傳閱文件保密管理制度一、總則（一）目的為加強公司傳閱文件的保密管理，確保公司機密信息的安全，防止文件在傳閱過程中出現失密、泄密現象，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有傳閱文件的保密管理，包括但不限于紙質文件、電子文件等。（三）基本原則1.嚴格保密原則：所有參與傳閱文件的人員必須嚴格遵守保密規定，對文件內容予以保密，不得向無關人員泄露。2.限定范圍原則：傳閱文件應嚴格限定在規定的人員范圍內，不得擅自擴大傳閱范圍。3.及時歸還原則：傳閱完畢后，文件應及時歸還至指定保管部門或人員，不得延誤。4.確保安全原則：采取必要的安全措施，確保傳閱文件在傳遞、存放過程中的安全，防止文件丟失、被盜、被篡改等情況發生。二、傳閱文件的范圍與標識（一）傳閱文件范圍1.涉及公司商業秘密的文件：如公司戰略規劃、財務數據、客戶信息、技術資料等。2.重要決策文件：如公司重大投資決策、人事任免決定等。3.其他需要保密的文件：根據公司實際情況確定。（二）文件標識1.對于確定為傳閱文件的，應在文件首頁左上角加蓋“傳閱文件”印章，并注明傳閱范圍、密級等信息。2.電子文件應在文件名前添加“[傳閱文件]”字樣，并設置相應的訪問權限。三、傳閱流程（一）發起傳閱1.文件起草部門或文件接收部門認為需要傳閱的文件，應填寫《傳閱文件申請表》，詳細說明文件內容、傳閱范圍、傳閱目的、預計傳閱時間等信息，并經部門負責人簽字確認后，提交至公司辦公室。2.公司辦公室對《傳閱文件申請表》進行審核，審核通過后，確定文件的傳閱編號，并將文件進行登記。（二）文件傳遞1.公司辦公室根據文件的傳閱范圍，將文件傳遞給相關人員。傳遞方式可采用專人送達、機要通信、內部網絡等，但應確保文件傳遞過程的安全、及時。2.對于紙質文件，應使用專用文件袋或文件夾進行封裝，并在封口處加蓋密封章。對于電子文件，應通過加密的內部網絡進行傳輸，并設置相應的訪問密碼。（三）文件傳閱1.傳閱人員收到文件后，應在《傳閱文件登記表》上簽字確認收到時間，并按照規定的傳閱順序和時間要求進行傳閱。2.傳閱人員應認真閱讀文件內容，如有疑問或意見，可在文件上進行標注，并及時反饋給文件起草部門或相關負責人。3.傳閱過程中，傳閱人員不得擅自將文件帶出公司或轉借他人，如有特殊情況需要帶出公司或轉借他人的，應經公司辦公室批準，并辦理相關手續。（四）文件回收1.傳閱完畢后，傳閱人員應及時將文件歸還至公司辦公室，并在《傳閱文件登記表》上簽字確認歸還時間。2.公司辦公室對回收的文件進行檢查，如發現文件有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究相關人員的責任。（五）文件存檔1.文件傳閱結束后，公司辦公室應將文件進行整理、歸檔，按照公司檔案管理規定進行保存。2.對于需要長期保存的傳閱文件，應定期進行備份，確保文件的安全性和完整性。四、保密措施（一）人員管理1.對參與傳閱文件的人員進行保密培訓，提高其保密意識和保密技能。培訓內容包括保密法律法規、公司保密制度、文件傳閱流程、保密防范措施等。2.與參與傳閱文件的人員簽訂保密協議，明確其保密義務和違約責任。保密協議應包括保密范圍、保密期限、保密措施、違約責任等條款。3.對參與傳閱文件的人員進行定期考核，考核內容包括保密工作執行情況、文件傳閱記錄、保密意識等。對于考核不合格的人員，應進行批評教育或采取相應的處罰措施。（二）環境管理1.設立專門的文件傳閱室或保密柜，用于存放傳閱文件。文件傳閱室或保密柜應具備防火、防盜、防潮、防蟲等功能，并安裝必要的安全監控設備。2.在文件傳閱室或保密柜內，應設置不同的區域或專柜，用于存放不同密級的文件。對于絕密級文件，應實行專人專管制度，單獨存放。3.在辦公區域內，應保持環境整潔，避免文件隨意擺放。對于廢棄的文件，應按照公司文件銷毀制度進行處理，不得隨意丟棄。（三）技術管理1.對傳閱文件進行加密處理，確保文件在傳輸和存儲過程中的安全性。加密方式可采用密碼加密、數字簽名等技術手段。2.利用公司內部網絡的訪問控制功能，對傳閱文件的訪問權限進行嚴格設置。只有經過授權的人員才能訪問相應的文件，防止文件被非法訪問或下載。3.定期對公司的計算機系統、網絡設備等進行安全檢查和維護，及時發現和排除安全隱患。安裝必要的殺毒軟件、防火墻等安全防護軟件，防止病毒、木馬等惡意程序的入侵。五、監督與檢查（一）監督部門公司辦公室負責對傳閱文件保密管理制度的執行情況進行監督檢查。（二）檢查內容1.文件傳閱流程的執行情況，包括文件的發起、傳遞、傳閱、回收、存檔等環節。2.保密措施的落實情況，包括人員管理、環境管理、技術管理等方面。3.傳閱文件的保密情況，是否存在失密、泄密現象。（三）檢查方式1.定期檢查：公司辦公室定期對傳閱文件的保密管理情況進行檢查，檢查周期為每季度一次。2.不定期抽查：公司辦公室不定期對傳閱文件的保密管理情況進行抽查，抽查內容包括文件傳閱記錄、文件存放情況、人員保密意識等。3.專項檢查：針對公司重要項目、重大活動等涉及的傳閱文件，公司辦公室可進行專項檢查，確保文件保密管理工作的落實。（四）問題處理1.對于檢查中發現的問題，公司辦公室應及時下達《整改通知書》，要求相關部門或人員限期整改。2.整改完成后，相關部門或人員應向公司辦公室提交整改報告，公司辦公室對整改情況進行復查。3.對于違反傳閱文件保密管理制度的行為，公司將按照相關規定進行嚴肅處理，包括批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等。構成犯罪的，將依法追究刑事責任。六、罰則（一）一般性違規行為及處罰1.未按照規定的傳閱范圍傳閱文件，擅自擴大傳閱范圍的，給予警告處分，并責令立即改正。2.未在規定時間內歸還傳閱文件，延誤文件傳閱的，給予警告處分，并視情節輕重處以[X]元以上[X]元以下的罰款。3.在文件傳閱過程中，未妥善保管文件，導致文件丟失、損壞的，給予警告處分，并責令其賠償相應的經濟損失。如因故意或重大過失導致文件丟失、損壞的，除賠償經濟損失外，還將給予記過以上處分。（二）嚴重違規行為及處罰1.向無關人員泄露傳閱文件內容的，給予記過處分，并視情節輕重處以[X]元以上[X]元以下的罰款。如因泄露文件內容給公司造成重大損失的，給予撤職以上處分，并依法追究其法律責任。2.擅自將傳閱文件帶出公司或轉借他人的，給予記過處分，并視情節輕重處以[X]元以上[X]元以下的罰款。如因擅自帶出公司或轉借他人導致文件失密、泄密的，給予開除處分，并依法追究其法律責任。3.故意篡改、偽造傳閱文件內容的，給予開除處分，并依法追究其法律責任。（三）其他違規行為及處罰1.未按照規定對傳閱文件進行標識、登記、存檔的，給予警告處分，并責令立即改正。2.對公司辦公室下達的《整改通知書》拒不執行或