國稅約談室管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范國稅約談室的使用與管理，確保約談工作的順利開展，提高稅收征管效率，保障稅務(wù)機關(guān)與納稅人之間的溝通交流順暢、有序，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于國稅機關(guān)在稅收征管過程中，依據(jù)法律法規(guī)對納稅人、扣繳義務(wù)人等相關(guān)人員進行約談所涉及的約談室使用及相關(guān)管理活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則約談工作必須嚴格遵循國家稅收法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，確保約談程序合法、合規(guī)。2.公正公平原則對待所有約談對象一視同仁，不偏袒、不歧視，保證約談過程和結(jié)果的公正性與公平性。3.高效便民原則在確保約談質(zhì)量的前提下，優(yōu)化約談流程，提高工作效率，最大程度地方便納稅人。4.保密原則對約談過程中涉及的納稅人商業(yè)秘密、個人隱私等信息嚴格保密，不得泄露。二、約談室設(shè)置與布局（一）選址要求1.約談室應(yīng)選擇在相對獨立、安靜的區(qū)域，避免外界干擾，確保約談工作能夠在不受干擾的環(huán)境下進行。2.選址應(yīng)考慮交通便利，方便納稅人前來參加約談。（二）房間布局1.約談區(qū)配備舒適的桌椅，確保約談雙方有良好的坐姿和交流空間。桌椅擺放應(yīng)符合人體工程學(xué)原理，方便雙方溝通。約談區(qū)應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識，表明其功能用途。2.資料區(qū)設(shè)置專門的資料架或文件柜，用于存放與約談相關(guān)的各類文件、資料、報表等。資料應(yīng)分類存放，便于查找和使用。3.設(shè)備區(qū)配備必要的辦公設(shè)備，如電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機等，以滿足約談過程中信息查詢、資料打印、文件傳遞等需求。同時，應(yīng)確保設(shè)備正常運行，定期進行維護和檢查。4.監(jiān)控區(qū)安裝監(jiān)控設(shè)備，對約談全過程進行實時監(jiān)控。監(jiān)控設(shè)備應(yīng)保證畫面清晰、聲音可辨，且監(jiān)控資料應(yīng)妥善保存一定期限，以備后續(xù)查閱。監(jiān)控設(shè)備的設(shè)置應(yīng)不影響約談雙方的正常交流，且監(jiān)控區(qū)域應(yīng)覆蓋整個約談室。三、約談室使用管理（一）預(yù)約登記1.稅務(wù)機關(guān)相關(guān)部門或人員如需使用約談室，應(yīng)提前填寫《約談室使用申請表》，詳細注明約談對象、約談時間、約談事項等信息。2.《約談室使用申請表》應(yīng)提交至約談室管理部門進行審核。審核內(nèi)容包括約談事項的必要性、約談時間的合理性等。審核通過后，由管理部門進行預(yù)約登記，并安排專人負責(zé)協(xié)調(diào)約談室的使用事宜。3.預(yù)約登記應(yīng)記錄在專門的《約談室使用登記簿》上，內(nèi)容包括申請部門、申請人、約談對象、約談時間、約談事項、預(yù)約時間等信息。登記簿應(yīng)妥善保存，以備查詢。（二）使用安排1.根據(jù)預(yù)約登記情況，約談室管理部門按照先來后到的原則，合理安排約談室的使用順序。如遇特殊情況，需調(diào)整約談時間或更換約談室的，應(yīng)提前與申請人溝通協(xié)調(diào)，并重新進行預(yù)約登記。2.在約談前，管理部門應(yīng)確保約談室的環(huán)境整潔、設(shè)備正常運行，并按照約談要求準(zhǔn)備好相關(guān)資料。3.對于重要約談或涉及多個部門的聯(lián)合約談，管理部門應(yīng)提前通知相關(guān)部門做好準(zhǔn)備工作，確保約談工作的順利進行。（三）使用期限1.單次約談的使用期限一般不得超過[X]小時。如有特殊情況需要延長使用時間的，應(yīng)提前向約談室管理部門提出申請，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。2.管理部門應(yīng)在約談結(jié)束后及時收回約談室，以便安排下一次約談使用。如因特殊原因未能按時收回的，應(yīng)提前與后續(xù)預(yù)約使用的部門或人員溝通協(xié)調(diào)，重新安排使用時間。（四）使用規(guī)范1.約談人員應(yīng)嚴格按照預(yù)約時間使用約談室，不得擅自更改約談時間。如因特殊原因無法按時到達的，應(yīng)提前至少[X]小時通知約談室管理部門，以便重新安排。2.在約談過程中，約談人員應(yīng)保持良好的秩序和文明禮貌，不得大聲喧嘩、爭吵或進行其他影響約談?wù)＿M行的行為。3.約談人員應(yīng)愛護約談室內(nèi)的設(shè)施設(shè)備，不得隨意損壞或拆卸。如因使用不當(dāng)造成設(shè)施設(shè)備損壞的，應(yīng)照價賠償。4.約談結(jié)束后，約談人員應(yīng)及時清理約談室內(nèi)的文件、資料等物品，保持約談室的整潔衛(wèi)生。四、約談流程管理（一）約談準(zhǔn)備1.確定約談對象稅務(wù)機關(guān)根據(jù)稅收征管工作需要，通過數(shù)據(jù)分析、風(fēng)險評估等方式，確定需要進行約談的納稅人、扣繳義務(wù)人等對象。2.收集約談資料約談人員應(yīng)提前收集與約談對象相關(guān)的稅收征管資料、財務(wù)報表、納稅申報數(shù)據(jù)等信息，以便在約談過程中能夠準(zhǔn)確了解情況，發(fā)現(xiàn)問題。3.制定約談提綱根據(jù)約談目的和收集到的資料，約談人員應(yīng)制定詳細的約談提綱。約談提綱應(yīng)明確約談的主要內(nèi)容、問題要點、詢問方式等，確保約談工作有針對性、有重點地進行。（二）發(fā)出約談通知1.稅務(wù)機關(guān)應(yīng)提前向約談對象發(fā)出《稅務(wù)約談通知書》，告知約談對象約談的時間、地點、內(nèi)容、要求等事項。2.《稅務(wù)約談通知書》應(yīng)采用書面形式，并加蓋稅務(wù)機關(guān)公章。通知書應(yīng)通過直接送達、郵寄送達或公告送達等方式送達約談對象。3.如因特殊情況無法提前送達《稅務(wù)約談通知書》的，應(yīng)在約談時向約談對象說明情況，并記錄在案。（三）約談實施1.約談人員應(yīng)按照預(yù)約時間準(zhǔn)時到達約談室，與約談對象進行溝通交流。2.在約談過程中，約談人員應(yīng)首先向約談對象說明約談的目的、依據(jù)和程序，消除約談對象的顧慮。3.約談人員應(yīng)按照約談提綱，有針對性地詢問約談對象相關(guān)問題，要求約談對象如實提供有關(guān)資料和情況，并對其回答進行記錄。4.約談對象有權(quán)對約談事項進行陳述、申辯和解釋。約談人員應(yīng)認真聽取約談對象的意見，并做好記錄。5.約談過程中，如需要查閱、復(fù)制約談對象的相關(guān)資料，約談人員應(yīng)按照規(guī)定的程序和權(quán)限進行操作，并向約談對象說明情況。（四）約談記錄1.約談人員應(yīng)使用專門的《稅務(wù)約談記錄》對約談過程進行詳細記錄。記錄內(nèi)容應(yīng)包括約談時間、地點、約談人員、約談對象、約談內(nèi)容、約談對象的陳述申辯情況等。2.《稅務(wù)約談記錄》應(yīng)采用鋼筆或簽字筆書寫，字跡工整、清晰，不得隨意涂改。如有涂改，應(yīng)在涂改處加蓋約談人員或約談對象的印章。3.約談記錄應(yīng)由約談人員和約談對象簽字確認。如約談對象拒絕簽字的，約談人員應(yīng)在記錄中注明情況，并由在場的其他人員簽字證明。（五）約談結(jié)果處理1.約談結(jié)束后，約談人員應(yīng)根據(jù)約談情況，撰寫《稅務(wù)約談報告》，對約談對象的情況進行分析總結(jié)，提出處理建議。2.《稅務(wù)約談報告》應(yīng)包括約談基本情況、約談對象的陳述申辯情況、發(fā)現(xiàn)的問題及證據(jù)、處理建議等內(nèi)容。3.稅務(wù)機關(guān)應(yīng)根據(jù)《稅務(wù)約談報告》，對約談對象的問題進行分類處理。對于一般性問題，可要求約談對象限期整改；對于涉嫌稅收違法行為的，應(yīng)依法進行立案查處。五、保密管理（一）保密范圍1.約談過程中涉及的納稅人商業(yè)秘密，如企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營情況、產(chǎn)品配方、客戶名單、營銷策略等。2.約談對象的個人隱私信息，如身份證號碼、聯(lián)系方式、家庭住址等。3.稅務(wù)機關(guān)內(nèi)部的工作秘密，如稅收征管數(shù)據(jù)、風(fēng)險評估模型、案件查處情況等。（二）保密措施1.約談室管理部門應(yīng)與約談人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.約談人員在約談過程中不得向無關(guān)人員透露約談內(nèi)容和相關(guān)信息。如因工作需要必須向外提供信息的，應(yīng)按照規(guī)定的程序和權(quán)限進行審批，并對提供的信息進行保密處理。3.約談室的監(jiān)控資料應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱、復(fù)制和傳播。4.對于涉及保密信息的文件、資料等，應(yīng)在專門的保密柜中存放，并按照規(guī)定的期限進行保管。保管期限屆滿后，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀。（三）監(jiān)督檢查1.稅務(wù)機關(guān)應(yīng)定期對約談室的保密管理情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.對于違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、設(shè)備管理（一）設(shè)備配備約談室應(yīng)配備滿足約談工作需要的各類設(shè)備，包括但不限于電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機、桌椅、文件柜、監(jiān)控設(shè)備等。設(shè)備的配備應(yīng)根據(jù)實際工作需求和經(jīng)濟合理性進行確定。（二）設(shè)備維護1.管理部門應(yīng)建立健全設(shè)備維護管理制度，定期對設(shè)備進行檢查、維護和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運行。2.對于設(shè)備出現(xiàn)的故障或問題，管理部門應(yīng)及時聯(lián)系專業(yè)維修人員進行維修。維修記錄應(yīng)詳細記錄設(shè)備故障情況、維修時間、維修人員等信息，并妥善保存。3.管理部門應(yīng)定期對設(shè)備進行更新和升級，以滿足不斷變化的工作需求。（三）設(shè)備使用1.約談人員應(yīng)按照操作規(guī)程正確使用設(shè)備，不得擅自更改設(shè)備設(shè)置或進行其他違規(guī)操作。2.在設(shè)備使用過程中，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備出現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時停止使用，并報告管理部門。七、人員管理（一）約談人員職責(zé)1.負責(zé)約談工作的組織實施，按照規(guī)定的程序和要求進行約談。2.認真收集、分析約談資料，制定約談提綱，確保約談工作有針對性、有重點地進行。3.在約談過程中，如實記錄約談內(nèi)容，認真聽取約談對象的陳述申辯，客觀公正地對待約談對象。4.根據(jù)約談情況，撰寫《稅務(wù)約談報告》，提出處理建議。5.遵守保密規(guī)定，妥善保管約談過程中涉及的各類資料和信息。（二）培訓(xùn)與考核1.稅務(wù)機關(guān)應(yīng)定期組織約談人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高約談人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。培訓(xùn)內(nèi)容包括稅收法律法規(guī)、財務(wù)會計知識、約談