商超商品采購(gòu)合同管理規(guī)定

商超商品采購(gòu)合同管理規(guī)定一、總則1.目的：為加強(qiáng)本商超商品采購(gòu)合同的管理，規(guī)范采購(gòu)合同簽訂、履行、變更、解除等行為，保障商超和供應(yīng)商的合法權(quán)益，防范采購(gòu)合同風(fēng)險(xiǎn)，特制定本規(guī)定。2.適用范圍：本規(guī)定適用于本商超與供應(yīng)商就商品采購(gòu)事宜簽訂的所有采購(gòu)合同的管理。包括但不限于食品、日用品、服裝、電器等各類商品的采購(gòu)合同。3.職責(zé)分工-采購(gòu)部門：負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的起草、談判、簽訂、執(zhí)行跟蹤以及與供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)工作；收集、整理供應(yīng)商的相關(guān)資質(zhì)文件和資料。-法務(wù)部門：負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)合同文本進(jìn)行法律審查，提供法律意見和風(fēng)險(xiǎn)提示；參與重大采購(gòu)合同的談判；處理采購(gòu)合同糾紛案件。-財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)合同涉及的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，包括付款方式、結(jié)算周期、發(fā)票開具等；監(jiān)督采購(gòu)合同的付款執(zhí)行情況。-質(zhì)量檢驗(yàn)部門：負(fù)責(zé)按照合同約定和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購(gòu)商品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)；對(duì)不合格商品提出處理意見，并協(xié)助采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商解決質(zhì)量問題。-倉(cāng)儲(chǔ)部門：負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)商品的數(shù)量、規(guī)格等進(jìn)行驗(yàn)收；按照合同要求做好商品的入庫(kù)、保管和出庫(kù)工作。二、合同簽訂管理1.供應(yīng)商選擇與評(píng)估-資質(zhì)審查：采購(gòu)部門在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)要求供應(yīng)商提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)資質(zhì)文件，確保供應(yīng)商具備合法經(jīng)營(yíng)資格和生產(chǎn)供應(yīng)能力。-實(shí)地考察：對(duì)于重要商品的供應(yīng)商或新開發(fā)的供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)環(huán)境、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量管理體系等情況，評(píng)估供應(yīng)商的綜合實(shí)力。-信用評(píng)估：采購(gòu)部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商的信用信息，包括銀行信用記錄、商業(yè)信譽(yù)、與其他客戶的合作情況等，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行信用評(píng)估。信用不佳的供應(yīng)商不得與其簽訂采購(gòu)合同。-建立供應(yīng)商檔案：采購(gòu)部門應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，對(duì)供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)文件、評(píng)估報(bào)告、合作記錄等進(jìn)行歸檔管理，以便查詢和評(píng)估。2.合同起草-標(biāo)準(zhǔn)合同文本：采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)本商超的采購(gòu)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和法律要求，制定統(tǒng)一的商品采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)合同文本。標(biāo)準(zhǔn)合同文本應(yīng)包含合同雙方的基本信息、商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式、結(jié)算周期、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等主要條款。-特殊條款協(xié)商：對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)合同文本未涵蓋的特殊條款或供應(yīng)商提出的特殊要求，采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，并根據(jù)實(shí)際情況在合同中明確約定。特殊條款的協(xié)商應(yīng)充分考慮本商超的利益和風(fēng)險(xiǎn)，確保合同條款公平合理。-合同起草審核：采購(gòu)合同起草完成后，采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行初步審核，檢查合同條款是否完整、準(zhǔn)確，是否符合本商超的采購(gòu)政策和要求。審核通過后，將合同文本提交給法務(wù)部門進(jìn)行法律審查。3.合同審查-法務(wù)審查：法務(wù)部門收到采購(gòu)合同文本后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行法律審查。審查內(nèi)容包括合同的合法性、有效性、條款的完整性、準(zhǔn)確性、違約責(zé)任的明確性等方面。法務(wù)部門應(yīng)出具書面的法律審查意見，對(duì)合同中存在的法律風(fēng)險(xiǎn)提出修改建議。-財(cái)務(wù)審查：財(cái)務(wù)部門對(duì)采購(gòu)合同涉及的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審查，重點(diǎn)審核付款方式、結(jié)算周期、發(fā)票開具等內(nèi)容。確保財(cái)務(wù)條款符合財(cái)務(wù)制度和稅收法規(guī)的要求，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。-其他部門審查：根據(jù)采購(gòu)合同的具體內(nèi)容和涉及的業(yè)務(wù)范圍，采購(gòu)部門可組織質(zhì)量檢驗(yàn)部門、倉(cāng)儲(chǔ)部門等相關(guān)部門對(duì)合同進(jìn)行專業(yè)審查。相關(guān)部門應(yīng)就合同中與本部門職責(zé)相關(guān)的條款提出意見和建議。-修改完善：采購(gòu)部門根據(jù)法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門和其他相關(guān)部門的審查意見，對(duì)采購(gòu)合同進(jìn)行修改完善。修改后的合同文本應(yīng)再次提交給相關(guān)部門進(jìn)行審核，確保合同條款符合各方要求。4.合同審批-分級(jí)審批：采購(gòu)合同應(yīng)根據(jù)采購(gòu)金額、合同風(fēng)險(xiǎn)等因素實(shí)行分級(jí)審批制度。一般采購(gòu)合同由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批后即可簽訂；重大采購(gòu)合同（如采購(gòu)金額較大、涉及重要商品或技術(shù)復(fù)雜的合同）還需提交給商超管理層進(jìn)行審批。-審批流程：采購(gòu)部門將修改完善后的采購(gòu)合同文本連同各部門的審查意見一并提交給審批部門。審批部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審批工作，并在合同審批表上簽署審批意見。對(duì)于審批不通過的合同，采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)審批意見進(jìn)行進(jìn)一步修改，直至審批通過。5.合同簽訂-簽訂主體：采購(gòu)合同應(yīng)由本商超法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商法定代表人或其授權(quán)代表簽訂。授權(quán)代表簽訂合同的，應(yīng)出具法定代表人的授權(quán)委托書，明確授權(quán)范圍和有效期。-簽訂形式：采購(gòu)合同應(yīng)采用書面形式簽訂，確保合同內(nèi)容明確、可追溯。合同簽訂后，雙方應(yīng)在合同文本上加蓋單位公章或合同專用章。-合同備案：采購(gòu)部門應(yīng)在采購(gòu)合同簽訂后及時(shí)將合同副本分發(fā)給法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部門、倉(cāng)儲(chǔ)部門等相關(guān)部門備案，以便各部門按照合同約定履行職責(zé)。三、合同履行管理1.供應(yīng)商履約跟蹤-訂單下達(dá)：采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)合同約定及時(shí)向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，明確商品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等具體要求。采購(gòu)訂單應(yīng)與采購(gòu)合同的主要條款一致，并作為合同履行的重要依據(jù)。-進(jìn)度跟蹤：采購(gòu)部門應(yīng)定期與供應(yīng)商溝通，了解商品的生產(chǎn)進(jìn)度和發(fā)貨情況。對(duì)于可能影響交貨時(shí)間的問題，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，確保供應(yīng)商能夠按照合同約定按時(shí)交貨。-問題處理：如供應(yīng)商在履行合同過程中出現(xiàn)問題，如延遲交貨、商品質(zhì)量不合格等，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)記錄相關(guān)情況，并按照合同約定和本規(guī)定的要求采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。2.商品驗(yàn)收-驗(yàn)收準(zhǔn)備：倉(cāng)儲(chǔ)部門在收到供應(yīng)商的到貨通知后，應(yīng)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，包括安排驗(yàn)收人員、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具和場(chǎng)地等。同時(shí)，倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)量檢驗(yàn)部門對(duì)商品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。-數(shù)量驗(yàn)收：倉(cāng)儲(chǔ)部門按照采購(gòu)合同和采購(gòu)訂單的要求，對(duì)到貨商品的數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)。如發(fā)現(xiàn)商品數(shù)量與合同約定不符，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系核實(shí)，并做好記錄。-質(zhì)量檢驗(yàn)：質(zhì)量檢驗(yàn)部門按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)方法，對(duì)到貨商品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。檢驗(yàn)內(nèi)容包括商品的外觀、性能、規(guī)格、包裝等方面。對(duì)于需要進(jìn)行抽樣檢驗(yàn)的商品，應(yīng)按照規(guī)定的抽樣方法進(jìn)行抽樣檢驗(yàn)。-驗(yàn)收?qǐng)?bào)告：驗(yàn)收完成后，倉(cāng)儲(chǔ)部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)分別出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，詳細(xì)記錄商品的驗(yàn)收情況，包括商品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量狀況等。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)，并提交給采購(gòu)部門。-不合格商品處理：對(duì)于驗(yàn)收不合格的商品，質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)出具不合格報(bào)告，明確不合格原因和處理建議。采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)不合格報(bào)告與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補(bǔ)貨、降價(jià)等。在處理不合格商品過程中，應(yīng)做好相關(guān)記錄和證據(jù)保存工作。3.付款管理-付款申請(qǐng)：采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，在規(guī)定的付款時(shí)間內(nèi)向財(cái)務(wù)部門提交付款申請(qǐng)。付款申請(qǐng)應(yīng)包含合同編號(hào)、供應(yīng)商名稱、商品名稱、數(shù)量、金額、發(fā)票號(hào)碼等詳細(xì)信息，并附上相關(guān)的證明文件，如驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等。-財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部門收到付款申請(qǐng)后，應(yīng)按照財(cái)務(wù)制度和采購(gòu)合同的約定對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性，付款金額的準(zhǔn)確性，是否符合付款條件等。審核通過后，財(cái)務(wù)部門將付款申請(qǐng)?zhí)峤唤o商超管理層審批。-付款執(zhí)行：商超管理層審批通過后，財(cái)務(wù)部門按照審批意見和財(cái)務(wù)流程辦理付款手續(xù)。付款方式應(yīng)按照采購(gòu)合同的約定執(zhí)行，一般采用銀行轉(zhuǎn)賬等安全可靠的方式進(jìn)行付款。-付款記錄：財(cái)務(wù)部門應(yīng)做好付款記錄，包括付款日期、付款金額、付款方式、供應(yīng)商等信息，以便查詢和核對(duì)。同時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期與供應(yīng)商進(jìn)行對(duì)賬，確保雙方的財(cái)務(wù)記錄一致。四、合同變更與解除管理1.合同變更-變更申請(qǐng)：在采購(gòu)合同履行過程中，如因業(yè)務(wù)需要或其他原因需要變更合同內(nèi)容，采購(gòu)部門應(yīng)向供應(yīng)商提出書面變更申請(qǐng)。變更申請(qǐng)應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、對(duì)合同履行的影響等，并附上相關(guān)的證明材料。-協(xié)商談判：供應(yīng)商收到變更申請(qǐng)后，雙方應(yīng)就合同變更事宜進(jìn)行協(xié)商談判。采購(gòu)部門應(yīng)充分考慮變更對(duì)本商超的利益和風(fēng)險(xiǎn)，與供應(yīng)商達(dá)成一致意見。-變更協(xié)議簽訂：經(jīng)雙方協(xié)商一致后，采購(gòu)部門應(yīng)起草合同變更協(xié)議，明確變更的具體內(nèi)容、雙方的權(quán)利義務(wù)、變更后的合同履行方式等。變更協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂的審批流程進(jìn)行審批，審批通過后由雙方簽字蓋章生效。-通知相關(guān)部門：采購(gòu)部門應(yīng)在合同變更協(xié)議簽訂后及時(shí)將變更情況通知法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部門、倉(cāng)儲(chǔ)部門等相關(guān)部門，確保各部門按照變更后的合同履行職責(zé)。2.合同解除-解除情形：出現(xiàn)下列情形之一的，采購(gòu)部門可根據(jù)合同約定或法律規(guī)定解除采購(gòu)合同：-供應(yīng)商嚴(yán)重違反合同約定，如延遲交貨、商品質(zhì)量不合格等，且經(jīng)采購(gòu)部門書面通知后在規(guī)定時(shí)間內(nèi)仍未改正的；-因不可抗力等不可預(yù)見、不可避免的原因?qū)е潞贤瑹o法繼續(xù)履行的；-雙方協(xié)商一致同意解除合同的；-法律規(guī)定的其他可以解除合同的情形。-解除通知：采購(gòu)部門決定解除采購(gòu)合同的，應(yīng)向供應(yīng)商發(fā)出書面解除通知，明確解除合同的原因、依據(jù)和解除日期等內(nèi)容。解除通知應(yīng)按照合同約定的送達(dá)方式送達(dá)供應(yīng)商。-善后處理：合同解除后，采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商處理善后事宜，包括商品的退貨、退款、賠償?shù)葐栴}。同時(shí)，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)通知法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部門、倉(cāng)儲(chǔ)部門等相關(guān)部門，做好合同解除后的各項(xiàng)工作。-資料歸檔：采購(gòu)部門應(yīng)將合同解除的相關(guān)資料，如解除通知、協(xié)商記錄、處理結(jié)果等進(jìn)行整理歸檔，作為合同管理的重要資料保存。五、合同糾紛處理1.糾紛預(yù)防-合同條款明確：在簽訂采購(gòu)合同時(shí)，應(yīng)確保合同條款明確、具體、完整，避免出現(xiàn)模糊不清或容易引起歧義的條款。同時(shí)，應(yīng)明確約定雙方的權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任和爭(zhēng)議解決方式等內(nèi)容，為糾紛的預(yù)防和處理提供依據(jù)。-溝通協(xié)調(diào)：在合同履行過程中，采購(gòu)部門應(yīng)加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)解決出現(xiàn)的問題，避免問題積累引發(fā)糾紛。對(duì)于可能影響合同履行的重大事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)書面通知對(duì)方，并做好記錄。-證據(jù)保存：各部門應(yīng)重視合同履行過程中的證據(jù)保存工作，如采購(gòu)訂單、發(fā)貨單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票、往來函件等。這些證據(jù)將在合同糾紛處理中起到關(guān)鍵作用。2.糾紛處理流程-糾紛報(bào)告：當(dāng)發(fā)生采購(gòu)合同糾紛時(shí)，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)向法務(wù)部門報(bào)告。報(bào)告內(nèi)容包括糾紛的基本情況、涉及的合同編號(hào)、供應(yīng)商名稱、糾紛原因、目前的處理情況等。-糾紛調(diào)查：法務(wù)部門收到糾紛報(bào)告后，應(yīng)會(huì)同采購(gòu)部門對(duì)糾紛進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，收集相關(guān)證據(jù)，了解雙方的意見和訴求。調(diào)查過程中，應(yīng)與供應(yīng)商保持溝通，盡量通過協(xié)商解決糾紛。-協(xié)商解決：在調(diào)查的基礎(chǔ)上，法務(wù)部門和采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，尋求雙方都能接受的解決方案。協(xié)商過程中，應(yīng)堅(jiān)持公平、公正、合法的原則，維護(hù)本商超的合法權(quán)益。如協(xié)商達(dá)成一致意見，應(yīng)簽訂書面的和解協(xié)議，明確雙方的權(quán)利義務(wù)和糾紛解決方案。-仲裁或訴訟：如協(xié)商無法解決糾紛，法務(wù)部門應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同的約定和實(shí)際情況，決定是否通過仲裁或訴訟方式解決糾紛。在選擇仲裁或訴訟方式時(shí)，應(yīng)充分考慮案件的性質(zhì)、標(biāo)的金額、管轄地等因素，選擇合適的仲裁機(jī)構(gòu)或法院。-執(zhí)行與反饋：仲裁裁決或法院判決生效后，法務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)行情況，確保本商超的合法權(quán)益得到實(shí)現(xiàn)。同時(shí)，法務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將糾紛處理結(jié)果反饋給采購(gòu)部門和其他相關(guān)部門，以便總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，改進(jìn)合同管理工作。六、合同檔案管理1.檔案建立-專人負(fù)責(zé)：采購(gòu)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)采購(gòu)合同檔案的管理工作，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序進(jìn)行。-分類歸檔：采購(gòu)合同檔案應(yīng)按照合同簽訂時(shí)間、供應(yīng)商類別、采購(gòu)商品類別等進(jìn)行分類歸檔，便于查詢和管理。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案和紙質(zhì)檔案，確保檔案資料的完整性和安全性。-檔案內(nèi)容：采購(gòu)合同檔案應(yīng)包括采購(gòu)合同文本、審批文件、供應(yīng)商資質(zhì)文件、采購(gòu)訂單、發(fā)貨單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票、往來函件、糾紛處理記錄等與合同相關(guān)的所有資料。2.檔案保管-保管期限：采購(gòu)合同檔案的保管期限應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)和本商超的檔案管理制度執(zhí)行。一般情況下，采購(gòu)合同檔案的保管期限為自合同履行完畢之日起[X]年。-保管條件：采購(gòu)合同檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房或檔案柜中，保持檔案存放環(huán)境的干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜等。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和整理，確保檔案資料的完好無損。-保密管理：采購(gòu)合同檔案涉及本商超的商業(yè)機(jī)密和供應(yīng)商的商業(yè)信息，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得查閱、復(fù)制、摘抄采購(gòu)合同檔案。3.檔案查閱與借閱-查閱申請(qǐng)：因工作需要查閱采購(gòu)合同檔案的，查閱人應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，說明查閱的目的、涉及的合同編號(hào)、查閱內(nèi)容等，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批同意后，方可到檔案管理人員處查閱檔案。-借閱申請(qǐng)：因工作需要借閱采購(gòu)合同檔案的，借閱人應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，說明借閱的目的、涉及的合同編號(hào)、借閱期限等，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批同意后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。-查閱與借閱登記：檔案管理人員應(yīng)建立查閱和借閱登記臺(tái)賬，對(duì)查閱人和借閱人的相關(guān)信息、查閱和借閱時(shí)間、查閱和借閱內(nèi)容等進(jìn)行詳細(xì)記錄。查閱和借閱完畢后，查閱人和借閱人應(yīng)在登記臺(tái)賬上簽字確認(rèn)。-歸還要求：借閱人應(yīng)按照借閱期限歸還采購(gòu)合同檔案，歸還時(shí)檔案管理人員應(yīng)檢查檔案的完整性和完好性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查-定期檢查：采購(gòu)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)合同的簽訂、履行、變更、解