子公司信息管理制度一、總則（一）目的為加強子公司信息管理，規范信息收集、整理、存儲、使用、傳遞及保密等行為，保障公司信息安全，提高信息利用效率，促進子公司與公司整體的協同發展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司下屬各子公司及其全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：信息管理活動應符合國家法律法規及相關政策要求。2.準確性原則：確保信息的真實、準確、完整，避免虛假或誤導性信息。3.及時性原則：及時收集、處理和傳遞信息，以滿足公司決策和運營的需要。4.保密性原則：嚴格保護公司機密信息，防止信息泄露。5.合規性原則：信息的使用和管理應遵循公司內部規定及相關流程。二、信息管理職責分工（一）子公司管理層1.負責領導和監督子公司信息管理工作，確保信息管理工作與子公司整體戰略和業務目標相一致。2.審批重要信息管理制度、流程及重大信息管理決策。（二）信息管理部門1.作為子公司信息管理的歸口部門，負責制定和完善子公司信息管理制度、流程，并組織實施。2.負責子公司各類信息的統一收集、整理、存儲、分析和維護，建立信息管理系統或數據庫。3.指導和監督各部門的信息管理工作，提供信息管理培訓和技術支持。4.負責與公司總部及其他子公司的信息溝通與協調，確保信息的順暢傳遞。5.定期對子公司信息管理工作進行總結和評估，提出改進建議。（三）各部門1.負責本部門業務相關信息的收集、整理、審核和報送，確保信息的及時、準確和完整。2.按照信息管理部門的要求，配合做好信息管理系統的使用和維護工作。3.嚴格遵守公司信息保密制度，對本部門涉及的機密信息進行妥善保管。（四）員工個人1.積極參與公司信息管理工作，及時提供準確的個人及工作相關信息。2.嚴格遵守公司信息保密規定，不得私自泄露公司信息。三、信息分類與編碼（一）信息分類1.公司戰略與決策信息：包括子公司發展戰略、年度經營計劃、重大決策文件等。2.業務運營信息：涵蓋市場營銷、生產管理、財務管理、人力資源管理、行政管理等業務領域的信息。3.客戶信息：包括客戶基本資料、交易記錄、客戶反饋等。4.供應商信息：供應商基本情況、合作協議、供貨記錄等。5.行業動態信息：行業政策法規、市場趨勢、競爭對手信息等。6.內部管理信息：公司組織架構、規章制度、會議紀要、員工檔案等。7.其他信息：不屬于上述分類的其他重要信息。（二）信息編碼1.為便于信息的管理和查詢，對各類信息進行統一編碼。編碼應具有唯一性、系統性和擴展性。2.編碼規則如下：采用數字與字母相結合的方式。前幾位數字表示信息類別，如“1”代表公司戰略與決策信息，“2”代表業務運營信息等。中間部分為順序號，按照信息產生的先后順序或重要程度依次編排。最后一位為校驗位，用于驗證編碼的準確性。3.信息編碼由信息管理部門負責制定和維護，并及時更新編碼規則，確保編碼的科學性和適應性。四、信息收集（一）收集渠道1.內部渠道各部門定期報送的業務報表、工作報告、統計數據等。員工通過公司內部信息系統提交的工作信息、建議等。內部會議、培訓、調研等活動產生的信息。2.外部渠道政府部門發布的政策法規、行業標準等文件。行業協會、專業機構組織的研討會、展會等活動獲取的信息。新聞媒體、網絡平臺等公開渠道收集的行業動態、市場信息等。與客戶、供應商、合作伙伴等溝通交流獲取的信息。（二）收集要求1.信息管理部門應明確各類信息的收集責任人、收集周期和收集方式，并向相關部門和人員進行傳達。2.各部門應按照要求及時、準確地收集和整理本部門業務相關信息，并報送至信息管理部門。對于重要信息，應在第一時間報送。3.收集的信息應確保真實、完整，不得虛報、瞞報或漏報。對收集到的信息要進行初步審核，剔除無效或重復信息。4.在收集外部信息時，要注意信息來源的可靠性和權威性，對來源不明或真實性存疑的信息要進行核實和甄別。五、信息整理與存儲（一）信息整理1.信息管理部門對收集到的信息進行統一整理，按照信息分類和編碼規則進行分類、編號和標注。2.對信息進行格式規范，如統一文檔格式、數據格式等，確保信息的一致性和可讀性。3.對信息進行內容審核，檢查信息的準確性、完整性和合規性，對存在問題的信息及時反饋給相關部門進行修正。（二）信息存儲1.根據信息的重要性和使用頻率，選擇合適的存儲方式，包括紙質檔案存儲和電子存儲。2.建立電子信息存儲系統或數據庫，對各類信息進行集中存儲和管理。電子存儲系統應具備數據備份、恢復、安全防護等功能，確保信息的安全性和可靠性。3.對于紙質檔案，應按照檔案管理規定進行分類存放，建立檔案索引和借閱登記制度，便于查詢和使用。4.定期對存儲的信息進行清理和更新，刪除過期、無用的信息，確保存儲信息的有效性和時效性。六、信息使用與共享（一）信息使用1.公司員工因工作需要可按照規定權限查詢和使用相關信息。信息使用應遵循“誰使用、誰負責”的原則，確保信息的正確使用和安全。2.各部門在使用信息時，應根據業務需求進行分析和處理，為決策提供支持。如需對信息進行進一步加工或分析，應按照規定流程進行申請和審批。3.禁止員工未經授權擅自使用公司信息用于個人目的或泄露給外部機構和人員。（二）信息共享1.公司內部信息共享遵循“按需共享、授權使用”的原則。各部門之間如需共享信息，應填寫信息共享申請表，明確共享信息的內容、用途、共享范圍和期限等，經信息管理部門審核和相關領導審批后進行共享。2.對于涉及公司機密的信息，應嚴格控制共享范圍，按照公司保密制度進行審批和管理。3.與外部合作伙伴共享信息時，應簽訂信息共享協議，明確雙方的權利和義務，確保信息的安全和合法使用。七、信息傳遞（一）傳遞方式1.內部信息系統：通過公司內部建立的信息管理系統進行信息傳遞，實現信息的快速、準確共享。2.電子郵件：對于緊急或不宜通過信息系統傳遞的信息，可使用電子郵件進行傳遞，但應注意郵件的保密性和準確性，確保收件人信息的正確無誤。3.文件傳閱：對于重要文件和資料，采用文件傳閱的方式進行傳遞，明確傳閱范圍和時間要求，確保文件及時送達相關人員，并做好傳閱記錄。4.會議傳達：通過召開會議的方式傳達重要信息，確保參會人員準確理解信息內容，并做好會議記錄。（二）傳遞流程1.信息發送部門按照規定格式和要求編寫信息，并明確信息的接收部門和人員。2.信息發送前應進行審核，確保信息內容準確、完整、合規。審核通過后，按照選定的傳遞方式進行發送。3.信息接收部門和人員應及時查收信息，并進行確認。如發現信息存在問題或疑問，應及時與發送部門溝通反饋。4.對于重要信息的傳遞，應跟蹤信息的接收情況，確保信息傳遞的及時性和有效性。八、信息安全與保密（一）信息安全管理1.建立健全信息安全管理制度，加強信息系統的安全防護，防止信息被非法獲取、篡改或破壞。2.定期對信息系統進行安全檢查和評估，及時發現和修復安全漏洞。安裝必要的安全軟件和設備，如防火墻、殺毒軟件等，保障信息系統的安全運行。3.對信息存儲介質進行嚴格管理，定期進行備份，并異地存放，防止因自然災害、硬件故障等原因導致信息丟失。4.加強員工的信息安全意識培訓，提高員工對信息安全重要性的認識，規范員工的信息操作行為。（二）信息保密管理1.明確公司機密信息的范圍，包括但不限于商業秘密、技術秘密、客戶信息、財務數據等。2.與員工簽訂保密協議，明確員工在信息保密方面的權利和義務。對涉及機密信息的崗位和人員，進行重點管理和監督。3.嚴格控制機密信息的訪問權限，根據工作需要授予不同人員相應的訪問級別，確保機密信息僅被授權人員訪問。4.在信息存儲、傳輸和使用過程中，采取加密、脫敏等技術手段保護機密信息的安全。對于涉及機密信息的文件、資料等，應進行標識和妥善保管。5.加強對辦公場所的安全管理，限制無關人員進入，防止機密信息在辦公場所被泄露。九、信息管理監督與考核（一）監督機制1.信息管理部門定期對各部門的信息管理工作進行檢查和監督，檢查內容包括信息收集的及時性、準確性，信息整理的規范性，信息存儲的安全性，信息使用和共享的合規性等。2.建立信息管理工作投訴和舉報機制，鼓勵員工對信息管理工作中存在的問題進行投訴和舉報。信息管理部門對投訴和舉報內容進行及時調查和處理，并將處理結果反饋給投訴舉報人。3.公司管理層定期聽取信息管理工作匯報，對信息管理工作進行指導和決策，確保信息管理工作符合公司發展需要。（二）考核辦法1.制定信息管理工作考核指標體系，對各部門和員工的信息管理工作進行量化考核。考核指標包括信息收集完成率、信息準確率、信息共享及時率、信息安全事故發生率等。2.信息管理工作考核結果與部門和員工的