圖文店采購管理制度總則1.目的為了規范圖文店的采購行為，確保采購工作的高效、有序進行，保證所采購物資和服務的質量，降低采購成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于圖文店內所有物資和服務的采購活動，包括但不限于紙張、油墨、打印機、復印機、辦公文具、電腦設備、軟件、廣告制作材料以及各類外包服務等。3.采購原則按需采購原則：根據實際業務需求，合理安排采購計劃，避免盲目采購和庫存積壓。質量優先原則：在滿足業務需求的前提下，優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商和產品。價格合理原則：通過市場調研、詢價、招標等方式，確保采購價格合理，具有市場競爭力。公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應商享有平等的參與機會。廉潔自律原則：采購人員應嚴格遵守廉潔自律的規定，不得接受供應商的賄賂、回扣或其他不正當利益。采購流程1.需求申請各部門根據業務需要，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物資或服務的名稱、規格、型號、數量、用途、預計到貨時間等信息?！恫少徤暾埍怼沸杞洸块T負責人審核簽字后，提交至采購部門。2.采購審批采購部門收到《采購申請表》后，對采購需求進行初步審核，核實需求的合理性和必要性。對于金額較大或重要的采購項目，采購部門應組織相關人員進行評審，形成評審意見，并報總經理審批。總經理根據評審意見和公司實際情況，做出最終審批決定。審批通過的《采購申請表》返回采購部門，作為采購執行的依據。3.供應商選擇與管理供應商開發：采購部門通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等，建立供應商數據庫。供應商評估：對潛在供應商進行評估，評估內容包括供應商的資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面。評估可采用實地考察、問卷調查、樣品測試、查閱供應商歷史業績等方式進行。供應商選擇：根據評估結果，選擇合適的供應商。對于常規物資和服務的采購，可選擇多家供應商進行比價采購；對于關鍵物資和重要服務的采購，應選擇具有較強實力和良好信譽的供應商，并簽訂合作協議。供應商管理：建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、合作歷史、評估結果等內容。定期對供應商進行跟蹤評估，根據評估結果調整供應商合作策略，如增加或減少采購份額、暫停合作等。4.采購執行詢價與報價：采購人員向選定的供應商發送詢價單，要求供應商提供產品或服務的報價。詢價單應明確采購物資或服務的詳細規格、數量、交貨時間、交貨地點、付款方式等要求。比價與議價：采購人員收集多家供應商的報價后，進行比價分析。對于價格差異較大的項目，應與供應商進行議價，爭取更優惠的價格。合同簽訂：確定中標供應商后，采購人員與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括產品或服務的規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、付款方式、售后服務等條款。合同簽訂前，需經法務部門審核，確保合同的合法性和有效性。5.采購驗收到貨通知：采購合同簽訂后，采購人員應及時跟蹤采購進度，確保供應商按時交貨。貨物到達前，采購人員應通知倉庫管理人員做好收貨準備，并告知驗收人員到貨時間、地點、貨物名稱、數量等信息。驗收標準：制定明確的驗收標準，包括物資的規格、型號、數量、質量、外觀等方面。驗收人員應按照驗收標準對采購物資進行逐一驗收，確保貨物符合要求。驗收流程：驗收人員在收到貨物后，應首先核對送貨單與采購合同的一致性，然后對貨物進行外觀檢查和數量清點。對于需要進行質量檢驗的物資，應按照相關標準進行檢驗。驗收合格的物資，驗收人員應在送貨單上簽字確認，并辦理入庫手續；驗收不合格的物資，應及時與供應商溝通，要求供應商更換或處理。6.付款結算發票審核：采購人員收到供應商開具的發票后，應及時進行審核。審核內容包括發票的真實性、合法性、準確性，發票內容應與采購合同和送貨單一致。付款申請：采購人員根據采購合同和驗收情況，填寫《付款申請表》，注明供應商名稱、采購項目、合同金額、已付款金額、本次申請付款金額等信息?！陡犊钌暾埍怼沸杞洸少彶块T負責人、財務部門審核簽字后，提交至總經理審批。付款執行：總經理審批通過后，財務部門按照合同約定的付款方式和時間，辦理付款手續。付款完成后，財務部門應及時進行賬務處理，并將付款憑證存檔。采購預算管理1.預算編制采購部門應根據公司年度經營計劃和業務需求，編制年度采購預算。采購預算應包括各類物資和服務的采購項目、預計采購金額、采購時間等內容。采購預算編制過程中，應充分考慮市場價格波動、業務發展變化等因素，確保預算的合理性和準確性。年度采購預算編制完成后，經財務部門審核、總經理審批后，作為公司年度預算的一部分下達執行。2.預算執行與控制采購部門應嚴格按照采購預算執行采購任務，不得隨意突破預算。如因特殊原因需要調整采購預算，應按照預算編制和審批程序進行申請和調整。財務部門應定期對采購預算執行情況進行監控和分析，及時發現預算執行過程中的偏差，并采取有效措施進行糾正。采購人員在采購過程中，應嚴格控制采購成本，確保采購價格不超過預算范圍。對于超預算采購的項目，應按照規定進行審批，并說明原因。采購風險管理1.風險識別與評估采購部門應定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，如供應商違約風險、質量風險、價格波動風險、市場風險等。風險識別和評估可采用定性和定量相結合的方法，對風險發生的可能性和影響程度進行分析和評價。2.風險應對措施根據風險評估結果，制定相應的風險應對措施。對于供應商違約風險，可通過選擇信譽良好的供應商、簽訂詳細的合同條款、加強供應商管理等方式進行防范；對于質量風險，應嚴格驗收標準，加強質量檢驗，選擇質量可靠的供應商；對于價格波動風險，可采用套期保值、簽訂長期合同、關注市場動態等方式進行應對；對于市場風險，應加強市場調研和分析，及時調整采購策略。3.風險監控與預警建立風險監控機制，定期對采購風險進行監控和預警。采購人員應及時關注供應商的經營狀況、市場價格變化等信息，發現風險跡象及時報告，并采取相應的措施進行處理。財務部門應根據采購風險監控情況，及時調整財務策略，確保公司資金安全。采購人員行為規范1.職業道德采購人員應遵守國家法律法規和公司各項規章制度，誠實守信，廉潔奉公。不得利用職務之便謀取私利，不得接受供應商的賄賂、回扣或其他不正當利益。保守公司商業秘密，不得泄露采購信息和供應商信息。2.工作紀律采購人員應按時上下班，不得遲到早退。工作時間內不得擅自離崗、串崗或從事與工作無關的事情。嚴格遵守采購流程和審批制度，不得擅自簡化或省略采購環節。積極主動地完成采購任務，不得推諉扯皮、敷衍了事。3.業務能力采購人員應不斷學習和掌握采購業務知識，提高業務水平和工作能力。熟悉市場行情和供應商情況，能夠準確判斷采購物資的質量和價格。具備良好的溝通協調能力和談判技巧，能夠與供應商進行有效的溝通和協商。監督與考核1.監督機制建立采購監督機制，對采購過程進行全程監督。采購部門內部應設立專人負責采購監督工作，定期對采購項目進行檢查和評估。財務部門應加強對采購資金的管理和監督，確保采購資金的合理使用和安全。審計部門應定期對采購業務進行審計，檢查采購制度的執行情況、采購流程的合規性、采購成本的合理性等方面，發現問題及時提出整改意見。2.考核制度制定采購人員考核制度，對采購人員的工作業績、工作態度、業務能力等方面進行考核。考核指標包括采購任務完成情況、采購成本控