企業文檔公文管理制度總則目的為加強公司文檔公文管理，確保公司各類文件、資料的規范生成、傳遞、存儲和使用，提高工作效率，保障公司運營的順暢，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構的所有部門和員工。基本原則1.準確性原則：文檔公文內容應準確無誤，數據真實可靠，表述清晰明確。2.及時性原則：各類文檔公文應及時起草、審核、發布、歸檔，避免延誤。3.規范性原則：嚴格遵循公司規定的格式、字體、排版等要求，確保文檔公文的規范性和一致性。4.保密性原則：涉及公司機密的文檔公文應嚴格保密，防止信息泄露。文檔公文分類與編號分類1.行政公文：包括公司發布的各類通知、決定、通報、報告、請示、批復等。2.業務文檔：涵蓋市場營銷、財務、人力資源、技術研發、生產運營等各業務領域的文件、合同、報表等。3.會議文件：會議通知、議程、紀要、決議等與會議相關的文檔。4.人事檔案：員工個人信息、履歷、考核記錄、培訓資料等。5.其他文檔：如公司宣傳資料、規章制度匯編、項目文檔等。編號1.行政公文編號：采用“年份+序號”的形式，如“[2023]001號”，其中年份為公元紀年，序號從001開始依次遞增。2.業務文檔編號：根據業務類型進行分類編號，例如財務文檔編號為“CW[年份]序號”，市場營銷文檔編號為“SC[年份]序號”等，年份和序號規則同行政公文。3.會議文件編號：按照會議名稱和召開時間進行編號，如“[部門名稱]第[X]次會議紀要[年份]序號”。4.人事檔案編號：以員工工號為基礎，統一編號管理，如“[工號][檔案類別代碼][年份]”，檔案類別代碼可根據檔案內容進一步細分。5.其他文檔編號：根據文檔性質和用途，自行設定編號規則，但應保證唯一性和系統性。文檔公文起草職責分工1.各部門負責本部門職責范圍內文檔公文的起草工作，確保內容準確反映工作實際情況和要求。2.涉及多個部門的文檔公文，由主辦部門負責起草，相關部門配合提供資料和意見。起草要求1.主題明確：文檔公文應圍繞一個核心主題展開，避免內容分散、邏輯混亂。2.結構合理：一般包括標題、正文、附件、落款等部分，正文應層次分明，段落清晰。3.語言規范：使用簡潔明了、準確規范的語言，避免使用生僻字、模糊詞匯和口語化表述。4.數據準確：涉及的數據、事實等應確保真實可靠，如有引用需注明出處。文檔公文審核初審1.起草完成的文檔公文首先由起草部門負責人進行初審，重點審核內容是否完整、準確，格式是否規范，語言是否通順等。2.初審通過后，在文檔公文首頁右上角注明“初審通過”字樣，并簽署初審意見和姓名、日期。終審1.根據文檔公文的性質和重要程度，分別提交公司領導或相關部門進行終審。2.終審人員應認真審核文檔公文的內容、政策依據、格式規范等，提出修改意見或批準發布。3.終審通過后，在文檔公文首頁右上角注明“終審通過”字樣，并簽署終審意見和姓名、日期。文檔公文發布發布渠道1.公司內部網站：重要的行政公文、制度文件等應及時發布在公司內部網站上，供員工查閱。2.電子郵件：適用于緊急通知、重要信息的傳達等，發送范圍應明確具體。3.紙質文件：對于一些需要員工簽字確認或存檔的文檔公文，可印發紙質文件。4.會議傳達：在相關會議上對重要文檔公文進行宣讀和講解，確保員工了解內容。發布流程1.經終審通過的文檔公文，由行政部門負責按照確定的發布渠道進行發布。2.在發布紙質文件時，應按照規定的份數進行印刷，并做好分發登記工作。3.通過電子郵件發布的文檔公文，應確保收件人信息準確無誤，并記錄發送時間和狀態。文檔公文歸檔歸檔范圍1.已發布的各類行政公文、業務文檔、會議文件等。2.重要的合同、協議、報表等資料。3.員工的人事檔案材料。4.其他具有保存價值的文檔公文。歸檔時間1.一般文檔公文應在發布后一周內完成歸檔。2.重要會議文件應在會議結束后三個工作日內歸檔。3.人事檔案應及時更新，并按照規定定期歸檔。歸檔要求1.按照文檔公文的分類和編號順序進行整理，確保歸檔文件的系統性和完整性。2.歸檔文件應齊全完整，如有附件應一并歸檔，并在歸檔清單中注明。3.采用紙質檔案和電子檔案相結合的方式進行歸檔，電子檔案應與紙質檔案內容一致，并進行備份存儲。文檔公文借閱與查閱借閱1.因工作需要借閱文檔公文的，應填寫《文檔公文借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等信息。2.經所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。3.借閱人員應妥善保管借閱的文檔公文，不得轉借他人，不得在文檔公文上涂改、標記、污損等。4.借閱期限屆滿，借閱人員應及時歸還文檔公文，如需延期借閱，應重新辦理申請手續。查閱1.員工因工作需要查閱文檔公文的，可直接到檔案管理部門進行查閱。2.查閱重要或機密文檔公文的，需經公司領導批準，并在檔案管理部門工作人員的陪同下進行查閱。3.查閱人員應愛護文檔公文，不得擅自復印、拍照、摘錄等，如需復制相關內容，應按照規定辦理審批手續。文檔公文保密保密措施1.明確文檔公文的密級，分為絕密、機密、秘密三個等級，并根據密級采取相應的保密措施。2.對涉及公司機密的文檔公文，應在存儲設備上設置密碼保護，并嚴格限制訪問權限。3.加強對文檔公文處理場所的安全管理，防止無關人員進入。4.定期對文檔公文的保密情況進行檢查，發現問題及時整改。保密責任1.所有接觸公司文檔公文的人員都有保密義務，不得泄露公司機密信息。2.因工作變動或離職的員工，應將所保管的文檔公文全部歸還公司，并辦理交接手續，同時簽訂保密承諾書。3.對于違反保密規定的行為，公司將依法追究相關人員的責任。文檔公文銷毀銷毀范圍1.已過保存期限且無繼續保存價值的文檔公文。2.因工作失誤、政策調整等原因形成的多余或錯誤的文檔公文。3.涉及公司機密且已不再需要的文檔公文，經批準后進行銷毀。銷毀流程1.由檔案管理部門定期對擬銷毀的文檔公文進行清理和登記，填寫《文檔公文銷毀申請表》。2.經公司領導批準后，指定專人負責銷毀工作，銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式等。3.對于機密文檔公文的銷毀，應采用粉碎、焚燒等安全可靠的方式進行，并確保信息無法恢復。文檔公文信息化管理系統建設1.建立公司文檔公文管理信息系統，實現文檔公文的電子化起草、審核、發布、歸檔、查詢等功能。2.系統應具備權限管理、版本控制、數據備份等功能，確保文檔公文信息的安全和可靠。數據維護1.定期對文檔公文管理信息系統的數據進行備份，備份數據應存儲在安全可靠的介質上，并異地存放。2.及時更新系統中的文檔公文信息，確保數據的準確性和時效性。3.對系統的運行情況進行監控，及時處理系統故障和異常情況。監督與考核監督檢查1.行政部門定期對各部門的文檔公文管理工作進行監督檢查，重點檢查文檔公文的起草質量、審核流程、發布歸檔情況等。2.對于檢查中發現的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。考核評價1.將文檔公文管理工作納入部門和員工的績效考核體系，考核內容包括