運營管理部資料管理制度一、總則（一）目的為加強運營管理部資料的規范化管理，確保資料的完整性、準確性和安全性，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于運營管理部所有資料的管理，包括但不限于文件、報告、數據、圖表、合同、協議等各類資料。（三）基本原則1.集中管理原則：運營管理部資料實行集中統一管理，由專人負責資料的收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作。2.分類管理原則：根據資料的性質、用途、來源等進行分類，便于管理和查找。3.安全保密原則：確保資料的安全，防止資料泄露、丟失和損壞，對涉及公司機密的資料要嚴格保密。4.動態更新原則：資料應根據工作進展和實際情況及時更新，確保資料的時效性和有效性。二、資料的分類與編號（一）資料分類1.運營文件類：包括公司運營相關的規章制度、流程文件、通知、通報等。2.市場調研類：市場調研報告、行業分析報告、競爭對手資料等。3.銷售數據類：銷售業績報表、客戶信息資料、銷售合同等。4.運營分析類：運營數據分析報告、業務指標統計報表等。5.項目文檔類：項目策劃書、項目進度報告、項目總結報告等。6.合同協議類：與供應商、合作伙伴簽訂的各類合同、協議等。7.其他資料類：不屬于以上分類的其他運營管理部相關資料。（二）編號規則1.資料編號采用“部門代碼+分類代碼+年份+順序號”的格式。2.部門代碼：運營管理部為“YM”。3.分類代碼：按照上述資料分類，分別對應不同的兩位數字代碼，如運營文件類為“01”，市場調研類為“02”等。4.年份：取資料形成年份的后兩位數字。5.順序號：按照資料形成的先后順序依次編號，從“001”開始。6.示例：YM012305008，表示運營管理部2023年第8份運營文件類資料。三、資料的收集與整理（一）收集職責1.各崗位工作人員負責及時收集本崗位工作中產生的各類資料，并按照要求整理后提交給資料管理員。2.涉及跨部門合作的項目，由項目負責人負責協調相關部門收集和整理項目資料，并統一提交給資料管理員。（二）收集要求1.資料應真實、完整、準確，不得偽造、篡改或遺漏重要信息。2.收集的資料應具有時效性，及時反映工作進展和實際情況。3.對于電子資料，應確保文件格式規范、內容清晰，便于存儲和查閱。（三）整理方法1.資料管理員收到資料后，按照資料分類和編號規則進行分類整理。2.對每份資料進行核對，確保資料的完整性和準確性，如有缺失或錯誤，及時與提交人溝通補充或修正。3.對于紙質資料，應進行裝訂、編頁，并在封面注明資料名稱、編號、日期等信息；對于電子資料，應按照分類文件夾進行存儲，并命名規范，便于查找。四、資料的歸檔與保管（一）歸檔流程1.資料整理完成后，資料管理員應及時將資料歸檔到相應的檔案柜或電子存儲設備中。2.歸檔時，應按照資料編號順序依次排列，確保資料存放有序。3.建立資料歸檔清單，記錄資料的名稱、編號、歸檔日期等信息，便于查詢和核對。（二）保管方式1.紙質資料：存放在專門的檔案柜中，檔案柜應保持清潔、干燥、通風，防止資料受潮、發霉、蟲蛀等。2.電子資料：存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，定期進行備份，防止數據丟失。同時，應設置不同級別的訪問權限，確保資料的安全性。（三）保管期限1.運營文件類、合同協議類等重要資料的保管期限為長期，直至資料失效或不再具有保存價值。2.市場調研類、銷售數據類、運營分析類等資料的保管期限根據實際情況確定，一般為35年。3.項目文檔類資料的保管期限至項目結束后3年。（四）定期盤點1.資料管理員應定期對資料進行盤點，確保資料的數量和完整性與歸檔清單一致。2.盤點周期為每半年一次，盤點結果應形成報告，如發現問題及時查明原因并采取相應措施進行處理。五、資料的查閱與借閱（一）查閱權限1.運營管理部內部人員因工作需要查閱資料的，可直接向資料管理員提出申請，經同意后即可查閱。2.公司其他部門人員因工作需要查閱運營管理部資料的，需填寫《資料查閱申請表》，注明查閱目的、資料名稱、編號等信息，經運營管理部負責人審批后，由資料管理員陪同查閱。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱運營管理部資料的，需提交正式的查閱申請函，經公司領導審批同意后，按照公司相關規定辦理查閱手續。（二）查閱要求1.查閱人員應在資料管理員指定的地點查閱資料，不得擅自將資料帶出指定區域。2.查閱過程中應愛護資料，不得在資料上涂改、標記、污損或撕毀。3.如需復印或摘錄資料，應經資料管理員同意，并按照規定進行登記。（三）借閱流程1.運營管理部內部人員因工作需要借閱資料的，需填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料名稱、編號、借閱期限等信息，經部門負責人審批后，向資料管理員辦理借閱手續。2.公司其他部門人員借閱運營管理部資料的，除填寫《資料借閱申請表》外，還需經運營管理部負責人審批，借閱期限一般不超過7個工作日。3.外部單位或個人借閱運營管理部資料的，按照公司對外借閱資料的相關規定辦理審批和登記手續，借閱期限根據具體情況確定，最長不超過15個工作日。（四）借閱歸還1.借閱人員應在規定的借閱期限內歸還資料，如需延期，應提前向資料管理員提出申請，經批準后方可延期。2.資料歸還時，資料管理員應認真核對資料的完整性和準確性，如發現資料有損壞、丟失等情況，借閱人員應承擔相應的賠償責任。六、資料的保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業秘密、技術秘密、財務信息、客戶信息等敏感資料。2.運營管理部在工作過程中形成的尚未公開的重要資料。（二）保密措施1.對涉及保密的資料，應在資料上加蓋“保密”標識，并采取加密存儲、訪問控制等技術手段進行保護。2.資料管理員應嚴格遵守保密制度，不得向無關人員泄露資料內容。3.查閱和借閱保密資料的人員，應簽訂保密協議，承諾對資料內容予以保密。4.在對外交流、合作等活動中，如需提供涉及保密的資料，應按照公司相關規定進行審批，并采取必要的保密措施。（三）泄密處理1.如發現資料有泄密情況，應立即采取措施進行制止，并及時報告公司領導。2.對泄密責任人，公司將根據情節輕重給予相應的紀律處分，如造成經濟損失的，還應承擔賠償責任；構成犯罪的，將依法追究刑事責任。七、資料的銷毀（一）銷毀條件1.資料保管期限已滿，且不再具有保存價值。2.資料因各種原因已失效、作廢或不再適用。3.資料涉及的項目已結束，且相關工作已全部完成。（二）銷毀流程1.資料管理員根據資料的保管期限和實際情況，定期清理擬銷毀的資料，并填寫《資料銷毀申請表》，注明資料名稱、編號、數量、銷毀原因等信息。2.《資料銷毀申請表》經運營管理部負責人審核，報公司分管領導批準后，方可進行銷毀。3.資料銷毀應采用適當的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保資料無法恢復。4.資料銷毀過程應有專人負責監督，并在《資料銷毀記錄》上簽字確認，記錄銷毀時間、地點、方式、監督人等信息。八、資料管理的監督與考核（一）監督機制1.運營管理部負責人負責對資料管理工作進行定期檢查和監督，確保資料管理工作符合本制度要求。2.公司內部審計部門有權對運營管理部資料管理情況進行不定期審計，發現問題及時提出整改意見。（二）考核辦法1.將資料管理工作納入部門和個人績效考核體系，對資料管理工作表現優秀的部門和個人給予表彰和