外聯(lián)與接待管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司外聯(lián)與接待工作，樹立良好的公司形象，加強與外部單位及人員的溝通與合作，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門因業(yè)務(wù)需要進行的外聯(lián)活動以及各類接待工作。3.原則熱情周到原則：以熱情友好的態(tài)度對待來訪人員，提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。節(jié)儉務(wù)實原則：在保證接待質(zhì)量的前提下，合理控制接待費用，注重實際效果。對口接待原則：根據(jù)來訪人員的身份和目的，由相應(yīng)的部門或人員負責接待。安全保密原則：確保接待過程中的人員安全和信息安全，嚴格遵守公司的保密規(guī)定。二、外聯(lián)工作管理1.外聯(lián)活動策劃各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，提前制定外聯(lián)活動計劃，明確活動目的、內(nèi)容、時間、地點、參與人員等。活動計劃應(yīng)報分管領(lǐng)導(dǎo)審批，重大外聯(lián)活動需報總經(jīng)理批準。2.外聯(lián)人員安排外聯(lián)活動由相關(guān)部門負責人或指定專人負責組織實施。外聯(lián)人員應(yīng)具備良好的溝通能力、業(yè)務(wù)知識和綜合素質(zhì)，熟悉公司情況和相關(guān)政策法規(guī)。3.外聯(lián)活動實施外聯(lián)人員按照批準的活動計劃，認真組織實施，確保活動順利進行。在活動過程中，要注重與外部單位及人員的溝通與協(xié)調(diào)，及時解決出現(xiàn)的問題。做好活動記錄，包括活動時間、地點、參與人員、活動內(nèi)容、達成的成果等。4.外聯(lián)活動總結(jié)活動結(jié)束后，外聯(lián)人員應(yīng)及時撰寫活動總結(jié)，總結(jié)經(jīng)驗教訓，提出改進建議。活動總結(jié)應(yīng)報分管領(lǐng)導(dǎo)審閱，并提交至公司辦公室存檔。三、接待工作管理1.接待準備接到接待任務(wù)后，接待部門應(yīng)及時了解來訪人員的基本情況，包括姓名、單位、職務(wù)、人數(shù)、來訪目的、行程安排等。根據(jù)來訪人員的情況，制定詳細的接待方案，包括接待規(guī)格、接待人員、接待日程、接待費用等。接待方案應(yīng)報分管領(lǐng)導(dǎo)審批，重大接待任務(wù)需報總經(jīng)理批準。按照接待方案，做好接待場所的布置、車輛安排、餐飲住宿安排、資料準備等工作。2.接待人員安排根據(jù)接待規(guī)格和來訪人員的身份，確定接待人員。接待人員應(yīng)提前熟悉來訪人員的基本情況和接待任務(wù)，做好接待準備工作。接待人員要注重儀表儀態(tài)，言行舉止文明得體，展現(xiàn)公司良好形象。3.接待日程安排接待人員應(yīng)按照接待方案，合理安排來訪人員的日程，確保各項活動有序進行。在日程安排中，要充分考慮來訪人員的需求和意愿，預(yù)留適當?shù)淖杂苫顒訒r間。如有需要，可安排公司領(lǐng)導(dǎo)與來訪人員進行會見、會談等活動。4.接待費用管理接待費用應(yīng)嚴格按照公司財務(wù)制度進行管理，實行預(yù)算控制。接待部門應(yīng)根據(jù)接待方案，編制接待費用預(yù)算，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。接待過程中，要嚴格控制接待費用支出，不得超標準接待。接待任務(wù)完成后，接待部門應(yīng)及時辦理費用報銷手續(xù)，報銷憑證應(yīng)真實、合法、有效。5.接待后續(xù)工作接待任務(wù)完成后，接待部門應(yīng)及時對來訪人員進行回訪，了解其對接待工作的滿意度，收集意見和建議。對來訪人員提出的問題和建議，要認真研究處理，并及時反饋處理結(jié)果。做好接待資料的整理和歸檔工作，包括接待方案、接待日程、接待費用報銷憑證、來訪人員反饋意見等。四、接待規(guī)格與標準1.接待規(guī)格公司接待分為高規(guī)格接待、對等接待和低規(guī)格接待。高規(guī)格接待：主要適用于上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)、重要客戶、合作伙伴等來訪，由公司主要領(lǐng)導(dǎo)出面接待。對等接待：主要適用于與公司級別相當?shù)膯挝换蛉藛T來訪，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門負責人出面接待。低規(guī)格接待：主要適用于一般性業(yè)務(wù)往來單位或人員來訪，由相關(guān)部門負責人或指定專人出面接待。2.接待標準住宿標準：根據(jù)來訪人員的身份和實際需要，安排相應(yīng)檔次的住宿。一般情況下，上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)、重要客戶、合作伙伴等來訪人員可安排入住星級酒店或公司協(xié)議酒店；一般性業(yè)務(wù)往來單位或人員來訪人員可安排入住普通酒店或招待所。餐飲標準：根據(jù)接待規(guī)格和實際情況，合理安排餐飲。一般情況下，高規(guī)格接待可安排宴請，宴請標準應(yīng)符合當?shù)叵M水平和公司規(guī)定；對等接待和低規(guī)格接待可安排工作餐，工作餐標準應(yīng)簡潔、實惠。交通標準：根據(jù)來訪人員的人數(shù)和實際需要，安排相應(yīng)的交通工具。一般情況下，上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)、重要客戶、合作伙伴等來訪人員可安排專車接送；一般性業(yè)務(wù)往來單位或人員來訪人員可安排公共交通工具或公司車輛接送。五、接待禮儀規(guī)范1.迎送禮儀來訪人員到達前，接待人員應(yīng)提前到達指定地點迎接，并在車輛到達時主動為來訪人員開車門、搬運行李。來訪人員離開時，接待人員應(yīng)將其送至車輛旁，待車輛啟動后揮手道別。2.會見禮儀公司領(lǐng)導(dǎo)與來訪人員會見時，雙方應(yīng)提前到達會見地點。會見過程中，要注意儀表儀態(tài)，言行舉止文明得體。會見時，應(yīng)按照介紹順序依次介紹雙方人員，介紹時要簡潔明了，突出重點。會見過程中，要認真傾聽對方發(fā)言，尊重對方意見，不得隨意打斷或插話。如有不同意見，應(yīng)在對方發(fā)言結(jié)束后，禮貌地表達自己的觀點。3.會談禮儀公司領(lǐng)導(dǎo)與來訪人員會談時，雙方應(yīng)提前到達會談地點，并做好會談資料的準備工作。會談過程中，要注意控制時間，確保會談內(nèi)容緊湊、高效。如有需要，可安排專人記錄會談內(nèi)容。會談結(jié)束后，雙方應(yīng)共同整理會談資料，并對會談結(jié)果進行確認。如有需要，可簽訂相關(guān)協(xié)議或紀要。4.宴請禮儀宴請來訪人員時，要提前確定宴請時間、地點、菜單等，并提前通知來訪人員。宴請過程中，要注意餐桌禮儀，文明用餐，不得酗酒、失態(tài)。宴請結(jié)束后，要主動與來訪人員溝通交流，了解其對接待工作的滿意度。六、安全與保密管理1.安全管理接待部門要高度重視接待過程中的安全工作，確保來訪人員的人身安全和財產(chǎn)安全。對接待場所進行安全檢查，消除安全隱患，確保接待場所的設(shè)施設(shè)備正常運行。安排專人負責來訪人員的安全保衛(wèi)工作，加強對接待場所的巡邏和監(jiān)控，防止發(fā)生意外事件。如遇突發(fā)事件，要及時啟動應(yīng)急預(yù)案，妥善處理，并及時向上級領(lǐng)導(dǎo)報告。2.保密管理接待人員要嚴格遵守公司的保密規(guī)定，保守公司機密，不得泄露公司的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等。對接待過程中涉及的公司機密文件、資料等要妥善保管，不得隨意丟棄或泄露。如需向來訪人員提供公司機密信息，應(yīng)提前報經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，并按照規(guī)定的程序和方式進行提供。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司辦公室負責對外聯(lián)與接待工作進行監(jiān)督檢查，定期或不定期對各部門的外聯(lián)與接待工作進行抽查。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括接待方案的制定與執(zhí)行情況、接待費用的使用情況、接待禮儀規(guī)范的遵守情況、安全與保密管理情況等。對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，要及時提出整改意見，并跟蹤督促整改落實。2.考核評價公司將外聯(lián)與接待工作納入部門績效考核體系，對接待部門和接待人員的工作進行考核評價。考核評價內(nèi)容包括接待工作的完成情況、