(jié)，回顧會議討論的主要內(nèi)容、達成的共識以及提出的問題和解決方案。確保參會人員對會議結(jié)果有清晰的理解，避免出現(xiàn)誤解或遺漏。（二）決議執(zhí)行1.明確責任人和時間節(jié)點：對于會議決議事項，明確責任人和完成時間節(jié)點，確保決議能夠得到有效執(zhí)行。2.跟進監(jiān)督：相關(guān)責任人按照規(guī)定的時間節(jié)點推進工作，定期向會議發(fā)起者或相關(guān)部門匯報工作進展情況。會議發(fā)起者或指定的監(jiān)督人員應對決議執(zhí)行情況進行跟蹤檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并協(xié)調(diào)解決。（三）資料歸檔1.會議記錄歸檔：記錄人員整理好的會議紀要應及時歸檔保存，并存放在公司指定的文件存儲系統(tǒng)中，以便后續(xù)查閱和參考。2.其他資料歸檔：會議過程中涉及的相關(guān)資料、文件、報告等也應與會議紀要一并歸檔，確保資料的完整性和可追溯性。八、會議效果評估（一）評估頻率1.定期評估：每[X]次會議后，對會議效果進行一次評估。2.不定期評估：根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展情況或會議中出現(xiàn)的突出問題，不定期對特定會議的效果進行評估。（二）評估方式1.問卷調(diào)查：會議結(jié)束后，通過在線問卷的方式向參會人員收集對會議組織、內(nèi)容、效率等方面的反饋意見。2.小組討論：組織參會人員進行小組討論，鼓勵大家分享對會議的看法和建議，共同探討如何改進會議效果。3.個人面談：與部分參會人員進行單獨面談，深入了解他們對會議的具體感受和改進意見，獲取更詳細、全面的信息。（三）評估內(nèi)容1.會議組織：包括會議通知的及時性、準確性，參會人員的出勤率，會議時間的把控等方面。2.會議內(nèi)容：如會議主題是否明確，議程安排是否合理，討論內(nèi)容是否有針對性、實用性等。3.會議效率：評估會議是否在規(guī)定時間內(nèi)完成預定目標，是否存在冗長、拖沓的情況。4.溝通效果：考察參會人員之間的溝通是否順暢，信息傳達是否準確，是否達成了預期的溝通效果。5.問題解決：會議是否對工作中存在的問題進行了有效討論，并提出了切實可行的解決方案。（四）結(jié)果應用1.根據(jù)評估結(jié)果，總結(jié)會議中存在的優(yōu)