企業審計回函管理制度一、總則（一）目的為規范公司審計回函工作，確保審計信息的準確傳遞與有效溝通，保障公司財務及運營信息的真實性、完整性和合規性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門以及與公司有業務往來的外部機構在接受審計時涉及的回函相關事宜。（三）基本原則1.準確性原則：回函內容應真實、準確地反映實際情況，數據清晰、邏輯嚴謹。2.及時性原則：按照審計要求的時間節點及時回復回函，不得拖延。3.保密性原則：對審計過程中涉及的公司機密信息嚴格保密，不得泄露。二、審計回函流程（一）審計發起1.內部審計部門根據公司年度審計計劃、管理層要求或其他特定事項發起審計工作，確定審計范圍、內容和要求。2.外部審計機構（如會計師事務所等）在執行法定審計或專項審計業務時，向公司相關部門發送審計資料清單及回函要求。（二）回函準備1.資料收集涉及部門收到審計通知后，指定專人負責收集、整理與審計事項相關的文件、合同、憑證、報表等資料。對資料進行初步審核，確保資料的真實性、完整性和相關性。2.數據核對財務部門對涉及財務數據的審計事項進行詳細核對，包括賬目余額、交易記錄、資金流向等。與相關業務部門溝通，核實業務數據的準確性，如銷售數據、采購數據、庫存數據等。3.情況梳理各部門對審計涉及的業務流程、內部控制等情況進行梳理，查找可能存在的問題或風險點。針對審計關注的重點問題，準備詳細的說明材料，包括問題產生的原因、處理過程及結果等。（三）回函起草1.由熟悉審計事項的人員根據準備好的資料和情況說明起草回函。2.回函內容應按照審計機構提供的回函格式或要求進行撰寫，包括引言、正文、結論等部分。引言部分明確回函所針對的審計事項及來源。正文詳細闡述審計事項的實際情況，提供準確的數據、事實依據，并對相關問題進行解釋和說明。結論部分對審計事項進行總結，表明公司的立場和態度。3.回函起草完成后，交部門負責人審核。（四）審核審批1.部門審核部門負責人對回函內容進行全面審核，確保回函準確反映部門實際情況，邏輯清晰，語言規范。重點審核回函中涉及的數據、事實是否與所提供的資料一致，對問題的解釋是否合理，結論是否恰當。如發現問題，及時與起草人員溝通修改，確保回函質量。2.相關部門會簽（如有需要）對于涉及多個部門的審計事項，回函需經相關部門會簽。會簽部門對回函中涉及本部門的內容進行審核，提出意見和建議，確保回函內容全面、準確，避免出現部門之間口徑不一致的情況。3.管理層審批根據審計事項的重要程度和回函性質，部分回函需提交公司管理層審批。管理層重點關注回函對公司財務狀況、經營成果、合規性等方面的影響，以及回函是否符合公司整體利益和戰略要求。經管理層審批通過后的回函方可正式對外回復。（五）回函發送1.審核審批通過后的回函，由專人按照審計機構指定的方式和地址進行發送。2.如采用郵寄方式，應選擇可靠的快遞公司，并保留快遞單號作為回函發送的憑證。3.如通過電子郵件發送，應確保郵件內容完整、格式正確，并確認收件方已成功接收。4.在回函發送后，及時將回函副本存檔，以備后續查閱。（六）跟蹤與反饋1.定期跟蹤回函的接收情況，與審計機構溝通確認是否收到回函以及回函是否存在問題。2.如審計機構對回函內容提出疑問或要求進一步解釋，及時與相關部門溝通協調，提供補充資料或說明，確保問題得到妥善解決。3.將回函跟蹤及反饋情況記錄在案，作為審計工作檔案的一部分。三、回函內容規范（一）格式要求1.回函應使用公司統一的信紙或電子模板，字體、字號、排版等符合公司公文格式規范。2.回函應注明公司名稱、地址、聯系方式、回函日期等基本信息。3.如有附件，應在回函中注明附件名稱及數量，并確保附件內容與回函正文相關且準確。（二）內容要求1.真實性：回函內容必須基于客觀事實，不得虛構、隱瞞或歪曲信息。提供的數據、資料等應可追溯、可驗證。2.完整性：涵蓋審計事項的各個方面，對審計機構提出的問題進行全面、詳細的答復，不得遺漏重要信息。3.準確性：數據準確無誤，表述清晰明確，避免模糊不清或歧義性的語言。對于復雜問題的解釋，應邏輯嚴謹，層次分明。4.針對性：緊扣審計事項，針對審計機構關注的重點問題進行回復，避免答非所問。5.合規性：回函內容應符合國家法律法規、公司內部規章制度以及相關會計準則等要求。四、審計回函的管理與監督（一）檔案管理1.建立審計回函檔案，對每次審計回函的相關資料進行集中歸檔。2.檔案內容包括審計通知、回函草稿、審核審批記錄、回函正文、附件、發送憑證、跟蹤記錄等。3.按照檔案管理規定對回函檔案進行分類、編號、裝訂，確保檔案的完整性和可查閱性。4.定期對回函檔案進行整理和檢查，防止檔案丟失、損壞或泄密。（二）監督檢查1.內部審計部門定期對審計回函工作進行監督檢查，重點檢查回函流程的執行情況、回函內容的質量、檔案管理等方面。2.對發現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.將審計回函工作納入公司內部審計監督評價體系，對工作表現優秀的部門和個人進行表彰，對存在問題的進行問責。（三）培訓與溝通1.定期組織公司員工參加審計回函相關培訓，提高員工對審計工作的認識和回函能力。2.培訓內容包括審計流程、回函規范、溝通技巧等方面，確保員工能夠準確理解審計要求，規范撰寫回函。3.加強與審計機構的溝通與交流，及時了解審計行業的最新動態和要求，不斷完善公司審計回函管理制度。五、責任追究（一）違規責任界定1.若因以下原因導致審計回函出現問題，相關責任人應承擔相應責任：故意提供虛假信息或隱瞞重要事實。未按照規定流程進行回函準備、審核審批，導致回函內容錯誤或延誤。泄露審計過程中的機密信息。對審計機構提出的問題未及時、妥善處理，影響審計工作正常進行。2.根據問題的嚴重程度和造成的后果，確定責任主體，包括部門、個人或多個責任主體共同承擔責任。（二）責任追究方式1.批評教育：對情節較輕的違規行為，給予責任人批評教育，責令其認識錯誤并及時改正。2.績效扣分：根據公司績效考核制度，對責任人進行績效扣分，影響其績效獎金和晉升機會。3.經濟賠償：因違規行為給公司造成經濟損失的，責令責任人承擔相應的經濟賠償責任。4.紀律處分：對情節嚴重的違規行為，給予責任人警告、記過、記大過、降級、撤職、開除等紀律處分。5.法律責任：