大學出入庫管理制度一、總則（一）目的為了加強大學各類物資的出入庫管理，規范物資流轉程序，確保物資的安全與完整，保障教學、科研及行政管理工作的順利進行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于大學內各學院、部門、實驗室、圖書館等單位涉及的所有物資的出入庫管理，包括但不限于教學設備、辦公用品、實驗材料、圖書資料、固定資產等。（三）基本原則1.準確性原則：出入庫物資的數量、規格、型號等信息必須準確無誤，確保記錄與實際物資相符。2.及時性原則：物資出入庫手續應及時辦理，不得拖延，以保證物資的正常供應和使用。3.安全性原則：加強物資在出入庫過程中的安全保護措施，防止物資損壞、丟失等情況發生。4.責任性原則：明確各環節的責任人員，做到責任清晰，誰經辦誰負責。二、入庫管理（一）物資采購到貨1.采購部門在物資采購合同簽訂后，應及時跟蹤物資到貨情況。物資到貨前，采購人員應提前通知使用部門和倉庫管理人員做好接收準備工作。2.物資到貨時，倉庫管理人員應依據采購合同、送貨清單等對物資的名稱、規格、型號、數量、質量等進行仔細核對。如發現物資存在數量短缺、質量問題、規格不符等情況，應及時與采購部門、供應商聯系，查明原因并協商解決辦法。（二）驗收1.驗收工作由倉庫管理人員、使用部門專業人員等共同進行。對于專業性較強的物資，必要時可邀請相關專家參與驗收。2.驗收內容包括物資的外觀質量、性能指標、技術參數、數量、規格等是否符合合同要求。驗收合格后，驗收人員應在驗收報告上簽字確認。3.對于驗收不合格的物資，倉庫管理人員應及時填寫《物資驗收不合格報告》，詳細注明不合格原因及處理建議，并將報告報送采購部門。采購部門負責與供應商溝通，要求供應商在規定時間內進行更換、補貨或退貨等處理。（三）入庫1.驗收合格的物資，倉庫管理人員應及時辦理入庫手續。按照物資的類別、規格、型號等進行分類存放，并建立物資臺賬，詳細記錄物資的入庫日期、名稱、規格、型號、數量、供應商等信息。2.物資入庫時，倉庫管理人員應確保物資擺放整齊、有序，便于查找和盤點。對于有特殊存放要求的物資，如易燃易爆物品、化學危險物品等，應按照相關規定進行單獨存放，并采取相應的安全防護措施。3.入庫物資應粘貼標識牌，標明物資名稱、規格、型號、入庫日期等信息，以便于識別和管理。三、出庫管理（一）領用申請1.使用部門因教學、科研、行政管理等工作需要領用物資時，應填寫《物資領用申請表》，詳細注明領用物資的名稱、規格、型號、數量、用途等信息，并由部門負責人簽字審批。2.對于貴重物資、限量供應物資或有特殊審批要求的物資，使用部門還需按照相關規定提供進一步的審批文件或說明。（二）審批1.《物資領用申請表》提交后，由相關審批部門按照規定的審批流程進行審核。審批內容主要包括領用物資的必要性、數量合理性、用途合規性等。2.審批通過后，審批人員應在《物資領用申請表》上簽字確認，并將申請表返回使用部門。（三）發放1.使用部門憑審批通過的《物資領用申請表》到倉庫領取物資。倉庫管理人員應依據申請表核對領用物資的名稱、規格、型號、數量等信息，確認無誤后辦理出庫手續。2.物資發放時，倉庫管理人員應按照先進先出的原則進行發貨，確保物資的質量和有效期。同時，應在物資臺賬上做好出庫記錄，注明出庫日期、領用部門、物資名稱、規格、型號、數量等信息。3.對于領用的物資，領用人員應在出庫單上簽字確認。出庫單一式三聯，倉庫管理人員留存一聯，使用部門一聯，財務部門一聯，作為物資出入庫核算的依據。（四）借用管理1.因特殊情況需要借用物資的，借用部門應填寫《物資借用申請表》，注明借用物資的名稱、規格、型號、數量、借用期限、借用用途等信息，并經部門負責人簽字審批。2.《物資借用申請表》經審批通過后，借用部門到倉庫辦理借用手續。倉庫管理人員應按照規定收取一定的借用押金，并在物資臺賬上做好借用記錄。3.借用期限屆滿，借用部門應及時歸還借用物資。倉庫管理人員應對歸還的物資進行檢查，如發現物資有損壞、丟失等情況，應按照規定扣除借用押金或要求借用部門進行賠償。四、庫存管理（一）盤點1.倉庫管理人員應定期對庫存物資進行盤點，確保賬實相符。盤點分為定期盤點和不定期盤點，定期盤點原則上每季度進行一次，不定期盤點根據實際情況隨時組織。2.盤點前，倉庫管理人員應制定詳細的盤點計劃，明確盤點范圍、方法、人員分工等。盤點過程中，盤點人員應認真核對物資的實際數量、規格、型號等信息，并如實記錄盤點結果。3.盤點結束后，倉庫管理人員應編制《物資盤點報告》，說明盤點情況、賬實差異及原因分析等。如發現賬實不符，應及時查明原因，并按照規定進行處理。（二）庫存物資保管1.倉庫應保持清潔、干燥、通風良好，具備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全設施。2.庫存物資應按照類別、規格、型號等進行分類存放，并有明顯的標識。對于貴重物資、易燃易爆物品、化學危險物品等，應設置專門的存放區域，并采取相應的安全防護措施。3.倉庫管理人員應定期對庫存物資進行檢查，查看物資是否有損壞、變質等情況。如發現問題，應及時采取措施進行處理，如維修、更換、報廢等。（三）庫存物資報廢處理1.對于已損壞、過期、閑置等無法繼續使用的庫存物資，倉庫管理人員應填寫《物資報廢申請表》，注明物資名稱、規格、型號、數量、報廢原因等信息，并附上相關證明材料。2.《物資報廢申請表》經使用部門、資產管理部門、財務部門等相關部門審批通過后，倉庫管理人員方可對報廢物資進行處理。3.報廢物資的處理方式包括變賣、捐贈、銷毀等。變賣報廢物資應按照規定進行公開競價，確保處置價格合理。捐贈報廢物資應辦理相關手續，并做好記錄。銷毀報廢物資應選擇合適的方式進行，確保環保、安全。五、信息化管理（一）物資管理系統建設1.大學應建立完善的物資管理信息系統，實現物資采購、入庫、出庫、庫存管理等環節的信息化管理。2.物資管理系統應具備物資信息錄入、查詢、統計、報表生成等功能，為物資管理提供準確、及時的數據支持。3.各部門應指定專人負責物資管理系統的操作和維護，確保系統數據的準確性和安全性。（二）數據錄入與維護1.倉庫管理人員應及時將物資出入庫信息錄入物資管理系統，確保系統數據與實際物資情況一致。2.物資管理系統中的物資信息應保持準確、完整，如有物資信息變更，如名稱、規格、型號、供應商等，相關人員應及時在系統中進行修改。3.使用部門應定期核對物資管理系統中的領用信息，確保領用數據的準確性。如發現問題，應及時與倉庫管理人員溝通解決。（三）數據分析與利用1.物資管理部門應定期對物資管理系統中的數據進行分析，生成各類物資統計報表，如庫存報表、出入庫報表、采購報表等，為物資管理決策提供依據。2.通過數據分析，了解物資的使用情況、庫存狀況、采購需求等，及時發現物資管理中存在的問題，并采取相應的措施進行改進。3.利用物資管理系統的數據，開展物資成本核算、績效評估等工作，提高物資管理的效率和效益。六、監督與考核（一）監督檢查1.學校設立物資管理監督小組，定期對物資出入庫管理情況進行監督檢查。監督小組由資產管理部門、審計部門、財務部門等相關人員組成。2.監督檢查內容包括物資出入庫手續是否齊全、物資管理制度執行情況、庫存物資管理狀況、物資管理系統運行情況等。3.對于監督檢查中發現的問題，監督小組應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。整改完成后，責任部門應將整改情況書面報告監督小組。（二）考核評價1.建立物資出入庫管理考核評價機制，對各部門的物資管理工作進行考核評價。考核評價指標包括物資出入庫準確率、物資及時供應率、庫存周轉率、物資管理制度執行情況等。2.考核評價結果作為各部門年度績效考核的重要依據之一。對于物資管理工作表現優秀的部門和個人，給予表彰和獎勵；對于物資