培訓檔案室管理制度總則目的為加強公司培訓檔案室的規范化管理，確保培訓檔案資料的完整性、準確性和安全性，充分發揮培訓檔案在公司培訓工作及人力資源管理中的重要作用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內部所有培訓檔案的管理，包括但不限于培訓計劃、培訓教材、培訓記錄、學員考核成績、培訓效果評估等相關資料。職責分工1.人事總監負責培訓檔案室管理制度的審批與監督執行，對培訓檔案管理工作進行整體指導與協調。2.培訓主管（1）負責培訓檔案的日常收集、整理、歸檔、保管和查閱等具體工作。（2）定期對培訓檔案進行清查和盤點，確保檔案資料的完整性和準確性。（3）根據公司培訓工作的需要，及時更新和完善培訓檔案管理系統。3.各部門培訓專員（1）負責本部門培訓資料的收集、整理，并及時移交至培訓檔案室。（2）協助培訓主管做好培訓檔案的查閱和使用工作。培訓檔案的收集與整理培訓檔案的收集范圍1.公司年度培訓計劃、月度培訓計劃及臨時培訓計劃。2.各類培訓課程的培訓教材、講義、課件、參考資料等。3.培訓通知、培訓簽到表、培訓考勤記錄。4.學員在培訓過程中的作業、考試試卷、考核成績等。5.培訓效果評估報告、學員反饋意見表。6.培訓證書、榮譽證書等相關證明材料。7.與培訓相關的會議紀要、活動記錄等。培訓檔案的收集要求1.各部門培訓專員應在培訓活動結束后的[X]個工作日內，將本部門的培訓資料收集齊全，并進行初步整理。2.收集的培訓資料應真實、完整、有效，如有缺失或損壞，應及時補充或修復。3.培訓資料應按照一定的分類標準進行整理，確保資料的系統性和規范性。培訓檔案的整理方法1.分類根據培訓檔案的內容和性質，將其分為培訓計劃類、培訓教材類、培訓記錄類、學員考核類、培訓效果評估類等類別。2.編號為每一份培訓檔案編制唯一的編號，編號應具有系統性和邏輯性，便于查詢和管理。編號規則如下：[培訓檔案類別代碼（2位）][年份（4位）][順序號（4位）]例如：PJ20230001，表示培訓計劃類檔案中2023年的第1份檔案。3.裝訂對紙質培訓檔案進行裝訂時，應確保資料的整齊、牢固，便于翻閱和保存。裝訂順序一般為：封面、目錄、正文、封底。4.編目編制培訓檔案目錄，目錄應包括檔案編號、檔案名稱、日期、保管期限等信息，以便快速查找和核對檔案內容。培訓檔案的歸檔與保管培訓檔案的歸檔流程1.各部門培訓專員將初步整理好的培訓資料移交至培訓主管。2.培訓主管對移交的培訓資料進行審核，審核無誤后，按照整理方法進行進一步整理和編號。3.將整理好的培訓檔案存入培訓檔案室，并在檔案管理系統中進行登記。培訓檔案的保管期限1.培訓計劃類保管期限為[X]年，自培訓計劃執行完畢之日起計算。2.培訓教材類長期保管。3.培訓記錄類保管期限為[X]年，自培訓活動結束之日起計算。4.學員考核類保管期限為[X]年，自學員畢業或離職之日起計算。5.培訓效果評估類保管期限為[X]年，自評估報告出具之日起計算。培訓檔案的保管方式1.紙質檔案保管設立專門的培訓檔案室，配備檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保紙質培訓檔案的安全存放。檔案應按照類別和編號順序排列，便于查找和取用。2.電子檔案保管建立電子培訓檔案管理系統，將所有培訓檔案資料進行電子化存儲。電子檔案應進行備份，備份存儲介質應異地存放，以防止數據丟失。同時，定期對電子檔案進行維護和更新，確保數據的準確性和完整性。培訓檔案的保管要求1.培訓檔案室應保持清潔、整齊、通風良好，溫度和濕度應符合檔案保管要求。2.定期對培訓檔案進行清查和盤點，每年至少進行一次全面清查，確保檔案資料的數量、質量和存放位置準確無誤。3.對破損、褪色、變質的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的可讀性和完整性。4.嚴格遵守檔案查閱和借閱制度，未經批準，任何人不得擅自進入培訓檔案室，不得私自查閱、借閱、復印、銷毀培訓檔案。培訓檔案的查閱與借閱查閱培訓檔案的流程1.查閱人填寫《培訓檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息。2.將申請表提交至培訓主管審批，培訓主管根據查閱目的和實際情況進行審核，審核通過后簽字批準。3.查閱人憑審批通過的申請表到培訓檔案室查閱檔案，查閱過程中應在培訓檔案室工作人員的監督下進行，不得擅自涂改、抽取、損壞檔案資料。4.查閱完畢后，查閱人應及時將檔案歸還培訓檔案室，并在《培訓檔案查閱登記表》上簽字確認。借閱培訓檔案的流程1.借閱人填寫《培訓檔案借閱申請表》，詳細說明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息。2.將申請表提交至培訓主管審批，培訓主管根據借閱用途和檔案保管期限進行審核，審核通過后簽字批準。3.借閱人憑審批通過的申請表到培訓檔案室辦理借閱手續，領取檔案。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。4.借閱人應對借閱的培訓檔案妥善保管，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損，不得擅自復印、摘錄檔案內容。如因保管不善造成檔案損壞或丟失，借閱人應承擔相應的賠償責任。5.借閱人應在規定的借閱期限內歸還檔案，歸還時應確保檔案的完整性和準確性。培訓檔案室工作人員對歸還的檔案進行檢查，如發現問題，應及時與借閱人溝通解決。查閱與借閱培訓檔案的限制1.涉及公司機密或敏感信息的培訓檔案，查閱和借閱應嚴格按照公司保密制度執行，經公司相關領導批準后方可進行。2.未經培訓主管同意，任何人不得查閱或借閱本人的培訓檔案。3.培訓檔案僅供內部查閱和借閱，如需對外提供檔案資料，應按照公司相關規定辦理審批手續。培訓檔案的銷毀銷毀條件1.超過保管期限且無繼續保存價值的培訓檔案。2.因自然災害、意外事故等原因造成損壞且無法修復的培訓檔案。3.經公司相關部門批準同意銷毀的培訓檔案。銷毀流程1.培訓主管定期對培訓檔案進行清查，確定需要銷毀的檔案清單，并填寫《培訓檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、數量、銷毀原因等信息。2.將申請表提交至人事總監審批，人事總監根據檔案銷毀的必要性和合規性進行審核，審核通過后簽字批準。3.培訓主管組織相關人員對批準銷毀的培訓檔案進行銷毀，銷毀過程應進行記錄，記錄內容包括銷毀時間、地點、參與人員、銷毀檔案清單等。4.銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復。5.銷毀工作完成后，參與銷毀的人員應在《培訓檔案銷毀記錄》上簽字確認。培訓檔案管理的監督與檢查內部監督1.人事部門定期對培訓檔案管理工作進行檢查，檢查內容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等環節的執行情況。2.對檢查中發現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況，確保培訓檔案管理工作規范、有序進行。外部審計1.公司定期接受外部審計機構的審計，培訓檔案管理工作作為審計的重要內