企業文件收納管理制度一、總則（一）目的為了加強企業文件收納管理，確保文件的完整性、準確性和安全性，提高文件的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業內各部門、各崗位涉及的各類文件收納管理工作。（三）文件定義本制度所指文件包括但不限于：企業內部規章制度、會議紀要、工作計劃與總結、報告、通知、合同協議、技術資料、財務文件、人事檔案等各類紙質和電子文件。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政類文件：包括企業組織架構、行政辦公制度、會議紀要、通知公告、行政事務處理文件等。2.人事類文件：涵蓋員工招聘、培訓、考核、薪酬福利、勞動合同、人事檔案等相關文件。3.財務類文件：包含財務預算、決算、報表、審計報告、資金管理、稅務文件等。4.業務類文件：根據企業不同業務板塊劃分，如銷售業務文件、采購業務文件、生產業務文件、研發業務文件等，涉及業務流程、項目文檔、客戶資料等。5.技術類文件：包括產品設計圖紙、技術標準、工藝流程、技術研發報告等。（二）文件編號1.為便于文件的識別與管理，對每類文件進行統一編號。編號規則如下：編號結構：由字母和數字組成，共[X]位。首位字母：代表文件類別，如“A”表示行政類文件，“P”表示人事類文件，“F”表示財務類文件，“B”表示業務類文件，“T”表示技術類文件。中間數字：按照文件產生的年份和順序進行編排，年份采用公元紀年的后兩位數字表示，順序號為當年該類文件產生的流水號。末位校驗碼：采用數字09或字母AZ中的一個，通過特定算法計算得出，用于檢驗編號的準確性。2.示例：一份2023年產生的行政類第5號文件，編號為“A2305X”，其中“X”為根據算法得出的校驗碼。三、文件收納職責分工（一）部門文件管理員職責1.各部門指定專人擔任文件管理員，負責本部門文件的收集、整理、初步分類和臨時保管。2.及時將本部門產生的各類文件進行分類存放，確保文件的完整性和準確性，不得隨意丟棄或損毀文件。3.定期對本部門文件進行清查核對，發現問題及時報告并處理。4.根據公司文件管理要求，配合公司文件管理部門進行文件的移交和歸檔工作。（二）公司文件管理部門職責1.負責制定和完善企業文件收納管理制度，并監督制度的執行情況。2.統一接收各部門移交的文件，進行全面審核、分類、編號、存儲等管理工作。3.建立企業文件總目錄和索引，方便文件的查詢和利用。4.定期對企業文件進行備份，確保文件的安全性和可恢復性。5.對涉及企業機密的文件進行嚴格保密管理，制定相應的保密措施和審批流程。四、文件收集（一）日常文件收集1.各部門文件管理員應在文件產生后及時進行收集，確保文件不遺漏。對于重要文件，應在文件辦理完畢后的[X]個工作日內收集歸檔。2.文件收集范圍包括紙質文件原件、電子文件及其備份介質。電子文件應按照統一格式和命名規則進行存儲，命名規則應包含文件編號、文件名稱、日期等關鍵信息。3.在收集文件時，文件管理員應檢查文件的完整性，如發現文件缺失、損壞或簽字蓋章不全等情況，應及時與相關人員溝通補齊或更正。（二）專項文件收集1.對于企業開展的重大項目、重要活動等專項工作，應設立專門的文件收集小組，負責全過程文件的收集工作。2.專項文件收集小組應在項目或活動啟動初期制定文件收集計劃，明確收集范圍、時間節點和責任人。3.項目或活動結束后，專項文件收集小組應及時將收集到的文件進行整理、分類，移交公司文件管理部門歸檔。五、文件整理（一）分類整理1.文件管理員按照文件分類標準對收集到的文件進行分類。對于混合類文件，應根據文件主要內容確定其歸屬類別。2.在分類過程中，應將文件按照不同年份、不同月份或不同階段進行排序，以便于后續查找和管理。（二）編號標注1.根據文件編號規則，對每一份文件進行編號標注。編號應清晰、準確地標注在文件首頁的右上角或其他指定位置。2.對于電子文件，編號應體現在文件命名和存儲路徑中，確保編號與紙質文件一致。（三）裝訂與編目1.紙質文件應按照一定順序進行裝訂，確保文件整齊、牢固。裝訂時應去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等。2.編制文件目錄，目錄內容應包括文件編號、文件名稱、日期、頁碼等信息。文件目錄應與文件裝訂順序一致，并放置在文件首頁之前。六、文件存儲（一）紙質文件存儲1.公司應設立專門的紙質文件檔案室，檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施。2.文件應按照類別、年份、編號順序存放在檔案柜中，每個檔案柜應標明存放文件的類別和范圍。3.對于重要且不常用的紙質文件，應進行掃描備份后存儲在電子存儲設備中，并將紙質文件進行異地存儲，以防止自然災害等不可抗力因素導致文件丟失。（二）電子文件存儲1.電子文件應存儲在公司指定的服務器或存儲設備中，存儲設備應定期進行數據備份，備份數據應分別存儲在不同的物理位置。2.按照文件分類建立電子文件夾結構，文件夾命名應與紙質文件分類一致，便于查找和管理。3.對電子文件進行權限管理，根據文件的密級和使用范圍，設置不同人員的訪問權限，確保電子文件的安全性。七、文件借閱與使用（一）借閱申請1.公司內部人員因工作需要借閱文件時，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的編號、名稱、借閱目的、預計歸還日期等信息。2.《文件借閱申請表》應經所在部門負責人簽字批準后，提交給公司文件管理部門。（二）借閱審批1.文件管理部門收到《文件借閱申請表》后，應根據文件的密級和借閱目的進行審批。對于涉及企業機密的文件，需經公司高層領導批準方可借閱。2.審批通過后，文件管理部門應在《文件借閱申請表》上簽署意見，并告知借閱人借閱相關注意事項。（三）文件借閱1.借閱人憑批準后的《文件借閱申請表》到文件管理部門領取文件。文件管理人員應按照申請表上的內容進行文件發放，并在借閱登記本上記錄借閱文件的編號、名稱、借閱人姓名、部門、借閱日期、預計歸還日期等信息。2.借閱人應對借閱的文件妥善保管，不得擅自轉借、復印、涂改、污損文件。如需復印文件，應提前向文件管理部門提出申請，經批準后方可復印。（四）文件歸還1.借閱人應在預計歸還日期前歸還所借文件。如因特殊原因需要延期歸還，應提前向文件管理部門提交《文件延期歸還申請表》，說明延期原因和預計歸還日期，經批準后方可延期。2.文件歸還時，文件管理人員應認真核對文件的完整性和準確性，如發現文件有損壞或丟失情況，借閱人應承擔相應責任。3.文件管理人員在確認文件無誤后，在借閱登記本上記錄文件歸還日期，并將文件歸還原位。八、文件保密管理（一）保密制度1.建立健全文件保密制度，明確文件保密范圍、保密措施和保密責任。2.對涉及企業商業秘密、技術秘密、財務秘密等重要文件，應嚴格限制知悉范圍，未經授權不得泄露給任何無關人員。（二）保密措施1.對紙質保密文件，應存放在專門的保密檔案室，檔案室應配備門禁系統、監控設備等安全設施。2.電子保密文件應采用加密存儲，設置高強度密碼，并定期更換。對訪問保密文件的人員進行身份認證和權限控制。3.在文件傳遞過程中，涉及保密文件的應采用加密傳輸方式，如加密郵件、加密存儲介質等。（三）保密培訓與教育1.定期組織員工參加文件保密培訓，提高員工的保密意識和技能。培訓內容應包括保密法律法規、企業保密制度、文件保密操作規范等。2.新員工入職時，應進行文件保密專項培訓，使其了解企業保密要求和相關規定。（四）保密監督與檢查1.公司設立保密監督管理部門，定期對文件保密制度的執行情況進行監督檢查。2.對違反文件保密制度的行為，應視情節輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等，并追究相關人員的法律責任。九、文件銷毀（一）銷毀范圍1.已過保存期限且無繼續保存價值的文件。2.因企業機構調整、業務變更等原因不再使用的文件。3.涉及企業機密但已解密且無需留存的文件。（二）銷毀申請1.各部門如需銷毀文件，應填寫《文件銷毀申請表》，注明銷毀文件的類別、數量、銷毀原因等信息。2.《文件銷毀申請表》應經所在部門負責人審核簽字后，提交給公司文件管理部門。（三）銷毀審批1.文件管理部門收到《文件銷毀申請表》后，應組織相關人員對申請銷毀的文件進行審核，確認文件確實符合銷毀條件。2.對于涉及企業重要信息或機密的文件銷毀申請，需經公司高層領導批準后方可實施。（四）銷毀方式1.紙質文件的銷毀應采用粉碎、焚燒等方式進行，確保文件信息無法恢復。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、文件名稱和數量等。2.電子文件的銷毀應采用專業的數據擦除軟件進行多次擦除，確保數據無法恢復。擦除后的存儲介質應進行物理銷毀，如粉碎、焚燒等。（五）銷毀監督1.