存貨無臺賬管理制度總則目的為了加強公司存貨管理，確保存貨信息準確、及時，保障公司資產安全，提高存貨運營效率，特制定本制度。本制度適用于公司各部門涉及存貨管理的所有活動，旨在規范存貨無臺賬管理流程，明確各環節職責和操作規范，避免因臺賬缺失導致的管理混亂、資產損失等問題。適用范圍本制度適用于公司內所有涉及存貨采購、存儲、使用、銷售等環節的部門及人員。存貨包括但不限于原材料、在產品、產成品、周轉材料、低值易耗品等。定義1.存貨無臺賬管理：指在存貨管理過程中，不依賴傳統的手工或電子臺賬記錄存貨的出入庫、庫存數量、價值等信息，而是通過其他信息化手段或管理方式實現對存貨動態的有效跟蹤和管理。2.信息化系統：指公司所使用的用于存貨管理的企業資源計劃（ERP）系統、倉儲管理系統（WMS）等相關軟件系統。3.盤點：定期或不定期對存貨進行實地清查，確定存貨的實際數量、狀況，并與相關記錄進行核對，以保證賬實相符的一種管理活動。存貨采購管理采購申請1.需求部門提出申請：各部門根據生產計劃、銷售訂單或實際業務需求，填寫存貨采購申請表。申請表應明確存貨的名稱、規格型號、數量、預計到貨時間、用途等詳細信息。2.審批流程：采購申請表提交至部門負責人審核，部門負責人應根據業務需求的合理性、必要性進行審批。對于金額較大或特殊的采購申請，需經分管領導審批后，方可提交至采購部門。采購訂單下達1.采購部門審核：采購部門收到經審批的采購申請表后，對采購信息進行審核，包括供應商的選擇、價格比較、交貨期確認等。2.下達訂單：采購部門選擇合適的供應商，與其簽訂采購合同或下達采購訂單。采購訂單應明確存貨的名稱、規格型號、數量、價格、交貨期、交貨地點等條款，并確保訂單信息準確無誤。采購訂單下達后，及時將訂單信息同步至相關部門，以便做好收貨準備。采購到貨驗收1.到貨通知：采購部門在預計交貨期前提醒供應商發貨，并跟蹤貨物運輸情況。貨物到達公司后，采購部門應及時通知倉庫管理部門和質量檢驗部門進行到貨驗收。2.驗收準備：倉庫管理部門根據采購訂單信息，準備好相應的存儲區域和驗收工具。質量檢驗部門制定驗收標準和檢驗方法，確保對到貨存貨的質量進行有效檢驗。3.驗收過程：驗收人員按照驗收標準對到貨存貨的數量、規格型號、質量等進行檢驗。對于數量不符、質量不合格的存貨，應及時記錄并與供應商溝通協商解決。驗收合格的存貨，倉庫管理部門辦理入庫手續。存貨存儲管理倉庫布局規劃1.根據存貨特性分區存儲：倉庫管理部門應根據存貨的類別、特性、出入庫頻率等因素，對倉庫進行合理的布局規劃，劃分不同的存儲區域，如原材料區、在產品區、產成品區、不合格品區等。確保存貨分類存放，便于管理和查找。2.設置標識牌：在每個存儲區域設置明顯的標識牌，標明區域名稱、存貨類別、存儲條件等信息，以便員工快速準確地找到所需存貨。入庫管理1.辦理入庫手續：驗收合格的存貨，倉庫管理人員根據驗收結果填寫入庫單。入庫單應包括存貨的名稱、規格型號、數量、供應商名稱、入庫日期等信息，并確保入庫單信息與采購訂單、驗收報告一致。入庫單一式多聯，分別傳遞至財務部門、采購部門等相關部門。2.系統錄入：倉庫管理人員將入庫信息及時錄入信息化系統，更新存貨庫存數量。在錄入過程中，應仔細核對錄入數據的準確性，確保系統庫存與實際庫存相符。在庫保管1.日常巡查：倉庫管理部門安排專人定期對倉庫進行巡查，檢查存貨的存儲狀況、保管環境等。巡查內容包括存貨是否受潮、變質、損壞，存儲條件是否符合要求，標識牌是否清晰等。如發現問題，應及時采取措施進行處理，并記錄巡查情況。2.庫存盤點：定期對存貨進行盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據公司實際情況確定，一般為月度、季度或年度盤點。在盤點前，制定詳細的盤點計劃，明確盤點范圍、方法、人員分工等。盤點過程中，認真記錄存貨的實際數量、狀況，并與系統庫存數據進行核對。對于盤盈、盤虧的存貨，及時查明原因，按照規定的審批流程進行處理。3.安全管理：加強倉庫的安全管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲等工作。配備必要的消防器材和安全設施，確保倉庫環境安全。限制無關人員進入倉庫，對倉庫管理人員進行安全培訓，提高安全意識。出庫管理1.領用申請：各部門因生產、銷售等業務需要領用存貨時，應填寫存貨領用申請表。申請表應注明領用存貨的名稱、規格型號、數量、用途、領用部門等信息，并經部門負責人審批。2.審核發放：倉庫管理部門收到經審批的領用申請表后，對領用信息進行審核。審核無誤后，辦理出庫手續，填寫出庫單。出庫單應包括存貨的名稱、規格型號、數量、領用部門、領用日期等信息，并確保出庫單信息與領用申請表一致。出庫單一式多聯，分別傳遞至財務部門、領用部門等相關部門。3.系統錄入：倉庫管理人員將出庫信息及時錄入信息化系統，更新存貨庫存數量。在錄入過程中，應仔細核對錄入數據的準確性，確保系統庫存與實際庫存相符。存貨使用管理生產部門1.根據生產計劃領用存貨：生產部門根據生產計劃，按照規定的流程從倉庫領用所需的原材料、零部件等存貨。在領用過程中，嚴格遵循存貨領用申請和審批制度，確保領用存貨的數量和規格符合生產要求。2.合理使用存貨：生產部門在生產過程中，應合理安排存貨的使用，提高存貨利用率。對生產過程中產生的廢料、邊角料等進行妥善管理，按照公司規定進行回收或處理，避免浪費。3.生產過程中的盤點：在生產過程中，定期對在產品進行盤點，及時掌握在產品的數量和狀態。對于在產品的盤盈、盤虧情況，分析原因，采取相應措施進行調整，確保生產成本核算的準確性。其他部門1.按業務需求領用存貨：其他部門如銷售部門、研發部門等根據業務需求領用存貨時，應按照規定的審批流程辦理領用手續。確保領用存貨的用途合理，并對領用存貨的使用情況負責。2.存貨使用監督：各部門負責人應加強對本部門領用存貨使用情況的監督，避免存貨的閑置、浪費或挪作他用。發現問題及時采取措施進行糾正，并向公司相關部門報告。存貨銷售管理銷售訂單處理1.接收銷售訂單：銷售部門收到客戶的銷售訂單后，對訂單信息進行審核，包括客戶信息、產品規格型號、數量、價格、交貨期等。確保訂單信息準確無誤，并與客戶進行確認。2.訂單下達與生產協調：銷售訂單審核通過后，銷售部門及時將訂單信息傳遞至生產部門和倉庫管理部門。生產部門根據銷售訂單安排生產計劃，倉庫管理部門根據訂單需求準備發貨存貨。發貨管理1.備貨：倉庫管理部門根據銷售訂單信息，對需要發貨的存貨進行備貨。備貨過程中，仔細核對存貨的數量、規格型號等信息，確保備貨準確無誤。2.發貨通知：備貨完成后，倉庫管理部門通知銷售部門安排發貨。銷售部門根據發貨通知，聯系物流公司進行貨物運輸，并辦理相關發貨手續。發貨時，填寫發貨單，發貨單應包括銷售訂單號、存貨名稱、規格型號、數量、發貨日期、運輸方式等信息。發貨單一式多聯，分別傳遞至財務部門、客戶等相關部門。3.系統錄入：倉庫管理人員將發貨信息及時錄入信息化系統，更新存貨庫存數量。在錄入過程中，應仔細核對錄入數據的準確性，確保系統庫存與實際庫存相符。銷售退貨管理1.退貨申請：客戶因質量問題或其他原因提出退貨申請時，銷售部門應及時受理。銷售部門與客戶溝通協商退貨事宜，并填寫退貨申請表。退貨申請表應注明銷售訂單號、退貨原因、退貨數量、退貨產品規格型號等信息。2.審批流程：退貨申請表提交至銷售部門負責人審批，對于退貨金額較大或涉及特殊情況的退貨申請，需經分管領導審批后，方可辦理退貨手續。3.退貨驗收：倉庫管理部門在收到退貨申請并經審批通過后，安排專人對退貨產品進行驗收。驗收內容包括退貨產品的數量、規格型號、質量狀況等。對于驗收合格的退貨產品，辦理入庫手續；對于驗收不合格的退貨產品，與客戶協商解決方案。4.系統處理：倉庫管理人員將退貨入庫信息及時錄入信息化系統，更新存貨庫存數量。同時，銷售部門根據退貨情況調整銷售數據和應收賬款。信息溝通與協同部門間信息共享1.建立信息共享平臺：公司通過信息化系統搭建信息共享平臺，各部門可以實時獲取與存貨管理相關的信息，如采購訂單、入庫單、出庫單、庫存余額等。確保各部門之間信息暢通，避免信息孤島導致的管理問題。2.定期召開存貨管理會議：定期召開存貨管理會議，由公司領導、采購部門、倉庫管理部門、生產部門、銷售部門等相關人員參加。會議主要內容包括匯報存貨管理情況、分析存在的問題、討論解決方案、制定下一步工作計劃等。通過會議溝通，加強部門間的協同合作，共同推進存貨管理工作。異常情況溝通與處理1.設立異常情況反饋機制：在存貨管理過程中，如出現存貨短缺、積壓、質量問題、系統故障等異常情況，相關部門應及時通過信息共享平臺或其他溝通渠道進行反饋。確保異常情況能夠得到及時發現和處理，減少對公司運營的影響。2.組建異常情況處理小組：針對重大異常情況，公司組建異常情況處理小組，由相關部門負責人和專業人員組成。處理小組負責對異常情況進行深入調查，分析原因，制定解決方案，并跟蹤落實處理結果。監督與考核內部審計監督1.定期審計存貨管理：公司內部審計部門定期對存貨管理進行審計，檢查存貨管理制度的執行情況、業務流程的合規性、存貨信息的準確性等。審計過程中，通過查閱相關文件、記錄，實地盤點存貨等方式，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.審計報告與反饋：內部審計部門在審計結束后，出具審計報告，向公司管理層匯報審計結果。對審計發現的問題，分析原因，提出改進建議，促進公司存貨管理水平的不斷提升。績效考核1.制定考核指標：人力資源部門會同財務部門、采購部門、倉庫管理部門等相關部門，制定存貨管理績效考核指標。考核指標應包括存貨周轉率、庫存準確率、存貨損耗率、采購成本控制、客戶滿意度等方面。2.考核實施：按照績效考核周期，對各部門及相關人員的存貨管理績效進行考核評價。考核結果與員工的薪酬、晉升、獎勵等掛鉤，激勵員工積極參與存貨管理工作，提高存貨管理績效。附則本制度的解釋與修訂1.本制度由公司人事總監負責解釋。在實施過程中，如遇本制度未涵蓋的情況或需要對制度進行調整時，由人事總監組織相關部門