酒店財務檔案保管規(guī)定

酒店財務檔案保管規(guī)定一、總則1.目的：為加強酒店財務檔案的科學管理，統(tǒng)一財務檔案管理工作標準，確保財務檔案的真實、完整、有效和安全，充分發(fā)揮財務檔案在酒店經(jīng)營管理中的作用，特制定本規(guī)定。2.適用范圍：本規(guī)定適用于酒店內所有涉及財務檔案管理的部門和人員。財務檔案是指酒店在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映酒店經(jīng)濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。3.管理原則：財務檔案管理遵循集中管理、專人負責、安全保密、便于查閱的原則。酒店財務部負責統(tǒng)一管理財務檔案，配備專人負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱和銷毀等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和制度化。二、財務檔案的分類與歸檔范圍1.會計憑證類-原始憑證：包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、借款單、出入庫單等各種反映經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生的原始單據(jù)。這些原始憑證是證明經(jīng)濟業(yè)務實際發(fā)生的最初書面證明，是進行會計核算的重要依據(jù)。-記賬憑證：根據(jù)審核無誤的原始憑證編制，是登記賬簿的直接依據(jù)。記賬憑證應包括收款憑證、付款憑證和轉賬憑證等，詳細記錄了經(jīng)濟業(yè)務的會計分錄和摘要。-匯總憑證：對一定時期內反映相同經(jīng)濟業(yè)務的多張原始憑證進行匯總而編制的憑證，如工資匯總表、材料耗用匯總表等，用于簡化會計核算工作。2.會計賬簿類-總賬：按照會計科目設置，全面、總括地記錄和反映酒店經(jīng)濟業(yè)務的賬簿，是編制會計報表的主要依據(jù)。-明細賬：根據(jù)總賬科目所屬的明細科目設置，詳細記錄某一類經(jīng)濟業(yè)務的增減變動情況，如應收賬款明細賬、固定資產(chǎn)明細賬等，為經(jīng)營管理提供詳細的數(shù)據(jù)資料。-日記賬：包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，由出納人員根據(jù)審核無誤的收付款憑證，按照業(yè)務發(fā)生的先后順序逐日逐筆登記，用以核算和監(jiān)督庫存現(xiàn)金與銀行存款的收入、支出和結存情況。-固定資產(chǎn)卡片：記錄酒店固定資產(chǎn)詳細信息的卡片，包括固定資產(chǎn)的名稱、型號、購置日期、原值、折舊方法、使用部門等內容，是固定資產(chǎn)管理的重要依據(jù)。-輔助賬簿：對某些在序時賬簿和分類賬簿等主要賬簿中未能記載或記載不全的經(jīng)濟業(yè)務進行補充登記的賬簿，如備查賬簿等，用于提供有關備查資料。3.財務報告類-月度財務報表：包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等，是對酒店一個月財務狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量的綜合反映。這些報表按照會計準則和相關規(guī)定編制，為管理層和外部利益相關者提供重要的財務信息。-季度財務報表：與月度財務報表類似，但涵蓋季度期間的財務數(shù)據(jù)，更全面地反映季度內酒店的經(jīng)營狀況和財務成果。-年度財務報表：是對酒店全年財務狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量的全面總結和分析，包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權益變動表以及附注等內容。年度財務報表通常需要經(jīng)過審計，以確保其真實性和可靠性。-財務情況說明書：對酒店一定時期內財務、成本等情況進行分析總結的書面報告，包括酒店的經(jīng)營狀況、利潤實現(xiàn)和分配情況、資金增減和周轉情況、各項財產(chǎn)物資變動情況等內容，有助于使用者更好地理解財務報表。4.其他類-銀行對賬單：銀行定期提供給酒店的對賬單，反映酒店銀行賬戶在一定時期內的收支明細和余額情況，用于核對銀行存款日記賬與銀行賬戶實際收支的一致性。-銀行存款余額調節(jié)表：在核對銀行存款日記賬與銀行對賬單余額不一致時編制，用于調整未達賬項，使雙方余額相符，確保銀行存款賬目的準確性。-會計檔案移交清冊：在會計人員工作調動或離職時，用于辦理會計檔案交接手續(xù)的清冊，詳細記錄交接的會計檔案名稱、數(shù)量、所屬期間等信息。-會計檔案保管清冊：記錄酒店所有財務檔案的詳細信息，包括檔案名稱、形成日期、保管期限、存放地點等內容，是財務檔案管理的重要依據(jù)。-會計檔案銷毀清冊：在財務檔案達到保管期限需要銷毀時編制，詳細記錄擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、所屬期間、銷毀原因等信息，經(jīng)審批后作為銷毀檔案的依據(jù)。-經(jīng)濟合同：酒店簽訂的各類經(jīng)濟合同，如采購合同、租賃合同、服務合同等，是記錄酒店經(jīng)濟業(yè)務的重要依據(jù)，具有重要的法律和經(jīng)濟價值。-財務預算、計劃、分析報告：包括酒店年度財務預算、月度資金計劃、財務分析報告等，這些文件對酒店的財務管理和決策具有重要的指導作用。三、財務檔案的整理與歸檔要求1.整理原則：財務檔案的整理應遵循真實性、完整性、規(guī)范性的原則，按照檔案的類別、時間順序等進行分類整理，確保檔案資料的清晰、有序，便于管理和查閱。2.會計憑證整理-憑證裝訂：每月終了，會計人員應將當月的會計憑證進行整理，去除憑證中的金屬物，如訂書釘、回形針等，確保憑證整齊、平整。按照憑證編號順序，將原始憑證、記賬憑證和匯總憑證依次排列，加上憑證封面和封底，采用裝訂機進行裝訂，裝訂應牢固、美觀，不得有散頁、掉頁等情況。-憑證編號：會計憑證應按照月份和類別進行連續(xù)編號，確保編號的唯一性和連續(xù)性。對于采用電算化會計核算的酒店，打印出的紙質會計憑證也應按照規(guī)定進行編號。-憑證封面填寫：憑證封面應注明酒店名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼、憑證張數(shù)等信息，填寫應清晰、準確，加蓋裝訂人員印章。3.會計賬簿整理-賬簿裝訂：年度終了，會計人員應將各類會計賬簿進行整理，對于活頁賬簿，應去除空白賬頁，編好頁碼，加上賬簿封面和封底，裝訂成冊。裝訂后的賬簿應平整、牢固，不得有缺頁、漏頁等情況。-賬簿啟用表填寫：每本賬簿都應填寫啟用表，注明酒店名稱、賬簿名稱、啟用日期、賬簿編號、起止頁數(shù)、記賬人員和會計主管人員姓名等信息，并加蓋公章。記賬人員或會計主管人員調動工作時，應在啟用表上注明交接日期、接辦人員和監(jiān)交人員姓名，并由交接雙方人員簽名或蓋章。-賬簿目錄編制：在賬簿首頁應編制目錄，注明各賬戶的名稱和頁碼，便于查閱。目錄應與賬簿內容相符，清晰準確。4.財務報告整理-報告裝訂：月度、季度和年度財務報告編制完成后，應按照一定的順序進行整理，包括報表、附注、財務情況說明書等，加上報告封面和封底，裝訂成冊。裝訂應整齊、美觀，便于保存和查閱。-報告封面填寫：報告封面應注明酒店名稱、年度、季度或月份、財務報告名稱等信息，加蓋酒店公章和單位負責人、主管會計工作負責人、會計機構負責人（會計主管人員）印章。5.其他財務檔案整理-銀行對賬單和余額調節(jié)表整理：每月銀行對賬單和銀行存款余額調節(jié)表取得后，應按照月份順序進行整理，裝訂成冊。裝訂時可采用活頁夾或文件夾，便于添加和查閱。-會計檔案移交清冊、保管清冊和銷毀清冊整理：這些清冊應按照編制時間順序進行整理，裝訂成冊。清冊封面應注明清冊名稱、編制日期、編制人員等信息。-經(jīng)濟合同整理：經(jīng)濟合同簽訂后，應按照合同類別、簽訂時間等進行分類整理，編號歸檔。每份合同應附上相關的審批文件、補充協(xié)議等資料，確保合同資料的完整性。-財務預算、計劃、分析報告整理：按照年度和類別進行整理，編號歸檔。對于重要的預算、計劃和分析報告，應單獨裝訂成冊，便于查閱和參考。6.歸檔要求-定期歸檔：財務檔案應定期進行歸檔，會計憑證應在每月結賬后及時裝訂歸檔；會計賬簿應在年度終了后一個月內整理歸檔；財務報告應在月度、季度和年度終了后規(guī)定的時間內整理歸檔；其他財務檔案應根據(jù)實際情況及時整理歸檔。-歸檔手續(xù)：財務檔案整理完成后，應由檔案管理人員進行驗收，驗收合格后辦理歸檔手續(xù)。檔案管理人員應在檔案封面或清冊上簽字確認，注明歸檔日期。-歸檔存儲：財務檔案應存放在專門的檔案庫房或檔案柜中，按照類別、年度等進行分類存放，便于查找和管理。檔案庫房應保持整潔、干燥、通風，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施。四、財務檔案的保管期限1.基本規(guī)定：財務檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。酒店應嚴格按照國家有關規(guī)定和本規(guī)定確定的保管期限對財務檔案進行保管。2.具體保管期限-會計憑證類：原始憑證、記賬憑證保管期限為30年。-會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片（固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年）、輔助賬簿保管期限為30年。-財務報告類：月度、季度、半年度財務報告保管期限為10年，年度財務報告保管期限為永久。-其他類：銀行對賬單、銀行存款余額調節(jié)表保管期限為10年；會計檔案移交清冊保管期限為30年；會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊保管期限為永久；經(jīng)濟合同根據(jù)合同性質和重要程度確定保管期限，一般重要合同保管期限為永久，其他合同保管期限為30年；財務預算、計劃、分析報告保管期限為10年。3.保管期限計算：財務檔案的保管期限從會計年度終了后的第一天算起。例如，2023年度的財務檔案，其保管期限從2024年1月1日開始計算。五、財務檔案的查閱與借閱1.查閱規(guī)定-內部查閱：酒店內部人員因工作需要查閱財務檔案的，應填寫《財務檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、所屬期間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字批準后，到檔案管理人員處辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員應在專門的查閱場所提供檔案查閱服務，并進行現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場所，不得在檔案上涂畫、標記、拆封或抽換等。查閱完畢后，查閱人員應在《財務檔案查閱登記表》上簽字確認。-外部查閱：酒店外部單位或個人因特殊原因需要查閱財務檔案的，應持有單位介紹信或相關證明文件，經(jīng)酒店財務負責人和總經(jīng)理批準后，按照內部查閱的程序辦理查閱手續(xù)。對于涉及酒店商業(yè)秘密的財務檔案，應嚴格控制查閱范圍，并要求查閱人員簽訂保密協(xié)議。2.借閱規(guī)定-內部借閱：酒店內部人員因工作需要借閱財務檔案的，應填寫《財務檔案借閱申請表》，注明借閱目的、檔案名稱、所屬期間、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人和財務負責人簽字批準后，到檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員應在《財務檔案借閱登記表》上記錄借閱人員姓名、部門、借閱日期、歸還日期等信息，并要求借閱人員簽字確認。借閱期限一般不得超過15天，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管所借檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂畫、標記、拆封或抽換等。借閱期滿后，借閱人員應按時歸還檔案，檔案管理人員應進行檢查驗收，確認檔案完好無損后辦理歸還手續(xù)。-外部借閱：原則上酒店財務檔案不對外借閱。如因特殊情況確需外借的，應經(jīng)酒店總經(jīng)理和財務負責人批準，并要求借閱單位或個人出具借條，注明借閱目的、歸還日期等信息，同時簽訂保密協(xié)議。借閱期限應嚴格控制，到期后應及時催還。檔案歸還時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和真實性，如有問題應及時報告并采取相應措施。六、財務檔案的保管與安全1.保管環(huán)境：酒店應設立專門的財務檔案庫房，檔案庫房應具備良好的通風、防潮、防蟲、防火、防盜等條件。庫房內應配備溫濕度調節(jié)設備、防蟲藥品、滅火器材等設施，確保檔案的安全保存。檔案庫房應定期進行清掃和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和處理可能影響檔案安全的問題。2.保管設備：財務檔案應存放在專門的檔案柜或檔案架上，檔案柜和檔案架應堅固耐用，便于分類存放和查找。對于電子財務檔案，應配備必要的存儲設備，如硬盤、磁帶庫等，并定期進行數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。存儲設備應存放在安全的場所，防止損壞、丟失或被盜。3.安全管理-人員管理：檔案管理人員應具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)定，保守檔案機密。檔案管理人員應定期接受培訓，不斷提高業(yè)務水平和安全意識。非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入檔案庫房。-制度管理：建立健全財務檔案安全管理制度，明確檔案保管、查閱、借閱等環(huán)節(jié)的安全責任和操作流程。加強對檔案管理工作的監(jiān)督檢查，定期對檔案保管情況進行盤點和清查，確保檔案的數(shù)量、完整性和安全性。-應急管理：制定財務檔案安全應急預案，明確在發(fā)生火災、水災、地震等自然災害或其他突發(fā)事件時的應急處理措施。定期組織檔案管理人員和相關人員進行應急演練，提高應急處置能力。一旦發(fā)生突發(fā)事件，應及時采取措施保護檔案安全，盡量減少損失。七、財務檔案的銷毀1.銷毀鑒定：財務檔案保管期滿需要銷毀的，由檔案管理人員會同財務部門組成鑒定小組，對擬銷毀的財務檔案進行鑒定。鑒定小組應根據(jù)檔案的保管期限、重要程度等因素，確定是否可以銷毀。對于保管期滿但涉及未了事項的原始憑證和涉及其他未了事項的會計檔案，不得銷毀，應單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。2.銷毀申請：經(jīng)鑒定可以銷毀的財務檔案，由檔案管理人員編制《會計檔案銷毀清冊》，詳細記錄擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、所屬期間、保管期限等信息。《會計檔案銷毀清冊》經(jīng)鑒定小組簽字確認后，報酒店財務負責人和總經(jīng)理審批。3.銷毀實施：經(jīng)批準后，由檔案管理人員和財務部門指定專人負責銷毀工作。銷毀時應采用合適的方式，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程應有專人監(jiān)督，銷毀完畢后，監(jiān)督人員應在《會計檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.銷毀備案：銷毀工作完成后，應將《會計檔案銷毀清冊》報上級主管部門和檔案管理部門備案，以備查考。八、監(jiān)督與檢查1.內部監(jiān)督：酒店內部審計部門應定期對財務檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括檔案管理制度的執(zhí)行