企業走訪物料管理制度一、總則（一）目的為加強企業走訪物料的管理，規范物料的采購、使用、保管及核銷等流程，確保走訪工作順利開展，提高物料使用效率，降低成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業內部各部門在走訪客戶、合作伙伴、參加行業展會等各類走訪活動中涉及的物料管理。（三）基本原則1.計劃性原則：走訪物料的采購、使用應根據走訪計劃提前規劃，確保物料供應及時、充足，避免浪費。2.節約性原則：在保證走訪效果的前提下，合理控制物料采購成本，節約使用物料，杜絕鋪張浪費。3.歸口管理原則：明確各部門在走訪物料管理中的職責，實行歸口管理，確保管理工作的有序進行。4.規范操作原則：嚴格按照規定的流程和標準進行物料的采購、使用、保管及核銷等操作，保證管理工作的規范化、標準化。二、職責分工（一）走訪物料管理小組成立由公司高層領導、相關部門負責人組成的走訪物料管理小組，負責統籌協調走訪物料管理工作，制定走訪物料管理政策和標準，審批重大走訪物料采購計劃和核銷報告等。（二）采購部門1.根據走訪計劃和需求，負責走訪物料的采購工作，包括供應商的選擇、采購合同的簽訂、采購訂單的下達等。2.確保采購物料的質量符合要求，及時與供應商溝通協調，解決采購過程中的問題。3.建立采購臺賬，記錄采購物料的名稱、規格、數量、價格、供應商等信息。（三）使用部門1.根據走訪任務和實際需求，提出走訪物料的使用申請，詳細說明物料的名稱、規格、數量、用途等。2.負責走訪物料的領取、使用和保管，按照規定的流程和標準使用物料，確保物料的安全和完整。3.在走訪結束后，及時將剩余物料交回倉庫，并配合做好物料的核銷工作。（四）倉庫管理部門1.負責走訪物料的入庫、存儲、保管和發放工作，確保物料的安全和完好。2.建立物料庫存臺賬，定期盤點庫存，及時掌握物料的庫存數量和狀態。3.根據使用部門的領料申請，按照規定的流程發放物料，并做好發放記錄。（五）財務部門1.負責走訪物料采購費用的審核和報銷工作，確保費用支出符合公司財務制度和相關規定。2.參與走訪物料的成本核算和控制工作，提供財務數據支持和分析。3.對走訪物料的管理情況進行財務監督，確保物料管理工作的規范和透明。三、采購管理（一）采購計劃制定1.各使用部門應根據走訪計劃和實際需求，提前[X]個工作日填寫《走訪物料采購申請表》，詳細列出所需物料的名稱、規格、數量、預計使用時間等信息，經部門負責人審核后提交采購部門。2.采購部門匯總各部門的采購申請，結合庫存情況，制定走訪物料采購計劃，明確采購物料的名稱、規格、數量、采購時間、預算金額等，并報走訪物料管理小組審批。（二）供應商選擇1.采購部門應根據采購物料的特點和要求，通過多種渠道選擇合格的供應商，建立供應商名錄。2.對新供應商進行調查和評估，包括供應商的資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面，確保供應商能夠滿足公司的采購需求。3.定期對供應商進行考核和評價，根據考核結果調整供應商名錄，淘汰不合格供應商。（三）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括物料的名稱、規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、付款方式等條款。2.采購合同應報公司法律部門審核，確保合同的合法性和有效性。3.采購部門負責跟蹤采購合同的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保物料按時、按質、按量供應。（四）采購訂單下達1.根據采購合同，采購部門下達采購訂單，明確采購物料的具體要求和交貨時間等信息。2.采購訂單應及時傳遞給供應商，并跟蹤訂單的執行情況，確保供應商按時發貨。3.在采購過程中，如因特殊情況需要變更采購訂單，采購部門應及時與供應商協商，并辦理相關變更手續。四、使用管理（一）物料領取1.使用部門憑經審批的《走訪物料采購申請表》到倉庫管理部門領取走訪物料，倉庫管理部門根據申請表發放物料，并做好發放記錄。2.發放記錄應包括物料名稱、規格、數量、領取時間、領取人等信息，確保物料發放的準確性和可追溯性。3.使用部門領取物料后，應及時核對物料的數量、規格、質量等是否與申請表一致，如發現問題應及時與倉庫管理部門溝通解決。（二）物料使用1.使用部門應按照規定的流程和標準使用走訪物料，確保物料的使用效果和安全性。2.在走訪過程中，使用部門應妥善保管物料，避免物料丟失、損壞或浪費。如因特殊情況需要臨時借用物料，應辦理相關借用手續，并在規定時間內歸還。3.使用部門應根據走訪實際情況合理使用物料，如發現物料數量不足或有剩余，應及時與采購部門或倉庫管理部門溝通協調，進行補充或回收。（三）物料回收1.走訪結束后，使用部門應及時將剩余物料整理、清點后交回倉庫管理部門，并填寫《走訪物料回收清單》，詳細列出剩余物料的名稱、規格、數量等信息。2.倉庫管理部門對回收的物料進行驗收，核對物料的數量、規格、質量等是否與回收清單一致，如發現問題應及時與使用部門溝通解決。3.對回收的可重復使用物料，倉庫管理部門應進行妥善保管，以備后續走訪活動使用；對不可重復使用的物料，應按照公司相關規定進行處理。五、保管管理（一）倉庫環境要求1.倉庫管理部門應確保倉庫環境安全、整潔、通風良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.根據物料的特性和保管要求，合理劃分倉庫區域，設置不同的存儲貨架和貨位，確保物料分類存放、標識清晰。（二）物料存儲方式1.按照物料的類別、規格、型號等進行分類存儲，便于物料的查找和管理。2.對易受潮、易變質的物料，應采取防潮、防蟲、防變質等措施，如密封包裝、放置干燥劑、定期檢查等。3.對貴重物料、易燃易爆物料等應單獨存放，并采取特殊的保管措施，確保物料的安全。（三）庫存盤點1.倉庫管理部門應定期對走訪物料進行盤點，每月至少盤點一次，確保賬實相符。2.盤點結束后，倉庫管理部門應編制《走訪物料盤點報告》，詳細列出盤點結果，包括物料名稱、規格、數量、賬面數、實有數、盤盈盤虧情況及原因分析等。3.如發現賬實不符，應及時查明原因，進行調整處理，并上報走訪物料管理小組。對盤盈盤虧較大或存在異常情況的，應進行專項調查和處理。六、核銷管理（一）核銷申請1.走訪活動結束后，使用部門應在[X]個工作日內填寫《走訪物料核銷申請表》，詳細說明走訪活動的基本情況、物料使用情況、剩余物料回收情況等，并附上相關證明材料，如走訪報告、物料使用清單、回收清單等。2.《走訪物料核銷申請表》經部門負責人審核簽字后，提交財務部門進行審核。（二）財務審核1.財務部門收到《走訪物料核銷申請表》后，對走訪活動的真實性、物料使用的合理性、費用支出的合規性等進行審核。2.財務部門根據審核結果，在申請表上簽署審核意見，并將申請表返回使用部門。如審核不通過，應說明原因，要求使用部門補充或更正相關材料。（三）核銷審批1.使用部門根據財務部門的審核意見，對申請表進行修改完善后，提交走訪物料管理小組審批。2.走訪物料管理小組對核銷申請進行全面審查，根據走訪活動的實際情況和公司相關規定，做出審批決定。3.如審批通過，走訪物料管理小組在申請表上簽署審批意見，并通知財務部門進行核銷處理；如審批不通過，應說明理由，退回申請表，要求使用部門重新申請或補充相關材料。（四）核銷處理1.財務部門根據走訪物料管理小組的審批意見，對走訪物料采購費用進行核銷處理，將實際發生的費用計入相關成本或費用科目。2.核銷處理完成后，財務部門應將核銷情況進行記錄，并歸檔保存相關資料，以備后續查詢和審計。七、監督與檢查（一）內部審計1.公司內部審計部門定期對走訪物料管理情況進行審計，檢查采購、使用、保管及核銷等環節是否符合本制度規定，是否存在違規行為。2.審計部門根據審計結果出具審計報告，對發現的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。（二）日常檢查1.走訪物料管理小組不定期對各部門走訪物料管理情況進行檢查，重點檢查物料采購計劃的執行情況、物料使用的規范性、物料保管的安全性、物料核銷的及時性等。2.對檢查中發現的問題，及時下達整改通知，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改效果。（三）違規處理1.對違反本制度規定的部門和個人，視情節輕重給予相應