企業pos機管理制度一、總則（一）目的為加強企業POS機的規范管理，保障公司資金安全，提高財務管理效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有使用POS機進行交易結算的部門和員工。（三）基本原則1.合法性原則：POS機的使用必須符合國家法律法規及相關金融監管要求。2.安全性原則：確保POS機設備及交易數據的安全，防止信息泄露和資金損失。3.準確性原則：交易信息錄入準確無誤，保證結算的及時性和準確性。4.責任明確原則：明確各使用人員在POS機操作過程中的職責，做到責任到人。二、POS機的購置與配置（一）購置申請1.各部門因業務需要購置POS機時，應提前填寫《POS機購置申請表》，詳細說明購置原因、預計使用量及使用場景等信息。2.申請表經部門負責人審核簽字后，提交至財務部門。（二）財務審核財務部門對購置申請進行審核，重點審核購置必要性、資金預算等。審核通過后，報公司分管領導審批。（三）采購流程經公司分管領導審批同意后，由采購部門負責按照公司采購流程進行POS機的采購。采購時應選擇具有良好信譽、產品質量可靠、售后服務完善的供應商。（四）配置與發放1.采購到貨的POS機由財務部門負責驗收，檢查設備型號、數量、配件等是否與采購合同一致，設備外觀是否完好，功能是否正常。2.驗收合格后，財務部門根據各部門申請，將POS機配置到相應部門，并做好發放登記。登記內容包括設備編號、發放部門、領取人、領取日期等。三、POS機的使用管理（一）使用人員資格1.只有經過財務部門及相關業務部門培訓并取得操作資格的員工才能使用POS機。2.新入職員工如需使用POS機，應在入職后及時參加培訓，培訓合格后方可上崗操作。（二）操作規范1.使用前檢查檢查POS機外觀是否完好，電源是否正常連接，打印紙是否充足。打開POS機，檢查設備是否能正常開機，屏幕顯示是否正常。簽到：按照系統提示進行簽到操作，輸入正確的操作員號和密碼。2.交易操作顧客消費時，應請顧客出示銀行卡，并認真核對銀行卡的真實性和有效性。輸入消費金額時，應仔細核對金額數字，確保準確無誤。選擇正確的交易類型，如消費、預授權、退貨等，并按照系統提示完成交易操作。交易成功后，應及時打印交易憑證，并請顧客在憑證上簽字確認。如遇交易失敗等異常情況，應根據系統提示查找原因，并及時處理。如無法當場解決，應記錄相關信息，及時向上級匯報。3.交易結束交易結束后，應按照系統提示進行簽退操作，關閉POS機電源。將POS機、銀行卡、交易憑證等妥善保管，避免丟失或損壞。（三）日常維護1.保持POS機設備清潔，定期擦拭屏幕、鍵盤等部位，防止灰塵積累影響設備性能。2.避免POS機受到撞擊、摔落等損壞，搬運時應小心輕放。3.按照設備使用說明書的要求，定期對POS機進行軟件升級，以確保設備的安全性和穩定性。4.如發現POS機出現故障，應及時聯系設備供應商或售后服務商進行維修，并填寫《POS機故障維修記錄》，記錄故障現象、維修時間、維修結果等信息。（四）數據管理1.POS機交易數據應及時準確地上傳至公司財務系統，確保財務數據的一致性和及時性。2.財務部門應定期對POS機交易數據進行備份，備份數據應至少保存[X]年，以備查詢和審計。3.嚴格限制對POS機交易數據的訪問權限，只有經過授權的財務人員和相關管理人員才能查詢和操作交易數據。（五）密碼與密鑰管理1.POS機操作員密碼應妥善保管，不得泄露給他人。操作員應定期更換密碼，密碼長度應不少于[X]位，且包含字母、數字和特殊字符。2.POS機密鑰由設備供應商或銀行提供，密鑰的設置、更換等操作應嚴格按照供應商或銀行的要求進行，并做好記錄。3.嚴禁私自修改或刪除POS機密碼和密鑰，如有違反，將追究相關人員的責任。四、POS機的結算管理（一）結算周期1.根據公司業務情況，POS機結算周期分為[具體結算周期，如每日、每周、每月等]結算。2.結算周期開始時，系統自動匯總上一結算周期內的所有交易數據。（二）結算流程1.財務部門在結算周期結束后，及時從POS機系統中導出交易明細數據，并與銀行對賬單進行核對。2.核對無誤后，生成結算報表，詳細列出各部門的交易金額、手續費、凈額等信息。3.結算報表經財務負責人審核簽字后，作為財務記賬的依據。4.財務部門按照結算報表進行資金結算，將應結算給各部門的款項及時劃轉至相應賬戶。（三）手續費管理1.POS機交易手續費按照與銀行簽訂的協議執行，手續費率根據交易類型、銀行卡種類等因素有所不同。2.財務部門應準確記錄每筆交易的手續費金額，并在結算時進行匯總統計。3.手續費由公司統一承擔，不得向顧客額外收取。五、POS機的風險管理（一）風險識別1.關注POS機使用過程中的各類風險，包括但不限于銀行卡盜刷風險、交易信息泄露風險、設備故障風險、操作失誤風險等。2.定期對POS機交易數據進行監測和分析，及時發現異常交易行為，如大額交易頻繁、交易時間異常等。（二）風險防范措施1.加強員工培訓，提高員工對風險的認識和防范意識，規范操作流程，避免因操作失誤引發風險。2.安裝必要的安全防護軟件和設備，如防火墻、殺毒軟件、加密設備等，保障POS機系統的安全。3.與銀行保持密切溝通，及時了解銀行卡風險動態，采取相應的風險防范措施。4.建立健全風險應急預案，一旦發生風險事件，應立即啟動應急預案，采取有效的措施進行處置，最大限度地降低損失。（三）風險責任追究1.對于因違規操作、管理不善等原因導致公司遭受經濟損失或聲譽損害的，將追究相關部門和人員的責任。2.責任追究方式包括但不限于警告、罰款、降職、辭退等，情節嚴重的，將依法追究法律責任。六、監督與檢查（一）內部審計1.公司內部審計部門定期對POS機的使用和管理情況進行審計，檢查制度執行情況、操作規范性、交易數據準確性等。2.審計過程中發現的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）財務檢查1.財務部門定期對POS機交易數據進行檢查，核對交易信息與財務記錄是否一致，手續費計算是否正確等。2.對檢查中發現的問題，應及時通知相關部門和人員進行整改。（三）日常巡查1.公司安排專人對POS機的使用情況進行日常巡查，檢查設備是否正常運行，使用人員操作是否規范等。2.巡查人員應做好巡查記錄，發現問題及時報告并督促整改。七、違規處理（一）違規行為界定1.未按照本制度規定使用POS機，如未經授權操作、違規更改交易信息等。2.因保管不善導致POS機設備丟失、損壞或交易數據泄露。3.故意隱瞞或虛報POS機交易情況，謀取私利。4.違反POS機密碼與密鑰管理規定，導致密碼或密鑰泄露。5.其他違反本制度及相關法律法規的行為。（二）處理方式1.對于首次違規且情節較輕的員工，給予警告處分，并責令其限期整改。2.對于多次違規或情節嚴重的員工，視情節輕重給予罰款、降職、辭退