上市公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營管理、決策支持、歷史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分公司、子公司的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負責檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調和監(jiān)督指導。2.真實完整原則：檔案應如實反映公司各項活動的真實情況，確保檔案內容的完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.分類科學原則：按照檔案的形成領域、內容性質、時間順序等進行科學分類，便于檔案的整理、保管和利用。4.安全保密原則：采取必要的安全防護措施，確保檔案的安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責（一）綜合管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度。2.制定和完善公司檔案管理工作的各項規(guī)章制度和業(yè)務流程。3.負責公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。4.指導、監(jiān)督和檢查各部門的檔案管理工作。5.組織開展檔案管理人員的業(yè)務培訓和考核。6.負責公司檔案信息化建設，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化。（二）各部門職責1.負責本部門各類文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作，確保檔案的真實、完整、準確。2.明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案工作的日常管理，并接受公司綜合管理部門的業(yè)務指導和監(jiān)督。3.按照公司檔案管理規(guī)定，及時向綜合管理部門移交應歸檔的文件材料。4.積極配合綜合管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括公司設立、變更、注銷等相關文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議文件，公司規(guī)章制度，行政公文，證照印章管理文件等。2.人力資源類：員工招聘、培訓、考核、薪酬福利、勞動合同、人事任免等文件。3.財務審計類：財務預算、決算、會計憑證、賬簿、報表，審計報告，稅務文件等。4.市場營銷類：市場調研、營銷策劃、銷售合同、客戶資料等文件。5.生產管理類：生產計劃、工藝流程、質量控制、設備管理等文件。6.技術研發(fā)類：研發(fā)項目立項、研究報告、技術方案、專利申請等文件。7.物資采購類：采購計劃、采購合同、供應商管理、物資驗收等文件。8.投資融資類：投資項目可行性研究報告、投資協(xié)議、融資方案、資金管理等文件。9.法務合規(guī)類：法律事務文件、合規(guī)審查報告、訴訟仲裁文件等。10.其他類：不屬于上述分類的其他文件材料。（二）編號規(guī)則各類檔案按照以下編號規(guī)則進行編號：[檔案類別代碼（兩位字母）][年份（四位數(shù)字）][順序號（四位數(shù)字）]例如：XZ20230001，表示行政管理類檔案中2023年的第1份文件。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門應將在工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括紙質文件、電子文件、圖表、聲像資料等，及時收集齊全。具體收集范圍如下：1.上級機關下發(fā)的與公司有關的文件、指示、通知等。2.公司內部形成的各類文件、報告、記錄、合同、協(xié)議等。3.公司對外簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。4.公司員工的個人檔案材料，包括入職登記表、學歷證書、培訓記錄、考核結果等。5.公司的財務報表、審計報告、稅務資料等。6.公司的市場調研、營銷策劃、銷售數(shù)據(jù)等文件。7.公司的生產計劃、工藝流程、質量檢驗報告等文件。8.公司的技術研發(fā)資料、專利申請文件等。9.公司的物資采購合同、供應商資料、物資驗收記錄等文件。10.公司的投資項目可行性研究報告、投資協(xié)議、資金使用記錄等文件。11.公司的法律事務文件、合規(guī)審查報告、訴訟仲裁文件等。12.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責文件材料的收集工作，確保收集工作的及時、準確、完整。2.對于重要文件材料，應在形成后及時收集，不得拖延。3.收集的文件材料應保持原件的完整性，如有破損、缺頁等情況，應進行修復或補充。4.電子文件應按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行收集，并確保其真實性、完整性和可讀性。（三）整理方法1.檔案管理人員對收集到的文件材料進行分類整理，按照檔案分類方案進行歸類。2.對紙質文件進行裝訂、編頁、編目，去除金屬物，破損文件應進行修復。3.對電子文件進行分類存儲，建立電子文件目錄，確保電子文件的可檢索性。4.對聲像資料進行整理，標注拍攝時間、地點、內容等信息，并進行數(shù)字化存儲。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應在每年的[具體時間]前，將上一年度形成的應歸檔文件材料整理完畢，并移交公司綜合管理部門。2.對于重大項目、重要活動等形成的文件材料，應在項目結束或活動完成后的[規(guī)定時間]內及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員填寫《檔案移交清單》，詳細列出移交檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。2.檔案管理人員對移交的檔案進行核對、清點，確認無誤后在《檔案移交清單》上簽字。3.檔案管理人員將歸檔的檔案按照編號規(guī)則進行編號，并錄入檔案管理系統(tǒng)。4.將歸檔的檔案放入相應的檔案柜或存儲設備中進行保管。（三）保管期限公司檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種：1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為[具體年限]年。3.短期保管：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內對公司工作有參考價值的檔案，列為短期保管，保管期限為[具體年限]年。（四）保管要求1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。2.檔案庫房應配備必要的安全防護設備，如防火、防盜、防蟲、防潮、防霉等設施。3.檔案應分類存放，排列整齊，便于查找和利用。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。5.對電子檔案應進行備份，存儲在不同的介質上，并定期進行數(shù)據(jù)維護和更新。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.公司綜合管理部門定期對保管期滿的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負責人、檔案管理人員及相關業(yè)務部門人員組成。2.檔案鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。3.對仍有保存價值的檔案，應重新確定保管期限；對確無保存價值的檔案，應填寫《檔案銷毀審批表》。（二）銷毀程序1.《檔案銷毀審批表》經(jīng)公司分管領導批準后，方可進行檔案銷毀。2.檔案銷毀應指定專人負責，在銷毀前應對檔案進行登記造冊，詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時間等信息。3.檔案銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。4.檔案銷毀過程中應有兩人以上監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。七、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.公司內部人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到綜合管理部門查閱。2.涉及公司機密的檔案，查閱申請人還需經(jīng)公司保密管理部門批準。3.公司外部單位或個人查閱檔案，應持有單位介紹信或相關證明文件，經(jīng)公司分管領導批準后，由綜合管理部門安排專人陪同查閱。（二）查閱要求1.查閱人員應遵守檔案查閱規(guī)定，愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換等。2.查閱檔案應在指定的地點進行，如需復印或摘錄檔案內容，應經(jīng)檔案管理人員同意，并登記備案。3.查閱人員查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。（三）利用服務1.綜合管理部門應積極為公司各部門提供檔案利用服務，根據(jù)工作需要及時提供相關檔案資料。2.對于重要檔案的利用，應建立利用記錄，跟蹤檔案的使用情況，確保檔案的安全和合理利用。八、檔案信息化管理（一）建設目標建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實現(xiàn)檔案信息的電子化錄入，包括文件的基本信息、內容摘要、掃描圖像等。2.檔案檢索：提供多種檢索方式，如按關鍵詞、日期、分類等進行檢索，快速準確地查找所需檔案。3.權限管理：設置不同的用戶權限，確保檔案信息的安全和保密。4.利用統(tǒng)計：對檔案的查閱、借閱等利用情況進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。5.備份恢復：定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復性。（三）數(shù)據(jù)維護1.檔案管理人員應定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行更新和維護，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.對新形成的檔案應及時錄入系統(tǒng)，對已發(fā)生變化的檔案信息應及時進行修改。3.定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質上，并分別存放于不同的地點。九、檔案管理人員職責（一）檔案管理員職責1.負責公司檔案的日常管理工作，包括收集、整理、歸檔、保管、查閱等。2.嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，確保檔案的安全和保密。3.熟練掌握檔案管理業(yè)務知識和技能，不斷提高檔案管理工作水平。4.積極為公司各部門提供檔案利用服務，及時解答檔案查閱利用過程中遇到的問題。5.定期對檔案進行檢查和清點，