傳媒行業采購管理制度總則1.目的為規范傳媒公司采購工作流程，加強采購管理，確保采購活動的公平、公正、公開，提高采購效率，降低采購成本，保證公司各項業務的順利開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內部所有采購活動，包括但不限于辦公用品、設備器材、廣告物料、服務采購等。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規及相關政策規定。效益原則：在滿足公司業務需求的前提下，追求采購效益最大化，降低采購成本。公開透明原則：采購過程應公開透明，接受公司內部監督。公平競爭原則：通過公平競爭選擇優質供應商，確保采購質量。誠實守信原則：采購人員及相關人員應誠實守信，履行合同約定。采購組織與職責1.采購決策機構采購領導小組：由公司高層管理人員組成，負責審議重大采購項目，制定采購戰略和政策，監督采購工作的執行情況。職責：審批年度采購預算和采購計劃。決策重大采購項目的供應商選擇、采購方式等。協調解決采購過程中的重大問題。2.采購執行部門采購部：負責具體采購業務的實施，包括采購需求的收集、供應商的開發與管理、采購合同的簽訂與執行等。職責：根據各部門需求，編制采購計劃和預算。尋找、篩選、評估供應商，建立供應商檔案。組織采購談判，簽訂采購合同。跟蹤采購合同執行情況，協調解決合同執行中的問題。定期對采購工作進行總結和分析，提出改進建議。3.需求部門公司各部門作為采購需求的提出者，負責明確本部門的采購需求，配合采購部進行采購工作。職責：根據業務需要，及時準確地向采購部提交采購申請。參與采購項目的技術規格制定、供應商評估等工作。負責采購物資的驗收和使用反饋。采購流程1.采購申請需求部門根據業務需要，填寫《采購申請表》，詳細說明采購物資或服務的名稱、規格、數量、預算、需求時間等信息，并經部門負責人簽字確認后提交給采購部。緊急采購需求應在申請表中注明，并說明緊急原因。2.采購審批采購部收到采購申請后，對申請內容進行初步審核，包括需求的合理性、預算的準確性等。對于金額較小的采購申請（具體金額標準由公司根據實際情況確定），由采購部負責人審批；對于金額較大的采購申請，采購部審核后提交采購領導小組審批。經審批通過的采購申請進入采購流程，未通過審批的申請應反饋給需求部門說明原因。3.采購計劃制定采購部根據審批通過的采購申請，結合公司庫存情況、市場供應情況等，制定采購計劃。采購計劃應明確采購物資或服務的名稱、規格、數量、采購時間、采購方式、預算金額等內容。采購計劃經采購部負責人審核后，報公司領導備案。4.供應商選擇與管理供應商開發采購部通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行初步篩選，評估其資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平等方面，確定入圍供應商名單。供應商評估定期對供應商進行評估，評估內容包括產品質量、交貨期、售后服務、價格變動等方面。采購部根據評估結果，對供應商進行分類管理，對于表現優秀的供應商給予優先合作機會，對于表現不佳的供應商進行警告、整改或淘汰。供應商選擇根據采購計劃和供應商評估情況，采購部選擇合適的供應商進行采購談判。采購談判應至少邀請兩家以上供應商參與，確保充分競爭。談判內容包括產品價格、質量標準、交貨期、售后服務等條款。采購部根據談判結果，選擇最優供應商，并簽訂采購合同。5.采購合同簽訂采購合同應明確雙方的權利和義務，包括采購物資或服務的名稱、規格、數量、價格、交貨期、質量標準、驗收方式、付款方式等條款。采購合同經雙方簽字蓋章后生效。采購部應將合同副本分發給需求部門、財務部門等相關部門，以便跟蹤合同執行情況。6.采購執行與跟蹤采購部按照采購合同要求，及時與供應商溝通協調，確保供應商按時、按質、按量提供采購物資或服務。采購部定期跟蹤采購合同執行情況，及時掌握物資到貨進度、質量情況等信息。如發現問題，應及時與供應商協商解決，并向公司領導匯報。需求部門應配合采購部做好采購執行過程中的相關工作，如提供驗收場地、協助驗收等。7.驗收采購物資到貨后，需求部門應按照合同約定的驗收標準進行驗收。驗收內容包括物資的數量、規格、型號、質量等方面。對于重要物資或技術復雜的物資，可邀請專業技術人員或第三方檢測機構參與驗收。驗收合格后，需求部門應填寫《驗收單》，并簽字確認。驗收不合格的物資，需求部門應及時通知采購部與供應商協商解決，如退貨、換貨、補貨等。8.付款采購部根據采購合同和驗收單，填寫《付款申請單》，經采購部負責人審核、財務部門審核、公司領導審批后，辦理付款手續。付款方式應按照采購合同約定執行，如支票、匯票、電匯、網上支付等。財務部門應嚴格審核付款憑證，確保付款安全、準確。采購預算管理1.預算編制采購部應根據公司年度經營計劃和各部門采購需求，編制年度采購預算。采購預算應詳細列出各類采購物資或服務的名稱、規格、數量、預算金額等內容，并按照公司預算管理要求進行分類匯總。采購預算編制過程中，應充分考慮市場價格波動、業務發展變化等因素，確保預算的合理性和準確性。2.預算執行與控制采購部應嚴格按照采購預算執行采購任務，不得超預算采購。如因特殊原因需要調整采購預算，應按照公司預算調整流程進行審批。財務部門負責對采購預算執行情況進行監控和分析，定期向公司領導匯報預算執行情況。對于超預算采購的項目，財務部門有權拒絕付款，并要求采購部說明原因。3.預算調整在采購預算執行過程中，如遇市場價格大幅波動、業務需求變化等原因，導致原采購預算無法滿足實際需要時，采購部應及時提出預算調整申請。預算調整申請應詳細說明調整原因、調整金額、調整后的預算安排等內容，并經采購部負責人審核、財務部門審核、公司領導審批后執行。采購風險管理1.風險識別與評估采購部應定期對采購過程中可能面臨的風險進行識別和評估，如市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險等。針對識別出的風險，采購部應分析其發生的可能性和影響程度，并制定相應的風險應對措施。2.風險應對措施市場風險：關注市場動態，及時掌握市場價格波動情況，通過與供應商簽訂長期合同、套期保值等方式降低市場風險。供應商風險：加強供應商管理，建立供應商評估和淘汰機制，選擇信譽良好、實力雄厚的供應商合作，降低供應商違約風險。質量風險：嚴格把控采購物資的質量標準，加強驗收環節管理，對于質量不合格的物資及時與供應商協商解決，降低質量風險。合同風險：簽訂規范、嚴謹的采購合同，明確雙方的權利和義務，加強合同執行過程中的監督和管理，降低合同風險。3.風險監控與預警采購部應建立風險監控機制，定期對采購風險進行監控和評估，及時發現風險變化情況。當風險指標達到預警值時，采購部應及時發出預警信號，并采取相應的風險應對措施，確保采購工作的順利進行。采購績效評估1.評估指標采購成本：評估采購物資或服務的實際采購價格與預算價格的差異，衡量采購成本控制效果。采購質量：通過驗收合格率、退貨率等指標，評估采購物資的質量水平。交貨期：考核供應商的交貨準時率，評估采購部對交貨期的控制能力。服務水平：通過供應商的售后服務滿意度等指標，評估采購部與供應商的合作效果。合規性：檢查采購活動是否符合國家法律法規及公司內部制度要求。2.評估方法采購部定期收集采購績效數據，如采購發票、驗收單、供應商反饋等，并進行整理和分析。采用定量與定性相結合的評估方法，對采購績效指標進行評分。定量指標根據實際數據計算得分，定性指標根據相關人員的評價進行打分。采購部根據評估結果，編制采購績效評估報告，總結采購工作的成績和不足，并提出改進建議。3.評估結果應用將采購績效評估結果與采購人員的績效考核掛鉤，對表現優秀的采購人員給予