企業文件建檔管理制度一、總則（一）目的為加強公司文件管理，確保文件的完整性、準確性和安全性，便于文件的查閱、使用和追溯，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門形成的各類文件，包括但不限于行政文件、業務文件、財務文件、人事文件等。（三）基本原則1.集中統一管理原則：公司文件實行集中統一管理，由專門的檔案管理部門負責文件的收集、整理、歸檔、保管和利用。2.分類管理原則：根據文件的性質、來源、時間等因素進行分類，便于文件的查找和管理。3.安全保密原則：確保文件的安全，防止文件的丟失、損壞、泄露等情況發生。4.方便利用原則：建立健全文件檢索系統，提高文件的利用效率，為公司各項工作提供有力支持。二、文件的分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括公司發布的各類規章制度、通知、通報、報告、請示等。2.業務文件：與公司業務活動相關的文件，如合同、協議、項目文檔、業務報表等。3.財務文件：涉及公司財務收支、預算、審計等方面的文件，如財務報表、憑證、發票等。4.人事文件：關于員工招聘、培訓、考核、薪酬、福利等方面的文件，如員工檔案、勞動合同、績效考核記錄等。5.其他文件：不屬于上述分類的其他文件，如會議紀要、工作計劃、工作總結等。（二）文件編號1.編號規則：文件編號采用“年份+部門代碼+類別代碼+順序號”的格式。例如，2023年行政部發布的第5號文件編號為“2023XZXZ005”，其中“XZ”為行政部代碼，第一個“XZ”為行政文件類別代碼。2.部門代碼：由公司統一規定，每個部門對應一個唯一的代碼。3.類別代碼：根據文件分類確定，如行政文件用“XZ”表示，業務文件用“YW”表示等。4.順序號：按照文件形成的先后順序依次編號，位數根據需要確定。三、文件的形成與收集（一）文件形成1.各部門在工作過程中應及時形成各類文件，確保文件內容真實、準確、完整。2.文件起草應規范格式，使用公司統一的文件模板，注明文件標題、編號、起草部門、起草人、日期等信息。（二）文件收集1.各部門應指定專人負責文件的收集工作，定期將本部門形成的文件整理后交至檔案管理部門。2.對于外來文件，如上級部門下發的文件、合作單位提供的文件等，由相關部門負責收集，并及時交檔案管理部門登記備案。3.檔案管理部門應定期對各部門文件收集情況進行檢查，確保文件收集工作的及時、準確。四、文件的整理與歸檔（一）文件整理1.檔案管理部門收到文件后，應按照分類和編號規則對文件進行整理。2.對文件進行分類排序，同一類文件按照時間順序排列，確保文件的系統性和連貫性。3.檢查文件的完整性，如有缺頁、破損等情況，應及時與相關部門溝通補充或修復。（二）文件歸檔1.整理后的文件應及時歸檔，按照檔案存放位置進行存放。2.建立文件歸檔目錄，記錄文件的編號、標題、日期、保管期限等信息，便于查找和管理。3.對于電子文件，應按照電子檔案管理要求進行整理和存儲，確保電子文件的可讀性和可追溯性。五、文件的保管（一）保管期限1.文件的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的文件主要包括公司的重要規章制度、年度財務報告、重大合同協議等。3.長期保管的文件一般為10年以上，如公司的中期發展規劃、重要業務文件等。4.短期保管的文件為110年，如一般性的業務文件、日常行政文件等。（二）保管方式1.紙質文件：應存放在專門的檔案柜中，按照類別和保管期限進行分類存放，并做好防潮、防蟲、防火等措施。2.電子文件：應存儲在安全可靠的服務器或存儲設備上，定期進行備份，防止數據丟失。同時，建立電子文件索引目錄，便于快速查找和訪問。（三）檔案庫房管理1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家相關標準。2.庫房內配備必要的消防器材和安全設施，確保檔案的安全。3.檔案庫房應實行專人管理，嚴格限制無關人員進入。六、文件的查閱與借閱（一）查閱1.公司內部人員因工作需要查閱文件，應填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的編號、標題、查閱目的等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應根據申請表提供相應的文件，并做好查閱記錄，包括查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱文件內容等。3.查閱文件應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將文件帶出。如需復印或摘錄文件內容，應經檔案管理部門同意，并按照規定辦理相關手續。（二）借閱1.公司內部人員因工作需要借閱文件，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的編號、標題、借閱期限等信息，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。3.借閱人應妥善保管借閱的文件，不得轉借他人，不得在文件上涂改、污損、標記等。如發現文件有損壞或丟失情況，應及時向檔案管理部門報告，并承擔相應的賠償責任。4.借閱人歸還文件時，檔案管理部門應認真檢查文件的完整性和完好性，確認無誤后辦理歸還手續。七、文件的保密與安全（一）保密措施1.涉及公司機密的文件，應嚴格按照公司保密制度進行管理，明確保密級別和保密范圍。2.對保密文件的查閱、借閱應進行嚴格審批，限制知悉范圍。3.檔案管理部門工作人員應嚴格遵守保密規定，不得泄露公司機密文件內容。（二）安全管理1.加強檔案庫房的安全防范工作，安裝必要的安全監控設備，確保檔案庫房的安全。2.定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理，確保文件的安全保管。3.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，配備相應的防護設備和器材。八、文件的銷毀（一）銷毀條件1.文件保管期限屆滿，且已無保存價值的。2.文件因重大變更或其他原因需要銷毀的。（二）銷毀程序1.由檔案管理部門提出文件銷毀申請，填寫《文件銷毀申請表》，注明銷毀文件的編號、標題、數量、保管期限等信息。2.經公司分管領導審批同意后，檔案管理部門組織相關人員對文件進行銷毀。3.文件銷毀應采用適當的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保文件內容無法恢復。4.銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、參與