商務及采購管理制度一、總則（一）目的為規范公司商務及采購活動，加強內部控制，提高公司經濟效益，確保公司各項業務的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門涉及商務活動及采購業務的相關人員和行為。（三）基本原則1.合法性原則：商務及采購活動必須遵守國家法律法規和相關政策規定。2.公平公正原則：在商務談判、采購招標等過程中，應公平對待所有參與方，確保競爭的公正性。3.效益原則：以提高公司經濟效益為目標，優化采購流程，降低采購成本，確保采購物資和服務的質量。4.內部控制原則：建立健全內部控制機制，加強對商務及采購活動的全過程監督和管理，防范風險。二、商務活動管理（一）商務談判1.談判準備相關部門根據業務需求，確定談判目標、談判策略和談判團隊成員。收集與談判相關的信息，包括市場行情、競爭對手情況、合作方背景等，為談判提供充分依據。2.談判過程談判團隊成員應明確各自職責，密切配合，按照談判策略進行溝通和協商。談判過程中要注意語言表達和態度，保持冷靜、理智，避免情緒化的表達。對談判中的重要事項和雙方達成的共識，應及時記錄，形成談判紀要。3.談判結果談判結束后，談判團隊應及時總結談判情況，評估談判結果是否符合公司利益。將談判結果報上級領導審批，如涉及合同簽訂，按照合同管理流程辦理。（二）商務合同管理1.合同起草根據談判結果，由相關部門負責起草商務合同。合同內容應明確雙方的權利和義務、標的、價格、履行期限、違約責任等條款，確保合同的合法性、完整性和可操作性。合同文本應使用規范的語言文字，避免模糊不清或歧義性的表述。2.合同審核合同起草完成后，應提交公司法律部門或法律顧問進行審核。法律部門應對合同的合法性、合規性進行審查，提出修改意見。相關業務部門根據法律部門的審核意見，對合同進行修改完善。3.合同簽訂經審核通過的合同，由公司法定代表人或其授權代表簽字，并加蓋公司公章。合同簽訂后，應及時將合同副本分發給相關部門，以便各部門履行合同職責。4.合同履行合同雙方應按照合同約定履行各自的義務。業務部門負責跟蹤合同履行情況，及時協調解決合同履行過程中出現的問題。如遇合同變更、解除等情況，應按照合同約定的程序辦理相關手續，并及時通知對方。5.合同歸檔合同履行完畢后，業務部門應將合同原件及相關資料整理歸檔，妥善保管。合同檔案應包括合同文本、談判紀要、補充協議、履行記錄等。（三）商務接待管理1.接待原則商務接待應遵循熱情、周到、節儉的原則，展示公司良好形象。根據接待對象的身份和來訪目的，合理安排接待規格和接待方式。2.接待準備接到接待任務后，相關部門應制定接待方案，明確接待時間、地點、人員、活動安排等內容。提前做好接待場所的布置、餐飲安排、車輛調度等準備工作。3.接待過程接待人員應提前到達接待地點，迎接來訪客人，引導客人就座，提供茶水等服務。按照接待方案安排好參觀、會議、洽談等活動，確?；顒禹樌M行。注意接待過程中的禮儀規范，尊重客人的風俗習慣和文化背景。4.接待費用管理商務接待費用應嚴格按照公司財務制度進行管理，實行預算控制。接待費用報銷時，應提供相關審批文件和發票等憑證，經審核后予以報銷。三、采購管理（一）采購計劃1.需求預測各部門應根據業務發展需求和庫存情況，定期進行物資需求預測。需求預測應考慮生產計劃、銷售計劃、設備維護計劃等因素。物資需求預測結果應及時報送采購部門。2.采購計劃制定采購部門根據各部門報送的物資需求預測，結合庫存情況，制定采購計劃。采購計劃應明確采購物資的名稱、規格、數量、采購時間等內容。采購計劃應經相關部門審核后報公司領導審批。3.采購計劃調整在采購計劃執行過程中，如因市場變化、業務調整等原因需要調整采購計劃，相關部門應及時提出申請，經審批后進行調整。（二）供應商管理1.供應商選擇采購部門應建立供應商評估和選擇機制，通過招標、詢價、邀請報價等方式，選擇合格的供應商。對供應商的資質、信譽、生產能力、產品質量、價格等方面進行綜合評估，確定供應商名單。與選定的供應商簽訂合作協議，明確雙方的權利和義務。2.供應商考核采購部門應定期對供應商進行考核，考核內容包括產品質量、交貨期、售后服務、價格等方面。根據考核結果，對供應商進行分類管理，對表現優秀的供應商給予獎勵，對不合格的供應商進行淘汰。3.供應商關系維護采購部門應與供應商保持密切溝通，及時了解供應商的生產經營情況和市場動態。協調解決與供應商之間的合作問題，建立良好的合作關系，確保物資供應的穩定性和及時性。（三）采購流程1.采購申請各部門根據采購計劃，填寫采購申請表，注明采購物資的名稱、規格、數量、用途等內容。采購申請表經部門負責人審核后報采購部門。2.采購審批采購部門收到采購申請表后，對采購申請進行審核。審核內容包括采購申請的合理性、必要性、采購方式的選擇等。采購申請經采購部門負責人審核后報公司領導審批。3.采購實施經審批后的采購申請，采購部門按照采購計劃和審批意見組織實施采購。采購方式包括招標采購、詢價采購、競爭性談判采購、單一來源采購等，應根據采購物資的特點和金額大小選擇合適的采購方式。在采購過程中，采購人員應嚴格按照采購程序進行操作，確保采購過程的公開、公平、公正。4.驗收付款采購物資到貨后，采購部門應及時通知質量檢驗部門進行驗收。質量檢驗部門按照相關標準和合同要求對采購物資的質量進行檢驗，出具檢驗報告。驗收合格的物資，采購部門應及時辦理入庫手續，并根據合同約定辦理付款手續。付款申請應經相關部門審核后報公司領導審批。（四）采購風險管理1.風險識別采購部門應定期對采購過程中的風險進行識別，包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險等。分析風險產生的原因和可能造成的影響。2.風險評估對識別出的風險進行評估，確定風險的等級和可能性。風險評估可采用定性和定量相結合的方法。3.風險應對根據風險評估結果，制定相應的風險應對措施。對于市場風險，可通過市場調研、價格談判等方式降低風險；對于供應商風險，可加強供應商管理，建立備用供應商；對于質量風險，可加強質量檢驗，簽訂質量保證協議；對于合同風險，可加強合同審核和管理。四、監督與檢查（一）內部審計公司內部審計部門定期對商務及采購活動進行審計，檢查商務談判、合同簽訂、采購流程等是否符合本制度規定，是否存在違規行為和風險隱患。審計結果應及時報告公司領導，并提出改進建議。（二）財務監督財務部門對商務及采購活動的費用支出進行監督，審核費用報銷憑證是否真實、合法、合規，是否符合公司財務制度規定。對發現的問題及時進行糾正，并向公司領導報告。（三）日常檢查采購部門和相關業務部門應定期對商務及采購活動進行自查，發現問題及時整改。公司領導和相關部門負責人應不定期對商務及采購活動進行抽查，確保制度的有效執行。五、責任追究（一）違規行為界定1.在商務談判、采購活動中，存在行賄受賄、不正當競爭等違法違規行為。2.違反采購流程，擅自采購、變更采購方式、簽訂合同等。3.因工作失誤，導致采購物資質量不合格、交貨延遲等，給公司造成損失。4.泄露公司商務及采購機密信息。（二）責任追究方式1.對違規行為責任人，視情節輕重給予批評教育、警告、記過、降職、撤職等處分。2.因違規行為給公司造成經濟損失的，應承擔相應的賠償責任。3