商務合同部管理制度一、總則（一）目的為加強商務合同部的管理，規范部門工作流程，提高工作效率，保障公司合法權益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司商務合同部全體員工。（三）基本原則1.依法合規原則：商務合同的簽訂、履行、變更、解除等活動必須遵守國家法律法規和公司相關規定。2.誠實守信原則：在商務活動中，應秉持誠實守信的態度，維護公司良好形象。3.風險防控原則：注重合同風險的識別、評估和防控，確保公司利益不受損失。4.協作高效原則：與公司內部各部門密切協作，高效完成商務合同相關工作。二、部門職責（一）合同起草與審核1.根據業務需求，起草各類商務合同文本，確保合同條款清晰、準確、完整。2.對合同進行嚴格審核，重點審查合同主體資格、條款合法性、權利義務對等性、風險防范措施等，提出審核意見并跟蹤落實。（二）合同簽訂與履行1.負責組織合同簽訂工作，確保合同簽訂過程合法合規，各方簽字蓋章齊全。2.跟蹤合同履行情況，及時協調解決合同履行過程中出現的問題，如交付延遲、質量糾紛等，確保合同順利履行。（三）合同變更與解除1.對需要變更或解除的合同，按照規定程序進行審核和審批，起草相關協議。2.妥善處理合同變更與解除過程中的善后事宜，如結算、賠償等。（四）合同檔案管理1.負責商務合同的整理、歸檔和保管，建立完善的合同檔案管理制度。2.確保合同檔案的完整性、準確性和安全性，便于查閱和使用。（五）商務談判與溝通1.參與商務談判，提供法律和合同方面的專業支持，維護公司利益。2.與客戶、合作伙伴、供應商等進行溝通協調，建立良好的合作關系。（六）法律風險防控1.定期對公司合同進行法律風險評估，提出改進建議和防范措施。2.關注法律法規和政策變化，及時調整合同管理策略，降低法律風險。三、崗位設置與職責（一）部門經理1.全面負責商務合同部的日常管理工作，制定部門工作計劃和目標，并組織實施。2.領導和指導部門員工開展工作，協調與其他部門的關系，確保商務合同工作順利進行。3.審核重要合同文本，參與重大商務談判，為公司決策提供法律和商務支持。4.定期向上級領導匯報部門工作情況，及時解決工作中出現的問題。（二）合同主管1.協助部門經理制定和完善合同管理制度，規范合同管理流程。2.負責合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、解除等具體工作的組織和實施。3.對合同執行情況進行跟蹤和檢查，及時發現并解決合同履行過程中的問題。4.組織合同檔案的整理、歸檔和保管工作，確保合同檔案的完整性和準確性。（三）合同專員1.根據合同主管的安排，起草各類合同文本，協助進行合同審核工作。2.負責合同簽訂的具體操作，包括合同文本的打印、蓋章、分發等。3.跟蹤合同履行情況，及時收集和反饋合同履行過程中的信息，協助處理合同糾紛。4.參與合同檔案管理工作，負責合同資料的收集、整理和歸檔。四、合同起草與審核（一）合同起草1.合同起草人員應深入了解業務需求，收集相關資料，確保合同內容與業務實際相符。2.合同文本應使用規范的語言文字，條款清晰、邏輯嚴謹、權利義務明確。3.對于格式合同，應根據業務特點進行必要的修改和補充，確保符合公司利益。（二）合同審核1.合同審核實行分級審核制度，根據合同金額、重要性等因素確定審核級別。2.合同審核人員應從法律、商務、財務等多個角度對合同進行全面審核，重點審查以下內容：合同主體資格：審查對方當事人的營業執照、經營范圍、法定代表人身份證明等，確保其具備簽訂合同的合法資格。合同條款合法性：審查合同條款是否符合國家法律法規的規定，避免出現違法違規條款。權利義務對等性：審查合同雙方的權利義務是否對等，是否存在顯失公平的情況。風險防范措施：審查合同中是否有風險防范條款，如違約責任、爭議解決方式等，確保公司利益得到有效保障。其他條款：審查合同的標的、數量、質量、價款、履行期限、地點和方式等條款是否明確、具體，避免產生歧義。3.審核人員應在規定時間內完成審核工作，并出具書面審核意見。審核意見應明確指出合同存在的問題及修改建議。4.合同起草人員應根據審核意見對合同進行修改完善，直至審核通過。五、合同簽訂與履行（一）合同簽訂1.合同簽訂前，應確保合同文本已經過審核通過，并取得相關授權。2.合同簽訂過程中，應嚴格按照公司規定的程序進行，確保簽字蓋章齊全、手續完備。3.對于重要合同，應組織相關部門進行會簽，確保合同內容符合公司整體利益。4.合同簽訂后，應及時將合同副本分發給相關部門和人員，以便各方履行合同。（二）合同履行1.合同履行部門應按照合同約定的時間、地點、方式等要求履行合同義務，確保合同順利履行。2.商務合同部應跟蹤合同履行情況，定期與合同履行部門溝通，及時了解合同履行進展。3.如發現合同履行過程中出現問題，商務合同部應及時協調解決。對于重大問題，應及時向上級領導匯報，并采取相應的措施，避免損失擴大。4.合同履行過程中涉及的文件、資料、票據等應妥善保管，作為合同履行的證據。六、合同變更與解除（一）合同變更1.合同履行過程中，如因客觀情況發生變化需要變更合同內容的，應按照以下程序進行：合同變更申請：由合同履行部門提出合同變更申請，說明變更的原因、內容及對合同履行的影響。變更審核：商務合同部對合同變更申請進行審核，重點審查變更的必要性、合法性、合理性等。變更審批：經審核通過的合同變更申請，報上級領導審批。變更協議簽訂：合同變更申請經審批通過后，商務合同部起草變更協議，組織各方簽訂變更協議。2.合同變更協議簽訂后，應及時將變更情況通知相關部門和人員，并對合同檔案進行相應的更新。（二）合同解除1.合同履行過程中，如出現法定或約定的解除情形需要解除合同的，應按照以下程序進行：解除通知：由解除方發出解除合同通知，說明解除合同的原因、依據及解除時間。解除審核：商務合同部對解除合同通知進行審核，重點審查解除的合法性、合理性等。解除審批：經審核通過的解除合同通知，報上級領導審批。善后處理：合同解除后，商務合同部應組織相關部門進行善后處理，如結算、賠償、返還財產等。2.合同解除后，應及時將解除情況通知相關部門和人員，并對合同檔案進行清理。七、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，合同專員應及時收集合同文本及相關附件、補充協議、往來信函、會議紀要等資料，確保檔案資料的完整性。2.對于合同履行過程中產生的各類文件、資料，如交付憑證、驗收報告、付款記錄等，合同履行部門應及時整理并移交商務合同部。（二）檔案整理1.商務合同部應按照合同類別、簽訂時間等對合同檔案進行分類整理，確保檔案資料便于查閱和管理。2.每份合同檔案應建立獨立的文件夾，將合同文本及相關資料按照順序排列，并編制目錄。（三）檔案保管1.合同檔案應妥善保管在安全、干燥、防火、防潮、防蟲的地方，確保檔案資料的安全。2.建立合同檔案借閱制度，嚴格控制檔案的借閱范圍和借閱期限。借閱合同檔案時，應辦理借閱手續，注明借閱人、借閱時間、借閱內容等。3.定期對合同檔案進行檢查和清理，對于超過保管期限或已無保存價值的檔案，應按照規定程序進行銷毀。（四）檔案查閱1.公司內部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經部門負責人批準后，方可查閱。2.查閱合同檔案時，應在商務合同部指定的地點進行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復制合同檔案資料。3.涉及公司商業秘密的合同檔案，查閱人員應嚴格遵守保密規定，不得泄露合同內容。八、商務談判與溝通（一）談判準備1.在商務談判前，商務合同部應收集與談判相關的信息，包括對方的基本情況、業務需求、市場行情等，為談判提供充分的依據。2.制定談判策略和方案，明確談判目標、底線及應對措施。3.組織談判人員進行培訓，熟悉談判流程和技巧，提高談判能力。（二）談判過程1.談判人員應保持冷靜、理智，遵循誠實守信、平等互利的原則，積極爭取公司利益。2.在談判過程中，應注意傾聽對方意見，及時調整談判策略，確保談判順利進行。3.對于談判中的重要事項和分歧，應及時記錄，并向部門經理匯報。（三）溝通協調1.商務合同部應與公司內部各部門保持密切溝通，及時了解業務進展情況，協調解決合同簽訂和履行過程中出現的問題。2.與客戶、合作伙伴、供應商等保持良好的溝通關系，定期回訪，及時反饋合同履行情況，維護公司良好形象。3.對于涉及多個部門的合同事項，應組織召開協調會議，明確各方職責，共同推進合同工作。九、法律風險防控（一）風險評估1.定期對公司合同進行法律風險評估，采用定性與定量相結合的方法，識別合同中存在的法律風險點。2.評估內容包括合同主體資格、合同條款合法性、違約責任、爭議解決方式等方面。（二）防控措施1.根據風險評估結果，制定相應的風險防控措施，如完善合同條款、加強合同審核、建立風險預警機制等。2.加強對員工的法律培訓，提高員工的法律意識和風險防范能力。3.關注法律法規和政策變化，及時調整合同管理策略，確保公司合同管理工作符合法律要求。（三）應急處理1.建立合同法律風險應急處理機制，對于突發的法律風險事件，能夠迅速做出反應。2.當發生合同糾紛或法律風險事件時，商務合同部應及時收集相關證據，組織法律專業人員進行分析研究，制定應對方案，并向上級領導匯報。3.積極采取措施應對合同糾紛，維護公司合法權益，盡量減少損失。十、績效考核（一）考核原則1.客觀公正原則：考核應基于事實，客觀評價員工的工作表現。2.全面考核原則：考核內容應涵蓋工作業績、工作能力、工作態度等方面。3.激勵與約束并重原則：通過績效考核，激勵員工積極工作，同時對表現不佳的員工進行約束和改進。（二）考核指標1.工作業績指標：包括合同簽訂數量、合同金額、合同履行率、合同糾紛處理情況等。2.工作能力指標：包括合同起草與審核能力、商務談判能力、溝通協調能力、風險防控能力等。3.工作態度指標：包括責任心、敬業精神、團隊合作精神等。（三）考核周期績效考核周期為季度考核和年度考核相結合。季度考核于每季度末進行，年度考核于每年年末進行。（四）考核程序1.員工自評：員工根據本季度或本年度工作表現，填寫《績效考核自評表》，對自己的工作業績、工作能力、工作態度等進行自我評價。2.上級評價：上級領導根據員工的工作表現，對員工進行評價，填寫《績效考核評價表》。3.綜合評定：商務合同部經理根據員工自評和上級評價結果，結合日常工作表現，對員工進行綜合評定，確定考核等級。4.結果反饋：將績效考核結果反饋給員工，與員工進行溝通，提出改進建議和發展方向。（五）考核結果應用1.績效獎金發放：根據績效考核結果，發放