鄉鎮行政公文管理制度一、總則（一）目的為了加強鄉鎮行政公文管理，確保公文處理工作的規范化、制度化、科學化，提高公文處理效率和質量，根據國家有關法律法規和上級部門的要求，結合本鄉鎮實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本鄉鎮機關各部門、各行政村（社區）在行政管理過程中形成的各類公文的起草、審核、簽發、印制、收發、傳閱、歸檔、保管等環節的管理。（三）基本原則1.準確規范原則：公文的格式、內容、語言表達等應符合國家法律法規、黨政機關公文處理工作條例及相關規定，確保準確無誤、規范統一。2.及時高效原則：公文處理應注重時效性，嚴格按照規定的程序和時限要求辦理，做到及時、迅速、高效，不拖延、不積壓。3.安全保密原則：嚴格遵守國家保密法律法規，加強公文的安全保密管理，防止公文泄露、丟失或被篡改，確保公文信息安全。4.精簡實用原則：公文應遵循精簡的原則，內容簡潔明了，突出重點，注重實用性，避免冗長繁瑣、空洞無物。二、公文種類（一）決議適用于會議討論通過的重大決策事項。（二）決定適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。（三）命令（令）適用于公布行政法規和規章、宣布施行重大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關單位和人員。（四）公報適用于公布重要決定或者重大事項。（五）公告適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。（六）通告適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。（七）意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。（八）通知適用于發布、傳達要求下級機關執行和有關單位周知或者執行的事項，批轉、轉發公文。（九）通報適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。（十）報告適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。（十一）請示適用于向上級機關請求指示、批準。（十二）批復適用于答復下級機關請示事項。（十三）議案適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務委員會提請審議事項。（十四）函適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。（十五）紀要適用于記載會議主要情況和議定事項。三、公文格式（一）一般格式公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等組成。（二）特定格式1.信函格式：發文機關標志使用發文機關全稱或者規范化簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊為30mm，推薦使用紅色小標宋體字。聯合行文時，使用主辦機關標志。2.命令（令）格式：發文機關標志由發文機關全稱加“命令”或“令”字組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為20mm，推薦使用紅色小標宋體字。3.紀要格式：紀要標志由“XXXXX紀要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用紅色小標宋體字。（三）排版要求公文用紙采用A4型紙，其幅面尺寸為210mm×297mm。排版規格為：正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。特定情況可以作適當調整。四、行文規則（一）向上級行文規則1.原則上主送一個上級機關，根據需要同時抄送相關上級機關和同級機關，不抄送下級機關。2.黨委、政府的部門向上級主管部門請示、報告重大事項，應當經本級黨委、政府同意或者授權；屬于部門職權范圍內的事項應當直接報送上級主管部門。3.下級機關的請示事項，如需以本機關名義向上級機關請示，應當提出傾向性意見后上報，不得原文轉報上級機關。4.請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。5.除上級機關負責人直接交辦事項外，不得以本機關名義向上級機關負責人報送公文，不得以本機關負責人名義向上級機關報送公文。6.受雙重領導的機關向一個上級機關行文，必要時抄送另一個上級機關。（二）向下級行文規則1.主送受理機關，根據需要抄送相關機關。重要行文應當同時抄送發文機關的直接上級機關。2.黨委、政府的辦公廳（室）根據本級黨委、政府授權，可以向下級黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級黨委、政府發布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。需經政府審批的具體事項，經政府同意后可以由政府職能部門行文，文中須注明已經政府同意。3.黨委、政府的部門在各自職權范圍內可以向下級黨委、政府的相關部門行文。4.涉及多個部門職權范圍內的事務，部門之間未協商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級機關應當責令其糾正或者撤銷。5.上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時抄送該下級機關的另一個上級機關。（三）聯合行文規則1.同級黨政機關、黨政機關與其他同級機關必要時可以聯合行文。屬于黨委、政府各自職權范圍內的工作，不得聯合行文。2.黨委、政府的部門依據職權可以相互行文。3.部門內設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文。五、公文起草（一）起草要求1.公文起草應當做到內容簡潔、主題突出、觀點鮮明、結構嚴謹、表述準確、文字精煉。2.起草公文前，應當深入調查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。涉及其他部門職權范圍內的事項，起草單位應當主動與有關部門協商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，起草單位的主要負責人應當出面協調，仍不能取得一致時，起草單位可以列明各方理據，提出建設性意見，并與有關部門會簽后報請上級機關協調或裁定。3.公文的語言表達應當符合語法規則、邏輯規則和公文的語言規范，避免使用生僻字、模糊不清的詞語和句子，做到通俗易懂、準確清晰。（二）起草流程1.明確發文目的和主題：根據鄉鎮工作實際需要，確定公文要解決的問題、傳達的信息或作出的決策，明確公文的主題。2.收集相關資料：圍繞公文主題，收集政策依據、事實數據、典型案例等相關資料，為公文起草提供充分的素材。3.擬定提綱：根據公文的主題和內容要求，擬定公文的框架結構和提綱，明確各部分的主要內容和邏輯關系。4.撰寫初稿：按照提綱進行公文初稿的撰寫，注意語言表達、格式規范和內容完整。初稿完成后，起草人員應認真進行自我審核，檢查有無錯別字、語病、數據錯誤等問題。5.修改完善：初稿形成后，應廣泛征求意見，組織相關人員進行討論修改。征求意見的范圍包括本鄉鎮機關各部門、各行政村（社區）以及相關利益方等。根據反饋意見，對公文進行認真修改，確保公文質量。六、公文審核（一）審核內容1.行文理由是否充分，行文依據是否準確。2.內容是否符合黨的理論路線方針政策和國家法律法規；是否完整準確體現發文機關意圖；是否同現行有關公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。3.涉及有關地區或者部門職權范圍內的事項是否經過充分協商并達成一致意見。4.文種是否正確，格式是否規范；人名、地名、時間、數字、段落順序、引文等是否準確；文字、數字、計量單位和標點符號等用法是否規范。5.其他內容是否符合公文起草的有關要求。（二）審核流程1.初審：公文起草完成后，由起草部門負責人進行初審。初審主要對公文的內容、格式、語言表達等進行初步審核，檢查是否符合起草要求，有無明顯錯誤和問題。初審通過后，將公文送審核部門進行審核。2.審核：審核部門收到公文后，指定專人進行審核。審核人員應按照審核內容要求，對公文進行全面細致的審核。審核過程中，可與起草部門溝通協商，提出修改意見。審核完成后，審核人員應填寫審核意見表，明確提出審核結論和修改建議。3.終審：審核后的公文送鄉鎮分管領導進行終審。分管領導應對公文的內容、政策導向、行文必要性等進行最終審定。終審通過后，公文方可進入簽發環節。七、公文簽發（一）簽發權限1.以鄉鎮黨委、政府名義制發的公文，由黨委書記或鄉鎮長簽發。2.黨委、政府聯合行文，由黨委書記和鄉鎮長共同簽發。3.黨委、政府部門制發的公文，由部門主要負責人簽發；重要公文由鄉鎮分管領導簽發。4.涉及多個部門的聯合發文，由主辦部門牽頭會簽，相關部門負責人簽署意見后，報鄉鎮分管領導或主要領導簽發。（二）簽發程序公文經審核通過后，由起草部門將公文送簽批單及公文文稿一并呈送簽發領導。簽批單應注明公文標題、發文字號、主送機關、正文、附件、發文機關署名、成文日期等內容。簽發領導應認真審閱公文文稿，對公文內容和格式進行最后審定，無誤后在簽批單上簽署簽發意見和姓名、日期。八、公文印制（一）印制要求1.公文印制必須確保質量，做到字跡清晰、圖案準確、墨色均勻、裝訂牢固。2.嚴格按照公文格式要求進行排版和印制，確保公文格式規范統一。3.涉密公文應當在符合保密要求的場所印制。（二）印制流程1.排版：根據公文格式要求，對公文文稿進行排版，調整字體、字號、行距、頁邊距等，確保排版美觀、規范。2.校對：排版完成后，安排專人進行校對。校對人員應認真核對公文內容，檢查有無錯別字、語病、格式錯誤等問題，確保公文內容準確無誤。校對一般應進行至少兩遍，重要公文應增加校對次數。3.印制：校對無誤后，按照規定的份數進行印制。印制過程中應嚴格控制質量，確保公文印制清晰、完整。4.裝訂：印制完成的公文應及時進行裝訂，確保裝訂牢固、整齊美觀。九、公文收發（一）收文1.簽收：鄉鎮辦公室負責公文的簽收工作。收到公文后，應認真核對來文的信封、封皮、份數等，確認無誤后在送文登記簿上簽字，并注明簽收日期。2.登記：對簽收的公文進行詳細登記，登記內容包括公文標題、發文字號、來文機關、發文日期、密級、份數、簽收日期等。3.分發：根據公文內容和性質，將收文及時分發給相關領導和部門。屬于緊急公文的，應立即呈送領導批示；屬于一般公文的，應在規定時間內分發。（二）發文1.編號：對擬發的公文進行編號，編號應按照一定的規則進行，確保文號的唯一性和規范性。2.封裝：將擬發的公文文稿、附件等進行整理封裝，確保公文完整無缺。封裝時應注意公文的保密要求，對涉密公文應采取相應的保密措施。3.發送：按照規定的渠道和方式，將封裝好的公文發送給主送機關和抄送機關。發送重要公文或緊急公文時，應采用專人送達或機要通信等方式，確保公文安全、及時送達。十、公文傳閱（一）傳閱范圍根據公文內容和工作需要，確定公文的傳閱范圍。傳閱范圍一般包括鄉鎮領導班子成員、相關部門負責人等。（二）傳閱流程1.送閱：鄉鎮辦公室將需要傳閱的公文呈送鄉鎮主要領導或分管領導閱批。2.傳遞：領導閱批后，辦公室工作人員按照傳閱范圍依次傳遞公文，確保公文在規定時間內傳閱到相關人員手中。3.催閱：對傳閱中的公文，辦公室工作人員應定期進行催閱，提醒傳閱人員及時閱辦，防止公文積壓。4.回收：公文傳閱完畢后，辦公室工作人員應及時回收公文，進行整理歸檔。十一、公文歸檔（一）歸檔范圍本鄉鎮在行政管理過程中形成的具有保存價值的各類公文，包括決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要等，均應進行歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的公文應齊全完整，包括正文、附件、底稿、簽批單等。2.公文應按照年度、保管期限、機構（問題）等進行分類整理，編制歸檔目錄。3.歸檔的公文應字跡清晰、紙張完好，便于長期保存。（三）歸檔流程1.整理：公文辦理完畢后，承辦部門應及時將公文進行整理，按照歸檔要求進行分類、編號、裝訂等。2.移交：整理好的公文由承辦部門移交鄉鎮檔案室。移交時，雙方應辦理交接手續，填寫公文移交清單。3.歸檔：檔案室收到移交的公文后，按照歸檔要求進行審核、上架歸檔，確保公文歸檔規范、有序。十二、公文保管（一）保管期限公文的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的公文主要是具有重要歷史價值和查考利用價值的公文；長期保管的公文一般是在較長時間內具有查考利用價值的公文；短期保管的公文是在較短時間內具有查考利用價值的公文。（二）保管措施1.檔案室應具備完善的保管設施，確保公文存放安全、整潔、有序。2.對不同保管期限的公文應分別存放，便于查找和管理。3.定期對公文進行檢查和清點，發現問題及時處理，確保公文的完整性和安全性。4.嚴格遵守保密規定，防止公文泄露。十三、公文保密（一）保密范圍涉及國家秘密、鄉鎮工作秘密以及其他不宜公開的公文內容，均屬于保密范圍。（二）保密措施1.對涉密公文應按照國家保密法律法規的要求進行管理，明確密級、保密期限和知悉范