外協件入庫管理制度一、總則（一）目的為加強公司外協件入庫管理，規范外協件入庫流程，確保入庫外協件的質量、數量準確無誤，保障公司生產經營活動的順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有外協件的入庫管理，包括但不限于原材料、零部件、半成品等。（三）職責分工1.采購部門負責與外協供應商簽訂采購合同，明確外協件的規格、數量、質量要求、交貨期等條款。跟蹤外協件的生產進度，確保按時交貨。負責收集外協件的送貨單、質量檢驗報告等相關資料，并及時傳遞給倉庫管理部門。2.質量檢驗部門制定外協件的檢驗標準和檢驗流程。對外協件進行檢驗，判定其是否符合質量要求。出具質量檢驗報告，對于不合格的外協件，明確標識并及時通知采購部門和供應商處理。3.倉庫管理部門負責外協件的接收、驗收、存儲和發放等工作。建立外協件庫存臺賬，記錄外協件的出入庫情況。定期對庫存外協件進行盤點，確保賬實相符。4.使用部門根據生產計劃，提出外協件的需求申請。參與外協件的驗收工作，對驗收合格的外協件辦理領用手續。二、外協件采購合同管理（一）合同簽訂1.采購部門應在與外協供應商達成合作意向后，及時簽訂采購合同。采購合同應明確以下內容：雙方當事人的名稱、地址、聯系方式等基本信息。外協件的名稱、規格、型號、數量、質量要求、技術標準等詳細內容。價格、交貨期、交貨地點、運輸方式、包裝要求等條款。驗收標準、驗收方法、質量保證期限及售后服務等內容。付款方式、付款期限及違約責任等條款。2.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發給質量檢驗部門、倉庫管理部門等相關部門，以便各部門提前做好準備工作。（二）合同執行跟蹤1.采購部門應指定專人負責跟蹤外協件的生產進度，及時掌握生產過程中的問題，并協調供應商解決。2.對于因供應商原因導致交貨延遲的情況，采購部門應及時與供應商溝通，要求其采取措施加快生產進度，并按照合同約定承擔相應的違約責任。3.在交貨期前，采購部門應提前通知倉庫管理部門做好接收準備工作，確保外協件能夠順利入庫。三、外協件入庫流程（一）到貨通知1.采購部門在接到供應商的發貨通知后，應及時通知倉庫管理部門準備接收外協件。到貨通知應包括以下內容：外協件的名稱、規格、型號、數量等信息。預計到貨日期、運輸方式、運輸單號等信息。2.倉庫管理部門接到到貨通知后，應安排好接收人員和存放場地，做好接收準備工作。（二）貨物接收1.外協件到貨后，倉庫管理部門接收人員應首先核對送貨單與采購合同是否一致，包括外協件的名稱、規格、型號、數量等信息。2.核對無誤后，接收人員應檢查外協件的外包裝是否完好，有無破損、變形等情況。如發現外包裝有問題，應及時與運輸人員確認，并做好記錄。3.對于外包裝完好的外協件，接收人員應按照送貨單上的數量進行清點，并在送貨單上簽字確認。（三）質量檢驗1.貨物接收后，倉庫管理部門應及時通知質量檢驗部門進行檢驗。質量檢驗部門應按照制定的檢驗標準和檢驗流程對外協件進行檢驗。2.檢驗內容包括外觀、尺寸、性能、質量證明文件等方面。對于關鍵工序的外協件，質量檢驗部門應進行重點檢驗。3.質量檢驗部門檢驗合格后，應出具質量檢驗報告，并在外協件上加蓋“合格”標識。對于不合格的外協件，質量檢驗部門應出具不合格報告，明確標識并及時通知采購部門和供應商處理。（四）入庫手續辦理1.倉庫管理部門接收人員根據質量檢驗部門出具的質量檢驗報告，辦理外協件的入庫手續。入庫手續包括填寫入庫單、登記庫存臺賬等。2.入庫單應填寫外協件的名稱、規格、型號、數量、供應商名稱、入庫日期等信息，并由接收人員、質量檢驗人員簽字確認。3.倉庫管理部門應按照入庫單上的信息，及時將外協件存放到指定的倉庫位置，并更新庫存臺賬。庫存臺賬應記錄外協件的入庫日期、入庫單號、名稱、規格、型號、數量、供應商名稱等信息。四、外協件存儲管理（一）存儲環境要求1.倉庫管理部門應根據外協件的特性，提供適宜的存儲環境，確保外協件的質量不受影響。2.對于易受潮、易生銹、易變質的外協件，應存放在干燥、通風、防潮的倉庫區域，并采取相應的防護措施，如密封包裝、放置干燥劑等。3.對于易燃易爆的外協件，應按照相關規定存放在專門的危險化學品倉庫，并采取防火、防爆、防盜等安全措施。（二）庫存盤點1.倉庫管理部門應定期對庫存外協件進行盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點。2.盤點前，倉庫管理部門應制定詳細的盤點計劃，明確盤點范圍、盤點方法、盤點人員等信息。3.盤點過程中，盤點人員應認真核對庫存外協件的數量、規格、型號等信息，并做好記錄。對于盤盈、盤虧的外協件，應查明原因，并及時調整庫存臺賬。4.盤點結束后，倉庫管理部門應編制盤點報告，報告內容包括盤點時間、盤點范圍、盤點結果、盤盈盤虧原因分析及處理建議等。盤點報告經倉庫主管審核后，報財務部門和公司領導審批。（三）庫存標識與防護1.倉庫管理部門應對庫存外協件進行標識，標識內容應包括名稱、規格、型號、數量、批次、入庫日期等信息。標識應清晰、準確、不易褪色。2.對于有保質期要求的外協件，倉庫管理部門應在標識上注明保質期，并按照先進先出的原則進行發放。3.倉庫管理部門應采取必要的防護措施，防止庫存外協件受到損壞、污染等情況。如對外協件進行定期檢查、維護，對倉庫進行清潔、消毒等。五、外協件發放管理（一）領用申請1.使用部門根據生產計劃，需要領用外協件時，應填寫外協件領用申請表。領用申請表應包括以下內容：領用部門名稱、領用日期、申請人姓名等信息。外協件的名稱、規格、型號、數量等信息。領用用途、預計使用日期等信息。2.領用申請表經使用部門主管審核簽字后，提交給倉庫管理部門。（二）發放審批1.倉庫管理部門接到領用申請表后，應首先核對庫存情況，確認是否有足夠的庫存。2.對于庫存充足的外協件，倉庫管理部門應按照審批流程進行發放審批。發放審批一般由倉庫主管負責，如領用數量較大或涉及重要物資，可報公司領導審批。3.發放審批通過后，倉庫管理部門應按照領用申請表上的信息進行發放，并在領用申請表上簽字確認。（三）發放操作1.倉庫管理部門發放人員應根據審批后的領用申請表，到指定的倉庫位置領取外協件，并與領用人員進行當面核對。2.核對無誤后，發放人員應將外協件發放給領用人員，并在庫存臺賬上記錄發放日期、發放單號、領用部門名稱、領用人員姓名、外協件名稱、規格、型號、數量等信息。3.領用人員應在領用申請表上簽字確認，領取的外協件應妥善保管，不得隨意丟棄或損壞。六、不合格外協件處理（一）不合格判定1.質量檢驗部門在對外協件進行檢驗時，如發現外協件不符合質量要求，應及時判定為不合格，并出具不合格報告。2.不合格報告應明確不合格的項目、不合格程度、不合格原因等信息，并附上相關的檢驗數據和照片等資料。（二）不合格處理流程1.質量檢驗部門將不合格報告提交給采購部門，采購部門應及時通知供應商，要求其在規定的時間內到公司處理不合格外協件。2.供應商接到通知后，應安排專人到公司了解不合格情況，并提出處理方案。處理方案一般包括返工、返修、換貨、退貨等。3.采購部門應與供應商協商確定處理方案，并跟蹤處理進度。對于返工、返修的外協件，質量檢驗部門應進行再次檢驗，確保其符合質量要求。4.對于換貨、退貨的外協件，倉庫管理部門應按照采購部門的通知進行辦理。換貨的外協件應重新進行檢驗入庫，退貨的外協件應及時辦理出庫手續，并做好記錄。（三）不合格記錄與分析1.質量檢驗部門應建立不合格外協件記錄臺賬，記錄不合格外協件的名稱、規格、型號、供應商名稱、不合格日期、不合格原因、處理情況等信息。2.倉庫管理部門應配合質量檢驗部門做好不合格外協件的記錄工作，并提供相關的出入庫記錄。3.公司應定期對不合格外協件進行分析，查找原因，采取措施加以改進，防止類似問題再