臨沂采購流程管理制度一、總則（一）目的為規范公司采購流程，加強采購管理，確保采購工作高效、有序進行，保障公司生產經營活動的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司在臨沂地區的所有采購活動，包括原材料、設備、辦公用品、服務等各類采購項目。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規和公司相關規定。2.效益原則：在保證質量的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購效益。3.公開公正原則：采購過程應公開透明，確保所有符合條件的供應商都有平等參與的機會，公正地對待每一個供應商。4.誠實守信原則：采購人員和供應商應誠實守信，嚴格履行合同約定。二、采購組織與職責（一）采購部門1.采購部職責負責制定采購計劃和預算，根據公司生產經營需求，合理安排采購任務。尋找、篩選、評估和管理供應商，建立供應商檔案，維護良好的合作關系。組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益。跟蹤采購訂單執行情況，協調解決采購過程中的問題，保證物資按時、按質、按量供應。負責采購成本的控制和分析，不斷優化采購方案，降低采購成本。收集市場信息，掌握物資價格動態，為公司采購決策提供參考依據。2.采購人員崗位職責采購主管全面負責采購部門的日常管理工作，制定采購工作計劃和目標，并組織實施。審核采購訂單、合同等文件，確保采購活動符合公司規定和流程。協調與其他部門的溝通與協作，及時解決采購過程中的跨部門問題。定期對采購人員進行績效考核，激勵員工提高工作效率和質量。參與供應商的開發、評估和管理工作，維護良好的供應商關系。采購專員根據采購計劃，負責具體的采購業務操作，包括尋找供應商、詢價、比價、議價等。協助采購主管進行采購合同的起草、審核和簽訂工作。跟蹤采購訂單的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保物資按時交付。收集、整理采購相關資料，建立采購檔案，做好采購數據的統計和分析工作。配合采購主管完成其他采購相關工作任務。（二）需求部門1.提出采購需求：各需求部門根據本部門的生產經營計劃和實際工作需要，提前向采購部門提交采購申請，詳細說明采購物資的名稱、規格、型號、數量、質量要求、交貨時間等信息。2.參與采購過程：需求部門應參與采購過程中的技術交流、質量檢驗等環節，提供必要的技術支持和質量標準要求，確保采購物資符合本部門的實際需求。3.驗收采購物資：需求部門負責對采購物資進行驗收，檢查物資的數量、質量、規格等是否符合采購合同要求，如發現問題應及時與采購部門溝通協調解決。（三）財務部門1.審核采購預算：財務部門負責對采購部門提交的采購預算進行審核，確保采購預算合理、合規，并與公司整體財務狀況相適應。2.支付采購款項：根據采購合同和驗收報告，審核采購款項的支付申請，確保支付款項準確無誤，并按照公司財務制度規定的流程進行支付操作。3.采購成本分析：協助采購部門進行采購成本分析，提供相關財務數據和分析報告，為公司采購決策提供財務支持。三、采購流程（一）采購申請1.各需求部門應根據生產經營計劃和實際工作需要，提前填寫《采購申請表》，詳細注明采購物資的名稱、規格、型號、數量、質量要求、交貨時間、用途等信息，并由部門負責人簽字審核后提交給采購部門。2.對于緊急采購需求，需求部門應在申請表上注明“緊急采購”字樣，并說明緊急原因，經部門負責人和分管領導簽字批準后，優先安排采購。（二）采購審批1.采購部門收到《采購申請表》后，首先對采購需求的合理性進行審核，包括物資的必要性、規格型號的準確性、數量的合理性等。2.對于金額較小的采購申請（具體金額標準由公司根據實際情況確定），采購部門負責人審核批準后即可組織采購。3.對于金額較大的采購申請，采購部門應將申請表提交給財務部門審核預算，再提交給分管領導和總經理審批。審批通過后，采購部門方可開展采購工作。（三）供應商選擇與管理1.供應商開發采購部門通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行初步篩選，收集其營業執照、資質證書、產品質量認證、生產能力、價格水平、售后服務等方面的信息。組織對符合基本條件的供應商進行實地考察，了解其生產經營狀況、管理水平、質量控制體系等，評估其是否具備成為公司供應商的能力。2.供應商評估采購部門定期（每年至少一次）對現有供應商進行評估，評估內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務、合作態度等方面。制定供應商評估指標體系，明確各項指標的權重和評分標準，采用定量與定性相結合的方式對供應商進行評分。根據評估結果，將供應商分為優秀、良好、合格、不合格四個等級，對于不合格供應商及時采取淘汰或整改措施。3.供應商管理建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、評估結果、合作歷史等內容，以便于查詢和管理。與供應商簽訂合作協議，明確雙方的權利和義務，包括產品質量標準、交貨期、價格調整機制、售后服務等條款。定期與供應商溝通交流，了解其生產經營狀況和市場動態，共同解決合作過程中出現的問題，維護良好的合作關系。（四）采購實施1.詢價與比價采購專員根據采購需求，向多家供應商發出詢價函，要求其提供產品報價、交貨期、付款方式等信息。對供應商的報價進行整理和分析，比較不同供應商的價格、質量、服務等方面的優勢，選擇至少三家供應商進行進一步的比價談判。2.議價與談判采購專員與選定的供應商進行議價談判，爭取更優惠的價格、更好的交貨期和服務條款。在談判過程中，采購專員應充分了解供應商的成本結構和市場行情，合理運用談判技巧，維護公司利益。談判達成一致后，形成談判紀要，雙方簽字確認。3.簽訂合同根據談判結果，采購專員起草采購合同，明確采購物資的名稱、規格、型號、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。將采購合同提交給采購主管審核，審核通過后，報分管領導和總經理審批。經審批后的采購合同，由采購專員與供應商簽訂正式合同，并加蓋公司公章。（五）采購訂單跟蹤與協調1.采購專員根據采購合同，及時向供應商下達采購訂單，明確訂單要求和交貨時間。2.定期跟蹤采購訂單的執行情況，與供應商保持溝通，了解物資生產進度、運輸情況等，確保訂單按時、按質、按量執行。3.如在訂單執行過程中出現問題，如供應商無法按時交貨、產品質量不合格等，采購專員應及時與供應商溝通協調，要求其采取措施解決問題，并向采購主管匯報。4.對于因不可抗力等原因導致訂單無法按時執行的情況，采購專員應及時與供應商協商解決方案，并根據公司實際需求，調整采購計劃或采取其他應急措施。（六）驗收與付款1.驗收采購物資到貨前，采購專員應提前通知需求部門做好驗收準備工作。需求部門按照采購合同要求，對采購物資的數量、質量、規格等進行驗收。驗收合格后，填寫《采購驗收單》，并由驗收人員簽字確認。如發現采購物資存在質量問題或數量短缺等情況，需求部門應及時與采購部門溝通，采購部門負責與供應商協商解決，直至問題得到妥善處理。2.付款采購部門根據采購合同和《采購驗收單》，填寫《付款申請表》，附上相關發票、合同等資料，提交給財務部門審核。財務部門審核無誤后，按照公司財務制度規定的流程進行付款操作。對于貨到付款的采購項目，在驗收合格后及時付款；對于預付款或分期付款的采購項目，按照合同約定的付款時間和金額進行支付。四、采購風險管理（一）風險識別1.市場風險：市場價格波動、供應短缺等因素可能導致采購成本增加或物資供應中斷。2.供應商風險：供應商信譽不佳、生產能力不足、產品質量不穩定等可能影響公司采購物資的質量和交貨期。3.合同風險：采購合同條款不完善、合同執行過程中出現糾紛等可能給公司帶來經濟損失。4.內部管理風險：采購流程不規范、審批環節失控、采購人員違規操作等可能導致采購活動出現問題。（二）風險評估1.采購部門定期對采購過程中可能面臨的風險進行評估，分析風險發生的可能性和影響程度。2.根據風險評估結果，對風險進行分類和排序，確定重點關注的風險領域。（三）風險應對措施1.市場風險應對建立市場價格監測機制，及時掌握物資價格動態，合理安排采購時機，避免因價格波動造成采購成本增加。與供應商簽訂價格調整條款，約定在一定期限內根據市場價格變化調整采購價格。建立物資儲備制度，對于關鍵物資適當儲備，以應對供應短缺情況。2.供應商風險應對加強供應商管理，嚴格篩選和評估供應商，定期對供應商進行考核，淘汰不合格供應商。與供應商簽訂詳細的合作協議，明確雙方的權利和義務，約束供應商的行為。建立供應商備用機制，對于重要物資的供應商，尋找至少兩家備用供應商，以降低因單一供應商出現問題導致的供應風險。3.合同風險應對加強采購合同管理，制定規范的合同模板，確保合同條款完整、準確、合法。在簽訂合同前，組織相關部門對合同條款進行審核，避免出現漏洞和風險。加強合同執行過程中的監督和管理，及時發現和解決合同糾紛，確保合同順利履行。4.內部管理風險應對完善采購流程，明確各環節的職責和操作規范，加強內部監督和控制。加強對采購人員的培訓和教育，提高其業務素質和法律意識，防止違規操作。建立采購績效評估制度，對采購人員的工作績效進行考核，激勵其提高工作質量和效率。五、采購監督與審計（一）內部監督1.公司內部審計部門定期對采購活動進行審計，檢查采購流程是否合規、采購合同是否履行、采購成本是否合理等。2.采購部門應定期向公司管理層匯報采購工作情況，接受內部監督和指導。3.公司設立舉報郵箱和舉報電話，鼓勵員工對采購過程中的違規行為進行舉報，對于舉報屬實的給予舉報人一定的獎勵。