設計檔案安全管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案安全管理，確保檔案的完整性、準確性和保密性，維護公司的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理活動中的安全管理。（三）基本原則1.預防為主原則采取有效的預防措施，防止檔案安全事故的發生。2.安全保密原則確保檔案信息不被泄露、篡改或丟失，嚴格遵守保密規定。3.責任追究原則對違反檔案安全管理制度的行為，依法追究相關人員的責任。二、檔案安全管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善檔案安全管理制度，并組織實施。2.負責檔案庫房的日常管理，確保庫房設施設備的正常運行。3.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保檔案的安全。4.定期對檔案安全情況進行檢查和評估，及時發現和處理安全隱患。5.負責組織檔案安全培訓和宣傳工作，提高員工的安全意識。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和歸檔工作，并按規定及時移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的安全管理工作，遵守檔案安全管理制度。3.對本部門產生的檔案信息安全負責，不得擅自泄露、篡改或丟失檔案。（三）員工職責1.嚴格遵守檔案安全管理制度，不得擅自查閱、借閱、復印檔案。2.妥善保管個人使用的檔案資料，不得隨意丟棄或泄露。3.發現檔案安全問題及時報告，配合檔案管理部門進行處理。三、檔案庫房安全管理（一）庫房選址與建設1.庫房應選擇在地勢較高、干燥通風、排水良好的地方，遠離火源、水源和污染源。2.庫房的建筑結構應符合防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等要求，具備必要的安全設施。（二）庫房設施設備1.配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進行檢查和維護，確保其性能良好。2.安裝防盜報警裝置，如紅外線報警器、監控攝像頭等，對庫房進行24小時監控。3.配備溫濕度調節設備，如空調、除濕機等，保持庫房內溫度在14℃24℃之間，相對濕度在45%60%之間。4.配備防蟲、防鼠設施，如防蟲網、鼠夾、鼠藥等，防止檔案受到蟲害和鼠害。（三）庫房日常管理1.庫房應保持清潔衛生，定期進行清掃和消毒。2.檔案應分類存放，排列整齊，便于查找和管理。3.庫房內嚴禁吸煙和使用明火，嚴禁存放易燃易爆物品。4.嚴格控制庫房人員進出，非檔案管理人員未經批準不得進入庫房。5.定期對庫房設施設備進行檢查和維護，確保其正常運行。四、檔案存儲介質安全管理（一）存儲介質選擇1.應選擇質量可靠、性能穩定的存儲介質，如磁帶、光盤、硬盤等。2.存儲介質應具備防磁、防潮、防塵、防腐蝕等性能，確保檔案數據的安全。（二）存儲介質使用1.對存儲介質進行編號和標識，注明檔案名稱、存儲日期、存儲內容等信息。2.定期對存儲介質進行檢查和維護，如清潔、消毒、檢測等，確保其性能良好。3.存儲介質應存放在專門的存儲柜中，避免受到擠壓、碰撞和損壞。4.嚴禁在存儲介質上存儲與工作無關的信息，不得擅自更改存儲介質上的內容。（三）存儲介質備份1.對重要檔案數據應進行備份，備份存儲介質應與原始存儲介質分開存放，并異地保存。2.定期對備份存儲介質進行檢查和恢復測試，確保備份數據的完整性和可用性。五、檔案信息安全管理（一）信息分類與分級1.根據檔案信息的重要性和敏感性，對檔案信息進行分類和分級，如絕密、機密、秘密、內部等。2.明確不同級別檔案信息的訪問權限和使用范圍，嚴格控制信息的傳播和共享。（二）信息訪問控制1.建立檔案信息訪問權限管理制度，對不同級別的檔案信息設置相應的訪問權限。2.用戶應使用自己的賬號和密碼登錄檔案管理系統，不得擅自將賬號和密碼提供給他人使用。3.對檔案信息的訪問進行記錄，包括訪問時間、訪問人員、訪問內容等，以便進行審計和追溯。（三）信息傳輸安全1.在檔案信息傳輸過程中，應采取加密措施，確保信息的保密性和完整性。2.嚴禁通過互聯網等公共網絡傳輸絕密級檔案信息，確需傳輸的，應采取安全可靠的傳輸方式，并進行加密處理。（四）信息存儲安全1.檔案信息應存儲在安全可靠的服務器或存儲設備上，定期進行數據備份和恢復測試。2.對服務器和存儲設備進行安全防護，安裝防火墻、殺毒軟件等，防止病毒、黑客等攻擊。（五）信息刪除與銷毀1.對過期、無用或不再需要的檔案信息，應按照規定進行刪除或銷毀。2.檔案信息的刪除和銷毀應進行記錄，包括刪除或銷毀時間、刪除或銷毀人員、刪除或銷毀內容等，以便進行審計和追溯。3.檔案信息的刪除和銷毀應采用安全可靠的方式，如物理銷毀、數據擦除等，確保信息無法恢復。六、檔案利用安全管理（一）利用申請與審批1.員工因工作需要查閱、借閱檔案的，應填寫《檔案利用申請表》，注明利用目的、利用范圍、利用時間等信息。2.《檔案利用申請表》應經部門負責人審核簽字后，報檔案管理部門審批。3.檔案管理部門應根據申請內容和檔案的保密級別，進行審批，并確定是否提供利用以及利用方式。（二）利用方式與要求1.檔案查閱應在檔案管理部門指定的場所進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場所。2.檔案借閱應辦理借閱手續，借閱期限不得超過規定時間。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自涂改、污損、丟失檔案。3.如需復印檔案，應經檔案管理部門同意，并按照規定進行登記。復印的檔案應加蓋檔案管理部門的印章，注明復印日期和用途。4.利用檔案時，應嚴格遵守檔案的保密規定，不得泄露檔案內容。（三）利用記錄與歸還1.檔案管理部門應對檔案利用情況進行記錄，包括利用時間、利用人員、利用內容等信息。2.借閱人員應在規定時間內歸還檔案，如因特殊情況需要延期歸還的，應辦理延期手續。3.檔案歸還時，檔案管理部門應進行檢查，如發現檔案有涂改、污損、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱人員的責任。七、檔案安全檢查與評估（一）定期檢查1.檔案管理部門應定期對檔案安全情況進行檢查，包括庫房設施設備、存儲介質、信息系統等方面。2.檢查內容包括消防器材是否完好、防盜報警裝置是否正常運行、溫濕度是否符合要求、存儲介質是否損壞、信息系統是否安全等。3.定期檢查應形成檢查記錄，對發現的問題應及時進行整改。（二）專項檢查1.根據檔案安全管理的需要，檔案管理部門可組織專項檢查，如對重要檔案的安全情況進行檢查、對檔案信息系統的安全漏洞進行檢查等。2.專項檢查應制定詳細的檢查方案，明確檢查內容、檢查方法、檢查人員等。3.專項檢查結束后，應形成專項檢查報告，對發現的問題提出整改建議，并跟蹤整改情況。（三）安全評估1.檔案管理部門應定期對檔案安全管理工作進行評估，評估內容包括安全管理制度的執行情況、安全設施設備的運行情況、檔案信息的安全狀況等。2.安全評估可采用自我評估、內部審計、外部審計等方式進行。3.根據安全評估結果，總結經驗教訓，及時調整和完善檔案安全管理制度和措施。八、檔案安全事故應急處置（一）應急處置原則1.快速反應原則在檔案安全事故發生后，應立即啟動應急處置機制，迅速采取措施進行處置。2.最小影響原則采取有效的措施，盡量減少檔案安全事故對公司正常工作和業務的影響。3.依法處置原則嚴格按照法律法規和公司的相關規定進行處置，確保處置工作的合法性和規范性。（二）應急處置組織機構1.成立檔案安全事故應急處置領導小組，由公司分管領導擔任組長，檔案管理部門負責人擔任副組長，各相關部門負責人為成員。2.應急處置領導小組負責制定和修訂檔案安全事故應急預案，組織實施應急處置工作，協調解決應急處置過程中出現的問題。（三）應急處置流程1.事故報告檔案安全事故發生后，現場人員應立即報告檔案管理部門負責人，檔案管理部門負責人應及時報告應急處置領導小組組長。2.應急響應應急處置領導小組組長接到報告后，應立即啟動應急預案，組織相關人員進行應急處置。3.現場處置應急處置人員應迅速到達事故現場，采取有效的措施進行處置，如滅火、搶險、搶救檔案等。4.調查處理檔案安全事故處置結束后，應急處置領導小組應組織對事故原因進行調查，查明事故責任，提出處理意見。5.恢復重建根據事故調查結果，制定恢復重建計劃，盡快恢復檔案管理工作的正常秩序。（四）應急處置保障1.應急處置物資保障配備必要的應急處置物資，如滅火器、消防水帶、搶險工具等，并定期進行檢查和維護，確保其性能良好。2.應急處置人員保障組建應急處置隊伍，定期進行培訓和演練，提高應急處置人員