外外貿(mào)業(yè)務(wù)管理制度總則目的本制度旨在規(guī)范公司外貿(mào)業(yè)務(wù)流程，提高工作效率，保障業(yè)務(wù)順利開(kāi)展，加強(qiáng)對(duì)外貿(mào)業(yè)務(wù)的管理與監(jiān)督，確保公司利益最大化，促進(jìn)公司外貿(mào)業(yè)務(wù)健康、可持續(xù)發(fā)展。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及外貿(mào)業(yè)務(wù)的部門、崗位及相關(guān)工作人員。基本原則1.合規(guī)經(jīng)營(yíng)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)、國(guó)際貿(mào)易規(guī)則及相關(guān)政策要求，合法開(kāi)展外貿(mào)業(yè)務(wù)。2.誠(chéng)實(shí)守信原則：在業(yè)務(wù)往來(lái)中秉持誠(chéng)實(shí)守信的態(tài)度，維護(hù)公司良好形象，確保交易的真實(shí)性和可靠性。3.風(fēng)險(xiǎn)防控原則：對(duì)業(yè)務(wù)過(guò)程中的各類風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面識(shí)別、評(píng)估和控制，采取有效措施降低風(fēng)險(xiǎn)損失。4.效率優(yōu)先原則：優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，提高工作效率，確保業(yè)務(wù)能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地完成，滿足客戶需求。5.團(tuán)隊(duì)協(xié)作原則：各部門、崗位之間要密切配合，加強(qiáng)溝通協(xié)作，形成工作合力，共同推動(dòng)外貿(mào)業(yè)務(wù)順利進(jìn)行。組織架構(gòu)與職責(zé)組織架構(gòu)公司設(shè)立專門的外貿(mào)業(yè)務(wù)部門，負(fù)責(zé)外貿(mào)業(yè)務(wù)的整體運(yùn)營(yíng)。外貿(mào)業(yè)務(wù)部門下分設(shè)業(yè)務(wù)部、單證部、物流部等相關(guān)崗位，各崗位分工明確，協(xié)同工作。職責(zé)分工1.業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)市場(chǎng)調(diào)研與分析，尋找潛在客戶，開(kāi)拓國(guó)際市場(chǎng)。與客戶進(jìn)行商務(wù)洽談，了解客戶需求，促成業(yè)務(wù)合作，簽訂銷售合同。跟進(jìn)訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決客戶問(wèn)題，確保訂單按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。收集客戶反饋信息，維護(hù)客戶關(guān)系，提高客戶滿意度和忠誠(chéng)度。2.單證部負(fù)責(zé)制作、審核各類外貿(mào)單證，包括商業(yè)發(fā)票、提單、裝箱單、報(bào)關(guān)單等。確保單證的準(zhǔn)確性、完整性和及時(shí)性，符合國(guó)際貿(mào)易慣例和相關(guān)法律法規(guī)要求。協(xié)助業(yè)務(wù)部處理與單證相關(guān)的問(wèn)題，如單證不符的修改、補(bǔ)辦等。負(fù)責(zé)單證的歸檔管理，以備查閱。3.物流部根據(jù)訂單要求，安排貨物的運(yùn)輸、倉(cāng)儲(chǔ)等物流事宜。選擇合適的物流供應(yīng)商，簽訂運(yùn)輸合同，確保貨物安全、及時(shí)送達(dá)目的地。辦理貨物的進(jìn)出口報(bào)關(guān)、報(bào)檢手續(xù)，協(xié)助解決物流過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，如海關(guān)查驗(yàn)、貨代糾紛等。跟蹤物流信息，及時(shí)反饋給業(yè)務(wù)部和客戶，以便掌握貨物動(dòng)態(tài)。業(yè)務(wù)流程規(guī)范客戶開(kāi)發(fā)與詢盤處理1.業(yè)務(wù)人員通過(guò)多種渠道進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，收集潛在客戶信息，包括行業(yè)展會(huì)、商務(wù)網(wǎng)站、社交媒體、客戶推薦等。2.對(duì)收集到的客戶信息進(jìn)行整理、分析，篩選出有合作意向的客戶，建立客戶檔案。3.接到客戶詢盤后，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)回復(fù)，明確客戶需求，提供相關(guān)產(chǎn)品信息和報(bào)價(jià)。回復(fù)內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、專業(yè)，體現(xiàn)公司的優(yōu)勢(shì)和特色。4.在與客戶溝通詢盤過(guò)程中，業(yè)務(wù)人員要了解客戶的采購(gòu)意向、預(yù)算、交貨期等關(guān)鍵信息，為后續(xù)的業(yè)務(wù)洽談做好準(zhǔn)備。商務(wù)洽談與合同簽訂1.根據(jù)客戶詢盤情況，業(yè)務(wù)人員與客戶進(jìn)行深入的商務(wù)洽談。洽談內(nèi)容包括產(chǎn)品規(guī)格、價(jià)格、數(shù)量、交貨期、付款方式、包裝要求等條款。2.雙方就合同條款達(dá)成一致后，業(yè)務(wù)人員起草銷售合同。合同內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，避免出現(xiàn)模糊或歧義條款。3.銷售合同起草完成后，提交給公司相關(guān)部門進(jìn)行審核，包括法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、業(yè)務(wù)部等。各部門應(yīng)從自身專業(yè)角度對(duì)合同條款進(jìn)行審查，提出修改意見(jiàn)。4.根據(jù)審核意見(jiàn)，業(yè)務(wù)人員對(duì)銷售合同進(jìn)行修改完善，確保合同的合法性、完整性和可操作性。修改后的合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。訂單執(zhí)行與跟蹤1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)將訂單信息傳遞給相關(guān)部門，包括單證部、物流部等，確保各部門明確工作任務(wù)和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。2.單證部根據(jù)訂單和合同要求，制作各類外貿(mào)單證。在制作過(guò)程中，要嚴(yán)格按照國(guó)際貿(mào)易慣例和相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行操作，確保單證的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.單證制作完成后，進(jìn)行內(nèi)部審核，審核無(wú)誤后提交給客戶或相關(guān)銀行。同時(shí)，將單證副本歸檔保存，以備查閱。4.物流部根據(jù)訂單要求，安排貨物的采購(gòu)、生產(chǎn)、運(yùn)輸?shù)仁乱恕Ｔ诓少?gòu)過(guò)程中，要選擇合適的供應(yīng)商，確保原材料的質(zhì)量和供應(yīng)及時(shí)性。在生產(chǎn)過(guò)程中，要與生產(chǎn)部門密切溝通協(xié)調(diào)，確保產(chǎn)品按時(shí)、按質(zhì)完成。在運(yùn)輸過(guò)程中，要選擇可靠的物流供應(yīng)商，辦理好進(jìn)出口報(bào)關(guān)、報(bào)檢手續(xù)，確保貨物安全、順利送達(dá)目的地。5.業(yè)務(wù)人員要定期跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時(shí)掌握貨物生產(chǎn)進(jìn)度、運(yùn)輸狀態(tài)等信息。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題或異常情況，要及時(shí)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，采取有效措施解決問(wèn)題，確保訂單能夠按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。收發(fā)貨與結(jié)算1.貨物生產(chǎn)完成后，物流部負(fù)責(zé)安排貨物的發(fā)運(yùn)。在發(fā)運(yùn)前，要對(duì)貨物進(jìn)行檢驗(yàn)、包裝，確保貨物符合運(yùn)輸要求。同時(shí)，要辦理好出口報(bào)關(guān)、報(bào)檢手續(xù)，取得相關(guān)單證。2.貨物發(fā)運(yùn)后，物流部要及時(shí)將提單等運(yùn)輸單證提交給單證部，單證部審核無(wú)誤后提交給客戶或銀行，以便客戶辦理提貨手續(xù)。3.業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)跟進(jìn)貨款回收情況，按照合同約定的付款方式，及時(shí)與客戶溝通協(xié)調(diào)，確保貨款按時(shí)足額到賬。如客戶出現(xiàn)逾期付款情況，要及時(shí)采取催款措施，必要時(shí)通過(guò)法律途徑解決。4.財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)核對(duì)業(yè)務(wù)款項(xiàng)的收付情況，定期與業(yè)務(wù)部、單證部等相關(guān)部門進(jìn)行對(duì)賬，確保賬目清晰、準(zhǔn)確。同時(shí)，做好財(cái)務(wù)核算和報(bào)表編制工作，為公司決策提供財(cái)務(wù)依據(jù)。風(fēng)險(xiǎn)管理市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)1.密切關(guān)注國(guó)際市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，包括市場(chǎng)需求變化、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手動(dòng)態(tài)、政策法規(guī)調(diào)整等因素，及時(shí)調(diào)整公司的市場(chǎng)策略和產(chǎn)品布局，以應(yīng)對(duì)市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)。2.加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研和分析，定期收集、整理、分析市場(chǎng)信息，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研，了解客戶需求和市場(chǎng)趨勢(shì)，提前做好產(chǎn)品研發(fā)和市場(chǎng)推廣準(zhǔn)備，提高公司的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。信用風(fēng)險(xiǎn)1.在客戶開(kāi)發(fā)階段，對(duì)客戶進(jìn)行嚴(yán)格的信用評(píng)估，收集客戶的信用信息，包括客戶的財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)狀況、信用記錄等。通過(guò)多種渠道核實(shí)客戶信息的真實(shí)性和可靠性，評(píng)估客戶的信用風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。2.根據(jù)客戶的信用風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，制定相應(yīng)的信用政策。對(duì)于信用良好的客戶，可以給予一定的信用額度和賬期；對(duì)于信用風(fēng)險(xiǎn)較高的客戶，應(yīng)采取較為嚴(yán)格的付款方式，如預(yù)付款、即期付款等。3.在業(yè)務(wù)合作過(guò)程中，密切關(guān)注客戶的信用狀況變化。如發(fā)現(xiàn)客戶出現(xiàn)經(jīng)營(yíng)困難、財(cái)務(wù)危機(jī)、逾期付款等情況，要及時(shí)采取措施，如暫停發(fā)貨、催收貨款、調(diào)整信用額度等，降低信用風(fēng)險(xiǎn)損失。匯率風(fēng)險(xiǎn)1.密切關(guān)注匯率波動(dòng)情況，及時(shí)了解匯率變化趨勢(shì)。通過(guò)專業(yè)的外匯市場(chǎng)分析工具和渠道，獲取匯率信息，為公司決策提供參考。2.根據(jù)公司的業(yè)務(wù)情況和匯率走勢(shì)，合理選擇結(jié)算貨幣。在簽訂合同時(shí)，與客戶協(xié)商確定合適的結(jié)算貨幣，盡量避免使用匯率波動(dòng)較大的貨幣進(jìn)行結(jié)算。3.對(duì)于受匯率波動(dòng)影響較大的業(yè)務(wù)，可以采取套期保值等金融手段來(lái)規(guī)避匯率風(fēng)險(xiǎn)。如通過(guò)外匯遠(yuǎn)期合約、外匯期權(quán)等金融工具，鎖定匯率，降低匯率波動(dòng)對(duì)公司利潤(rùn)的影響。法律風(fēng)險(xiǎn)1.加強(qiáng)對(duì)國(guó)際貿(mào)易法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和研究，確保公司業(yè)務(wù)操作符合法律法規(guī)要求。定期組織員工參加法律法規(guī)培訓(xùn)，提高員工的法律意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。2.在業(yè)務(wù)合同簽訂前，由法務(wù)部對(duì)合同條款進(jìn)行審核，確保合同的合法性、完整性和可操作性。對(duì)于涉及重大法律風(fēng)險(xiǎn)的合同，要組織專業(yè)法律人士進(jìn)行論證，提出風(fēng)險(xiǎn)防控建議。3.在業(yè)務(wù)執(zhí)行過(guò)程中，如遇到法律糾紛或問(wèn)題，要及時(shí)咨詢專業(yè)法律人士，尋求法律支持和解決方案。同時(shí)，要妥善保存相關(guān)證據(jù)，維護(hù)公司的合法權(quán)益。信息管理客戶信息管理1.建立完善的客戶信息檔案，記錄客戶的基本信息、聯(lián)系方式、業(yè)務(wù)往來(lái)情況、信用評(píng)估等內(nèi)容。客戶信息檔案應(yīng)及時(shí)更新，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.對(duì)客戶信息進(jìn)行分類管理，根據(jù)客戶的重要性、業(yè)務(wù)量等因素，將客戶分為重點(diǎn)客戶、一般客戶和潛在客戶。針對(duì)不同類型的客戶，采取不同的管理策略和服務(wù)措施。3.嚴(yán)格保密客戶信息，未經(jīng)客戶同意，不得向任何第三方泄露客戶信息。加強(qiáng)對(duì)員工的教育和培訓(xùn)，提高員工的信息安全意識(shí)，防止客戶信息泄露事件的發(fā)生。業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)管理1.建立業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析制度，定期收集、整理、分析業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，包括銷售數(shù)據(jù)、訂單數(shù)據(jù)、客戶數(shù)據(jù)、市場(chǎng)數(shù)據(jù)等。通過(guò)數(shù)據(jù)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)中存在的問(wèn)題和趨勢(shì)，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。2.業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整記錄，確保數(shù)據(jù)的可追溯性。各部門要按照規(guī)定的時(shí)間和格式報(bào)送業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)數(shù)據(jù)。3.利用信息化手段對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，建立業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的自動(dòng)化處理和共享。通過(guò)業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)，提高工作效率，減少人為錯(cuò)誤，提升公司的管理水平。文件檔案管理1.對(duì)外貿(mào)業(yè)務(wù)過(guò)程中產(chǎn)生的各類文件、檔案進(jìn)行規(guī)范管理，包括合同、訂單、單證、郵件、信函等。文件檔案應(yīng)按照類別、時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，便于查閱和保管。2.建立文件檔案借閱制度，嚴(yán)格控制文件檔案的借閱范圍和程序。借閱文件檔案時(shí)，需填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱人員要妥善保管文件檔案，按時(shí)歸還，不得擅自復(fù)印、轉(zhuǎn)借或丟失文件檔案。3.定期對(duì)文件檔案進(jìn)行備份，確保文件檔案的安全性和完整性。同時(shí)，做好文件檔案的存儲(chǔ)環(huán)境管理，防止文件檔案因火災(zāi)、水災(zāi)、蟲(chóng)災(zāi)等原因損壞或丟失。績(jī)效考核與激勵(lì)績(jī)效考核指標(biāo)1.業(yè)務(wù)人員銷售額：考核業(yè)務(wù)人員的銷售業(yè)績(jī)，包括新客戶開(kāi)發(fā)數(shù)量、老客戶訂單金額增長(zhǎng)等指標(biāo)。客戶滿意度：通過(guò)客戶反饋調(diào)查等方式，考核業(yè)務(wù)人員的客戶服務(wù)質(zhì)量，客戶滿意度應(yīng)達(dá)到公司設(shè)定的目標(biāo)值。訂單執(zhí)行率：考核業(yè)務(wù)人員對(duì)訂單的跟蹤和執(zhí)行情況，確保訂單按時(shí)、按質(zhì)、按量完成，訂單執(zhí)行率應(yīng)達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。貨款回收率：考核業(yè)務(wù)人員對(duì)貨款的回收情況，貨款回收率應(yīng)達(dá)到公司要求的比例。市場(chǎng)開(kāi)拓：考核業(yè)務(wù)人員在新市場(chǎng)開(kāi)發(fā)、客戶拓展等方面的工作成果，如新增客戶數(shù)量、市場(chǎng)份額增長(zhǎng)等指標(biāo)。2.單證人員單證準(zhǔn)確率：考核單證人員制作單證的準(zhǔn)確性，單證錯(cuò)誤率應(yīng)控制在規(guī)定范圍內(nèi)。單證及時(shí)率：考核單證人員辦理單證的及時(shí)性，確保單證能夠按時(shí)提交給客戶或銀行，單證及時(shí)率應(yīng)達(dá)到公司要求的標(biāo)準(zhǔn)。單證歸檔完整性：考核單證人員對(duì)單證檔案的整理和歸檔情況，確保單證檔案完整、有序，便于查閱。3.物流人員貨物按時(shí)發(fā)運(yùn)率：考核物流人員安排貨物發(fā)運(yùn)的及時(shí)性，確保貨物能夠按時(shí)發(fā)運(yùn)，貨物按時(shí)發(fā)運(yùn)率應(yīng)達(dá)到公司設(shè)定的目標(biāo)值。物流成本控制：考核物流人員在物流費(fèi)用控制方面的工作成果，物流成本應(yīng)控制在預(yù)算范圍內(nèi)。物流服務(wù)質(zhì)量：通過(guò)客戶反饋調(diào)查等方式，考核物流人員的物流服務(wù)質(zhì)量，客戶滿意度應(yīng)達(dá)到公司要求的標(biāo)準(zhǔn)。績(jī)效考核周期績(jī)效考核周期為月度考核與年度考核相結(jié)合。月度考核于次月上旬進(jìn)行，主要對(duì)員工當(dāng)月的工作表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)估和反饋。年度考核于次年年初進(jìn)行，綜合全年各月度考核結(jié)果，對(duì)員工進(jìn)行全面評(píng)價(jià)，并確定年度績(jī)效獎(jiǎng)金和晉升等事宜。激勵(lì)措施1.設(shè)立績(jī)效獎(jiǎng)金，根據(jù)員工的績(jī)效考核結(jié)果發(fā)放績(jī)效獎(jiǎng)金。績(jī)效獎(jiǎng)金與員工的績(jī)效得分掛鉤，績(jī)效得分越高，績(jī)效獎(jiǎng)金越高。2.對(duì)于績(jī)效優(yōu)秀的員工，給予晉升、調(diào)薪等獎(jiǎng)勵(lì)。晉升機(jī)會(huì)優(yōu)先考慮績(jī)效突出、能力較強(qiáng)的員工，為員工提供廣闊的發(fā)展空間。3.定期評(píng)選優(yōu)秀員工、業(yè)務(wù)