培訓部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強培訓部檔案管理，確保培訓部檔案的完整、準確、系統和安全，充分發揮檔案在培訓工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于培訓部所有檔案的管理，包括培訓計劃、培訓教材、學員資料、考核記錄、培訓效果評估報告等。（三）管理原則1.集中統一管理原則：培訓部檔案由專人負責集中管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實性原則：檔案內容必須真實、準確地反映培訓工作的實際情況。3.保密性原則：嚴格遵守公司保密制度，對涉及公司機密和個人隱私的檔案信息予以保密。4.便于利用原則：檔案管理應便于查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）培訓部負責人1.負責培訓部檔案管理工作的全面領導和監督。2.審批檔案管理工作的重要制度、流程和計劃。3.協調解決檔案管理工作中的重大問題。（二）檔案管理人員1.負責培訓部檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等具體工作。2.制定檔案管理制度和工作流程，并組織實施。3.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的安全和完整。4.對檔案管理工作進行總結和分析，提出改進建議。（三）培訓專員1.在培訓工作結束后，及時將相關資料移交檔案管理人員。2.協助檔案管理人員做好檔案的整理和歸檔工作。3.根據工作需要，按照規定查閱和使用檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.培訓計劃：包括年度培訓計劃、月度培訓計劃、專項培訓計劃等。2.培訓教材：自編教材、外購教材、電子教材等。3.學員資料：學員報名登記表、學員基本信息表、學員考勤記錄等。4.考核記錄：培訓考核試卷、考核成績登記表、補考記錄等。5.培訓效果評估報告：學員滿意度調查問卷、培訓效果評估表、培訓總結報告等。6.培訓活動記錄：培訓通知、培訓簽到表、培訓照片、培訓視頻等。7.其他與培訓相關的文件、資料和記錄。（二）收集要求1.各培訓專員應在培訓工作結束后[X]個工作日內，將相關資料移交檔案管理人員。2.移交的資料應齊全、完整、準確，簽字手續完備。3.檔案管理人員應及時對收集到的資料進行核對和整理，發現問題及時與相關人員溝通解決。（三）整理方法1.分類：按照培訓類別、時間順序、資料類型等進行分類。2.編號：為每一類檔案編制唯一的編號，便于管理和查詢。3.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理人員應按照整理好的檔案分類和編號，及時將檔案歸檔到相應的檔案柜或電子存儲設備中。2.歸檔的檔案應排列有序，便于查找和使用。3.電子檔案應按照規定的格式和命名規則進行存儲，確保數據的安全和可讀取性。（二）保管期限1.培訓計劃、培訓教材等長期保存。2.學員資料、考核記錄等保存至學員畢業后[X]年。3.培訓效果評估報告、培訓活動記錄等保存[X]年。（三）保管措施1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規定的標準。2.檔案柜應堅固耐用，有防火、防潮、防蟲、防盜等功能。3.電子檔案應定期進行備份，存儲在不同的介質上，并異地存放。4.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權限1.培訓部內部人員因工作需要查閱檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，經培訓部負責人批準后，方可查閱。2.公司其他部門人員因工作需要查閱培訓部檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，經培訓部負責人和公司分管領導批準后，方可查閱。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱培訓部檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，經培訓部負責人、公司分管領導和公司總經理批準后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、日期、查閱目的等信息。2.將申請表提交給培訓部負責人或相關領導審批。3.審批通過后，檔案管理人員根據查閱申請表提供相應的檔案，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱人姓名、查閱時間、查閱內容等信息。4.查閱人應在指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉借他人。5.查閱完畢后，查閱人應及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）借閱權限1.培訓部內部人員因工作需要借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，經培訓部負責人批準后，方可借閱。2.公司其他部門人員因工作需要借閱培訓部檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，經培訓部負責人和公司分管領導批準后，方可借閱。3.外部單位或個人因特殊原因需要借閱培訓部檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，經培訓部負責人、公司分管領導和公司總經理批準后，方可借閱。（四）借閱程序1.借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、日期、借閱期限等信息。2.將申請表提交給培訓部負責人或相關領導審批。3.審批通過后，檔案管理人員根據借閱申請表提供相應的檔案，并在《檔案借閱登記表》上記錄借閱人姓名、借閱時間、借閱內容、借閱期限等信息。4.借閱人應在借閱期限內歸還檔案，如需延期，應提前辦理續借手續。5.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉借、復印或泄露檔案內容。如因保管不善造成檔案損壞或丟失的，借閱人應承擔相應的賠償責任。六、檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應嚴格遵守公司保密制度，對涉及公司機密和個人隱私的檔案信息予以保密。2.未經公司批準，不得擅自將檔案信息提供給外部單位或個人。3.在檔案查閱和借閱過程中，檔案管理人員應提醒查閱人和借閱人注意保密，不得在無關人員面前談論檔案內容。4.對檔案庫房應采取必要的安全防范措施，如安裝監控設備、門禁系統等，防止檔案信息泄露。（二）安全管理1.檔案庫房應配備必要的消防器材和安全設施，確保檔案的安全。2.檔案管理人員應定期對檔案庫房進行安全檢查，發現問題及時報告并處理。3.對電子檔案應采取加密存儲、訪問控制等安全措施，防止數據丟失或被篡改。4.在檔案的整理、歸檔、查閱、借閱等過程中，應注意防止檔案的損壞和丟失。如發現檔案有損壞或丟失的情況，應及時查明原因，并采取相應的補救措施。七、檔案的銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限已滿，且無繼續保存價值的。2.因保管不善等原因造成檔案損壞、丟失，無法修復或補辦的。3.其他經公司批準需要銷毀的檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理人員定期對保管期滿的檔案進行清理，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀申請表》。2.將申請表提交給培訓部負責人審核，經審核同意后，報公司分管領導和公司總經理批準。3.經批準后，檔案管理人員會同相關人員對擬銷毀的檔案進行清點和核對，確保銷毀檔案的準確性和完整性。4.對清點核對無誤的檔案，采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，并在《檔案銷毀