商品采購與管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司商品采購行為，加強采購管理，確保采購工作的高效、有序進行，保障公司生產經營活動的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及商品采購的部門和人員。（三）基本原則1.按需采購原則：根據公司生產、銷售、運營等實際需求進行采購，避免盲目采購和積壓庫存。2.質量優(yōu)先原則：確保所采購商品的質量符合相關標準和要求，優(yōu)先選擇優(yōu)質供應商和高質量商品。3.成本控制原則：在保證商品質量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高公司經濟效益。4.公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，維護公司利益，杜絕不正當交易。5.廉潔自律原則：采購人員應嚴格遵守廉潔自律規(guī)定，嚴禁收受供應商賄賂或謀取私利。二、采購組織與職責（一）采購決策機構公司設立采購決策委員會，由公司高層管理人員、相關部門負責人等組成。采購決策委員會負責審議和批準重大采購項目、采購政策和采購預算等事項。（二）采購執(zhí)行部門公司設立采購部，作為采購工作的執(zhí)行部門，負責具體的采購業(yè)務操作。采購部的主要職責包括：1.制定采購計劃：根據公司需求，結合市場情況，制定年度、季度和月度采購計劃。2.供應商管理：開發(fā)、評估、選擇和管理供應商，建立供應商檔案，維護良好的合作關系。3.采購訂單下達：根據采購計劃和審批結果，及時下達采購訂單，跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保按時、按質、按量到貨。4.采購合同管理：起草、審核、簽訂和執(zhí)行采購合同，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。5.采購成本控制：通過談判、招標等方式，降低采購成本，提高采購效益。6.采購數據分析：定期對采購數據進行統(tǒng)計和分析，為公司決策提供依據。（三）需求部門職責1.提出采購需求：各需求部門根據本部門的生產、銷售、運營等實際情況，及時、準確地提出采購需求，并提交詳細的采購申請。2.參與采購過程：需求部門應參與采購項目的供應商選擇、合同談判等環(huán)節(jié)，提供必要的技術支持和意見建議。3.驗收采購商品：負責對采購商品進行驗收，確保商品質量、數量等符合要求，并及時反饋驗收結果。（四）財務部門職責1.審核采購預算：參與采購預算的編制和審核，確保采購資金的合理安排。2.支付采購款項：根據采購合同和驗收報告，審核采購款項的支付申請，辦理付款手續(xù)。3.采購成本核算：對采購成本進行核算和分析，提供財務數據支持和建議。三、采購流程（一）采購申請1.各需求部門根據業(yè)務需要，填寫《采購申請表》，詳細注明采購商品的名稱、規(guī)格、型號、數量、需求時間等信息，并提交部門負責人審核。2.部門負責人對采購申請的必要性、合理性進行審核，簽署意見后報分管領導審批。3.分管領導根據公司實際情況和采購預算，對采購申請進行審批，批準后的采購申請交采購部辦理。（二）采購計劃制定采購部根據批準的采購申請，結合市場供應情況、庫存狀況等因素，制定采購計劃。采購計劃應明確采購商品的名稱、規(guī)格、型號、數量、采購時間、采購方式等內容，并報采購決策委員會備案。（三）供應商選擇與評估1.供應商開發(fā)：采購部通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等，建立供應商資源庫。2.供應商篩選：根據采購商品的要求和供應商的基本情況，對供應商進行初步篩選，確定潛在供應商名單。3.供應商評估：采購部組織相關部門對潛在供應商進行實地考察和評估，評估內容包括供應商的生產能力、質量控制、價格水平、交貨期、售后服務等方面。4.供應商選擇：根據評估結果，采購部選擇合適的供應商，并與其進行談判，確定采購價格、交貨期、付款方式等條款。5.供應商審批：采購部將選定的供應商及采購合同條款報采購決策委員會審批，經批準后簽訂采購合同。（四）采購訂單下達1.采購部根據采購合同，制作采購訂單，明確采購商品的名稱、規(guī)格、型號、數量、價格、交貨期、交貨地點等信息。2.采購訂單經采購部負責人審核后，發(fā)送給供應商，并要求供應商簽字確認。3.采購部將采購訂單副本分發(fā)給需求部門、財務部門等相關部門，以便跟蹤訂單執(zhí)行情況。（五）采購合同簽訂1.采購部與供應商就采購合同條款達成一致后，起草采購合同文本。2.采購合同文本應包括合同雙方的基本信息、采購商品的名稱、規(guī)格、型號、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。3.采購合同文本經公司法律顧問審核后，報采購決策委員會審批。4.采購決策委員會批準后，采購部與供應商簽訂采購合同，并加蓋公司公章。（六）采購訂單跟蹤與催貨1.采購部定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時了解供應商的生產進度、質量狀況、交貨期等信息。2.如發(fā)現供應商可能無法按時、按質、按量交貨，采購部應及時與供應商溝通，了解原因，并要求供應商采取措施解決問題。3.對于重要采購項目，采購部應安排專人駐廠監(jiān)造，確保產品質量和交貨期。4.在交貨期臨近時，采購部應向供應商發(fā)出催貨通知，提醒供應商按時交貨。（七）商品驗收1.采購商品到貨前，需求部門應做好驗收準備工作，包括制定驗收標準、準備驗收工具等。2.采購商品到貨后，需求部門應按照驗收標準對商品的數量、質量、規(guī)格、型號等進行驗收。3.驗收合格的商品，需求部門應在《驗收單》上簽字確認，并辦理入庫手續(xù)。4.驗收不合格的商品，需求部門應及時通知采購部，采購部負責與供應商協(xié)商解決退貨、換貨、補貨等問題。（八）采購付款1.采購部根據采購合同和驗收報告，填寫《付款申請表》，注明采購商品的名稱、規(guī)格、型號、數量、價格、付款金額、付款方式等信息，并提交財務部門審核。2.財務部門對《付款申請表》進行審核，核實采購合同的執(zhí)行情況、驗收報告的真實性、發(fā)票的合規(guī)性等。3.財務部門審核通過后，報公司領導審批。4.公司領導批準后，財務部門按照采購合同約定的付款方式和時間，辦理付款手續(xù)。四、采購方式（一）集中采購1.集中采購是指公司將部分通用商品或服務的采購權集中到采購部，由采購部統(tǒng)一組織采購的方式。2.集中采購的范圍包括辦公用品、辦公設備、勞保用品、印刷品、運輸服務等。3.集中采購的優(yōu)點是可以降低采購成本、提高采購效率、規(guī)范采購行為；缺點是可能無法滿足個別部門的特殊需求。（二）分散采購1.分散采購是指各需求部門根據自身業(yè)務需要，自行組織采購的方式。2.分散采購的范圍包括專業(yè)性較強的商品或服務、緊急采購項目等。3.分散采購的優(yōu)點是可以更好地滿足部門的特殊需求、提高采購的靈活性；缺點是可能導致采購成本增加、采購行為不規(guī)范。（三）招標采購1.招標采購是指公司通過公開招標、邀請招標等方式，選擇合適的供應商進行采購的方式。2.招標采購適用于采購金額較大、技術要求較高、市場競爭激烈的采購項目。3.招標采購的優(yōu)點是可以保證采購的公平、公正、公開，降低采購成本，提高采購質量；缺點是招標程序較為繁瑣，采購周期較長。（四）詢價采購1.詢價采購是指公司向多家供應商發(fā)出詢價函，要求供應商報價，然后根據報價情況選擇合適的供應商進行采購的方式。2.詢價采購適用于采購金額較小、技術要求較低、市場競爭較為充分的采購項目。3.詢價采購的優(yōu)點是采購程序簡單、采購周期短；缺點是可能無法獲得最優(yōu)的采購價格和質量。（五）單一來源采購1.單一來源采購是指公司由于特殊原因，只能從唯一的供應商處采購商品或服務的方式。2.單一來源采購適用于涉及國家安全、秘密、搶險救災等緊急情況，以及專利技術、專有技術等特殊商品或服務的采購。3.單一來源采購的優(yōu)點是可以保證采購的及時性和唯一性；缺點是可能無法獲得充分的市場競爭，采購成本較高。五、采購預算管理（一）預算編制1.采購部根據公司年度經營計劃和采購需求，結合市場價格走勢等因素，編制年度采購預算草案。2.年度采購預算草案應包括采購項目、采購數量、采購金額、采購時間等內容，并報財務部門審核。3.財務部門對采購預算草案進行審核，結合公司財務狀況和資金安排，提出修改意見。4.采購部根據財務部門的意見，對采購預算草案進行修改完善，形成年度采購預算方案。5.年度采購預算方案報采購決策委員會審議批準后，下達各部門執(zhí)行。（二）預算執(zhí)行1.各部門應嚴格按照年度采購預算方案執(zhí)行采購任務，不得超預算采購。2.如因業(yè)務發(fā)展需要，確需調整采購預算的，應填寫《采購預算調整申請表》，詳細說明調整原因、調整金額、調整時間等內容，并提交采購部審核。3.采購部對《采購預算調整申請表》進行審核，提出審核意見后報采購決策委員會審批。4.采購決策委員會批準后，采購部對采購預算進行調整，并及時通知相關部門。（三）預算監(jiān)控1.財務部門定期對采購預算的執(zhí)行情況進行監(jiān)控，及時發(fā)現和解決預算執(zhí)行過程中出現的問題。2.采購部應定期向財務部門報送采購預算執(zhí)行情況報表，包括采購項目、采購數量、采購金額、預算執(zhí)行進度等信息。3.對于預算執(zhí)行偏差較大的采購項目，財務部門應會同采購部進行分析，查找原因，并采取相應的措施進行糾正。六、供應商管理（一）供應商開發(fā)1.采購部通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等，建立供應商資源庫。2.采購部對供應商資源庫中的供應商進行初步篩選，確定潛在供應商名單。3.采購部組織相關部門對潛在供應商進行實地考察和評估，評估內容包括供應商的生產能力、質量控制、價格水平、交貨期、售后服務等方面。（二）供應商評估1.采購部定期對供應商進行評估，評估周期一般為每年一次。2.供應商評估的內容包括供應商的經營狀況、生產能力、質量控制、價格水平、交貨期、售后服務等方面。3.采購部根據評估結果，對供應商進行分類管理，分為優(yōu)秀供應商、合格供應商、不合格供應商三類。（三）供應商選擇1.采購部在選擇供應商時，應優(yōu)先選擇優(yōu)秀供應商和合格供應商。2.對于采購金額較大、技術要求較高、市場競爭激烈的采購項目，采購部應通過招標、詢價等方式，選擇合適的供應商。3.采購部與選定的供應商簽訂采購合同，并明確雙方的權利和義務。（四）供應商考核1.采購部定期對供應商的表現進行考核，考核周期一般為每季度一次。2.供應商考核的內容包括供應商的交貨期、質量、價格、售后服務等方面。3.采購部根據考核結果，對供應商進行相應的獎懲，如增加采購量、給予價格優(yōu)惠、暫停合作、取消合作等。（五）供應商淘汰1.對于考核不合格的供應商，采購部應及時與其溝通，要求其限期整改。2.如供應商在規(guī)定期限內未能整改到位，采購部應將其列入不合格供應商名單，并暫停與其合作。3.對于連續(xù)多次考核不合格或出現嚴重質量問題、交貨期延誤等情況的供應商，采購部應將其淘汰，并從供應商資源庫中刪除。七、采購風險管理（一）風險識別1.采購部應定期對采購過程中可能存在的風險進行識別，包括市場風險、質量風險、供應商風險、合同風險、法律風險等。2.采購部可以通過數據分析、案例分析、專家咨詢等方式，識別采購過程中可能存在的風險。（二）風險評估1.采購部對識別出的風險進行評估，評估風險發(fā)生的可能性和影響程度。2.采購部可以采用定性評估和定量評估相結合的方式，對風險進行評估。（三）風險應對1.針對不同類型的風險，采購部應制定相應的風險應對措施，如市場風險應對措施、質量風險應對措施、供應商風險應對措施、合同風險應對措施、法律風險應對措施等。2.采購部應定期對風險應對措施的執(zhí)行情況進行檢查和評估，及時調整和完善風險應對措施。八、監(jiān)督與檢查（一）內部審計1.公司內部審計部門定期對采購業(yè)務進行審計，檢查采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購成本的控制情況等。2.內部審計部門應及時發(fā)現和糾正采購過程中存在的問題，提出改進建議，并跟蹤整改情況。（二）財務監(jiān)督1.財務部門對采購資金的使用情況進行監(jiān)督，確保采購資金的合理使用和安全。2.財務部門應定期對采購成本進行核算和分析，檢查采購成本的控制情況，提出降低采購成本的建議。（三）采購部門自查1.采