學校檔案員管理制度一、總則（一）目的為加強學校檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統和安全，充分發揮檔案在學校各項工作中的作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于學校全體檔案員以及涉及檔案管理工作的相關部門和人員。（三）基本原則1.集中統一管理原則：學校檔案實行集中統一管理，確保檔案管理的規范化、標準化。2.真實性原則：檔案內容應真實反映學校各項工作的實際情況。3.完整性原則：全面收集、整理學校各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規，確保檔案信息安全。二、檔案員職責（一）檔案收集1.負責收集學校各部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等各種形式的檔案材料。2.定期與各部門溝通，了解檔案形成情況，督促相關人員及時移交檔案。3.對接收的檔案材料進行初步審核，確保材料的完整性和準確性。（二）檔案整理1.按照檔案分類標準，對收集到的檔案進行分類、編號、編目。2.對檔案進行裝訂、裝盒，確保檔案整齊、美觀。3.編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。（三）檔案保管1.負責檔案庫房的日常管理，保持庫房清潔、通風、防潮、防蟲、防火、防盜等。2.對檔案進行科學存放，定期檢查檔案保管狀況，對破損、褪色等檔案及時進行修復和復制。3.建立檔案出入庫登記制度，嚴格履行檔案借閱、歸還手續。（四）檔案利用1.積極為學校各部門和師生提供檔案查閱、借閱服務，及時準確地查找和提供所需檔案。2.根據利用者的需求，對檔案進行必要的整理和加工，如編寫檔案摘要、匯編專題資料等。3.做好檔案利用登記工作，對利用情況進行統計分析。（五）檔案信息化管理1.負責學校檔案管理信息化系統的建設和維護，確保系統的正常運行。2.將紙質檔案進行數字化處理，建立電子檔案數據庫，實現檔案信息的快速檢索和共享。3.加強對電子檔案的安全管理，采取數據備份、加密等措施，防止電子檔案信息丟失和泄露。（六）檔案鑒定與銷毀1.定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限且無保存價值的檔案提出銷毀意見。2.按照規定的程序和審批權限，對擬銷毀的檔案進行銷毀，并做好銷毀記錄。三、檔案分類與編號（一）分類標準學校檔案分為黨群工作、行政管理、教學管理、學生管理、科學研究、師資隊伍建設、招生就業、財務管理、后勤管理、基本建設、儀器設備、聲像檔案等十二大類。（二）編號方法1.每大類檔案用兩位數字編號，如黨群工作為“01”，行政管理為“02”等。2.每大類下的二級類目用兩位數字編號，如行政管理類下的“綜合管理”為“0201”，“人事管理”為“0202”等。3.二級類目下的案卷用三位數字編號，如“綜合管理”類下的第一本案卷編號為“0201001”。4.案卷內的文件用阿拉伯數字依次編號。四、檔案收集與移交（一）收集范圍1.學校黨、政、工、團等組織在工作中形成的文件、會議記錄、工作計劃、總結等。2.學校行政管理部門在行政管理活動中形成的各類文件、通知、報告、合同等。3.教學管理部門在教學計劃、教學大綱、課程教案、學生成績等方面形成的檔案。4.學生管理部門在學生學籍、獎懲、社會實踐等方面形成的檔案。5.科學研究部門在科研項目申報、研究成果、學術論文等方面形成的檔案。6.師資隊伍建設部門在教師招聘、培訓、考核、職稱評定等方面形成的檔案。7.招生就業部門在招生計劃、錄取名單、就業協議等方面形成的檔案。8.財務管理部門在財務預決算、會計憑證、財務報表等方面形成的檔案。9.后勤管理部門在物資采購、維修記錄、房產管理等方面形成的檔案。10.基本建設部門在校園規劃、工程建設、竣工驗收等方面形成的檔案。11.儀器設備管理部門在儀器設備購置、使用、維護等方面形成的檔案。12.學校在重大活動、重要事件、校園文化建設等方面形成的聲像檔案。（二）移交時間1.各部門應在每年[具體時間]前，將上一年度形成的檔案移交學校檔案員。2.對于重大活動、重要事件等形成的檔案，應在活動結束或事件處理完畢后[規定時間]內移交。（三）移交要求1.各部門移交檔案時，應填寫檔案移交清單，一式兩份，雙方簽字確認。2.移交的檔案應齊全完整、分類準確、編目規范，紙質檔案應裝訂整齊，電子檔案應存儲在規定的介質上，并確保數據的完整性和可讀性。五、檔案整理與歸檔（一）整理流程1.檔案員對接收的檔案材料進行分類，確定其所屬類目。2.對每份檔案材料進行編號、編目，填寫卷內文件目錄。3.將檔案材料按照順序排列，進行裝訂或裝盒。4.編制檔案盒封面、脊背標簽，填寫相關信息。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應符合檔案分類標準和編號規則。2.歸檔的檔案應保持文件之間的歷史聯系，區分不同價值，便于保管和利用。3.歸檔的檔案應字跡清晰、紙張完好，對于破損、褪色的文件應進行修復或復制。六、檔案保管（一）庫房建設1.學校應設立專門的檔案庫房，庫房面積應滿足檔案存放的需要。2.庫房應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光等設施，確保檔案安全。3.庫房應安裝溫濕度調節設備，保持庫房溫度在[適宜溫度范圍]，濕度在[適宜濕度范圍]。（二）檔案存放1.檔案應按照分類、編號順序存放，便于查找和管理。2.不同保管期限的檔案應分開存放，便于鑒定和銷毀。3.磁性載體檔案應與紙質檔案分開存放，避免相互干擾。（三）庫房管理1.檔案員應定期對庫房進行檢查，發現問題及時處理。2.庫房應保持清潔衛生，嚴禁在庫房內吸煙、堆放雜物。3.嚴格控制非檔案管理人員進入庫房，確因工作需要進入的，應辦理登記手續。七、檔案利用（一）利用范圍1.學校各部門因工作需要查閱檔案。2.師生因教學、科研、學習等需要查閱檔案。3.外單位因工作需要查閱學校檔案，須經學校相關部門批準。（二）利用方式1.查閱：利用者可在檔案員的陪同下，在檔案查閱室查閱檔案。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，須填寫檔案借閱申請表，經所在部門負責人簽字同意，報檔案員審批。借閱期限一般不超過[規定天數]，特殊情況需延長的，應辦理續借手續。3.復制：利用者如需復制檔案，須經檔案員同意，并按照規定收取復制費用。（三）利用登記1.檔案員應對檔案利用情況進行詳細登記，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、查閱或借閱的檔案名稱及數量等。2.定期對檔案利用情況進行統計分析，為檔案管理工作提供參考。八、檔案信息化管理（一）系統建設1.學校應建立檔案管理信息化系統，實現檔案的數字化管理。2.系統應具備檔案錄入、檢索、借閱、統計等功能，方便檔案的管理和利用。3.系統應采用安全可靠的技術架構，確保數據的安全和穩定。（二）數據錄入1.檔案員應按照檔案整理的要求，將紙質檔案的相關信息錄入檔案管理信息化系統。2.錄入的數據應準確無誤，確保電子檔案與紙質檔案內容一致。（三）數據維護1.定期對檔案管理信息化系統的數據進行備份，防止數據丟失。2.及時更新系統中的檔案信息，確保數據的時效性。3.加強對系統的安全管理，設置不同的用戶權限，防止數據泄露。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織學校成立檔案鑒定工作小組，由檔案員、相關部門負責人等組成，負責檔案鑒定工作。（二）鑒定標準1.根據檔案的形成時間、內容、來源、價值等因素，確定檔案的保管期限。2.保管期限分為永久、長期（[具體年限]）、短期（[具體年限]）。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對檔案進行鑒定，逐卷逐件審查檔案的保存價值。2.對確定已到保管期限且無保存價值的檔案，填寫檔案銷毀審批表，報學校分管領導審批。3.經批準后，由檔案員會同相關部門人員進行銷毀，并做好銷毀記錄。十、監督與考核（一）監督檢查1.學校檔案管理部門定期對各部門檔案管理工作進行監督檢查，發現問題及時督促整改。2.監督檢查內容包