企業內部發貨管理制度一、總則（一）目的為規范企業內部發貨流程，確保貨物準確、及時、安全地送達目的地，提高工作效率，降低運營成本，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于企業內部各部門之間貨物的發貨管理，包括但不限于原材料、半成品、成品等的轉移。（三）基本原則1.準確性原則：發貨信息必須準確無誤，確保貨物的名稱、規格、數量、目的地等與發貨單一致。2.及時性原則：根據業務需求，及時安排發貨，確保貨物按時送達，不影響生產或銷售進度。3.安全性原則：在發貨過程中，要采取必要的防護措施，確保貨物安全無損。4.責任明確原則：明確各環節的責任，做到責任到人，便于追溯和管理。二、發貨流程（一）發貨申請1.需求部門填寫發貨申請單：各部門因工作需要發貨時，需填寫發貨申請單，詳細注明貨物名稱、規格、數量、用途、目的地等信息。2.提交申請：發貨申請單經部門負責人審核簽字后，提交至發貨部門。（二）發貨審核1.發貨部門審核：發貨部門收到發貨申請單后，對申請內容進行審核，包括貨物庫存情況、發貨時間要求等。2.相關部門會簽：對于涉及多個部門的發貨申請，發貨部門需組織相關部門進行會簽，確保發貨事宜得到各部門的認可。3.審批：發貨申請單經審核、會簽通過后，提交至分管領導審批。（三）備貨1.倉庫備貨：倉庫根據發貨申請單，準備相應的貨物，并進行核對。2.貨物包裝：對貨物進行必要的包裝，確保在運輸過程中不受損壞。3.標識粘貼：在貨物外包裝上粘貼清晰的標識，注明貨物名稱、規格、數量、目的地等信息。（四）發貨1.選擇運輸方式：根據貨物的性質、數量、目的地等因素，選擇合適的運輸方式，如內部物流車輛運輸、第三方物流配送等。2.安排運輸：發貨部門與運輸部門協調，安排車輛或配送人員進行發貨。3.發貨交接：發貨時，倉庫管理人員與運輸人員進行貨物交接，填寫發貨交接清單，雙方簽字確認。（五）運輸跟蹤1.運輸信息跟蹤：發貨部門負責跟蹤貨物的運輸情況，及時掌握貨物的位置和預計到達時間。2.異常情況處理：如發現運輸過程中出現異常情況，如貨物損壞、延誤等，發貨部門應及時與運輸部門溝通協調，采取相應的措施進行處理，并將處理情況及時反饋給相關部門。（六）貨物簽收1.目的地簽收：貨物到達目的地后，由接收部門指定專人進行簽收，并在發貨單上簽字確認。2.簽收信息反饋：接收部門簽收后，應及時將簽收信息反饋給發貨部門。三、發貨相關部門職責（一）需求部門1.準確填寫發貨申請單，明確發貨需求。2.配合發貨部門進行發貨審核和會簽工作。3.及時接收貨物，并對貨物的數量、質量等進行驗收。（二）發貨部門1.負責發貨申請的審核、會簽和審批工作。2.組織備貨、發貨及運輸跟蹤等工作。3.協調與運輸部門、接收部門的溝通與協作。（三）倉庫1.根據發貨申請單，準確備貨，并確保貨物質量合格。2.負責貨物的包裝、標識粘貼等工作。3.與運輸人員進行貨物交接，填寫發貨交接清單。（四）運輸部門1.根據發貨部門的安排，及時組織運輸車輛或配送人員進行發貨。2.確保貨物安全、及時送達目的地，并做好運輸過程中的跟蹤和異常情況處理工作。（五）接收部門1.及時接收貨物，并指定專人進行簽收。2.對貨物的數量、質量等進行驗收，如發現問題及時與發貨部門溝通。四、發貨信息管理（一）發貨單管理1.發貨單格式：統一制定發貨單格式，確保發貨信息完整、準確。2.發貨單填寫要求：發貨單必須由專人填寫，字跡清晰、內容準確，不得涂改。3.發貨單存檔：發貨單完成發貨流程后，由發貨部門負責存檔，保存期限按照公司檔案管理規定執行。（二）發貨記錄管理1.建立發貨記錄臺賬：發貨部門應建立發貨記錄臺賬，詳細記錄每一次發貨的相關信息，包括發貨時間、貨物名稱、規格、數量、目的地、運輸方式、簽收情況等。2.發貨記錄更新：發貨記錄臺賬應及時更新，確保數據的準確性和及時性。3.發貨記錄查詢：各部門因工作需要可查詢發貨記錄臺賬，但必須經過相關負責人的授權。五、發貨過程中的異常處理（一）貨物損壞1.發現損壞：在發貨或運輸過程中發現貨物損壞，運輸人員應立即停止運輸，并及時通知發貨部門。2.現場拍照：發貨部門接到通知后，應及時趕到現場，對貨物損壞情況進行拍照記錄。3.原因調查：組織相關人員對貨物損壞原因進行調查，明確責任歸屬。4.處理措施：根據責任歸屬，由責任方負責賠償或采取其他補救措施，如補貨、換貨等。（二）貨物延誤1.延誤通知：運輸部門發現貨物可能出現延誤情況時，應及時通知發貨部門。2.原因分析：發貨部門與運輸部門共同分析貨物延誤的原因，如交通擁堵、車輛故障等。3.協調解決：針對延誤原因，采取相應的措施進行協調解決，如調整運輸路線、安排備用車輛等，盡量減少對生產或銷售的影響。4.信息反饋：及時將貨物延誤情況及處理進展反饋給相關部門和客戶。（三）其他異常情況如遇到其他異常情況，如貨物丟失、錯發等，按照上述異常處理原則進行處理，并及時向上級領導匯報。六、發貨成本控制（一）運輸成本控制1.合理選擇運輸方式：根據貨物的特點和運輸距離，綜合考慮運輸成本、運輸時間等因素，選擇最合適的運輸方式。2.優化運輸路線：通過對運輸路線的優化，減少運輸里程，降低運輸成本。3.運輸費用結算：嚴格按照與運輸供應商簽訂的合同進行運輸費用結算，確保費用支付的準確性和合理性。（二）包裝成本控制1.合理包裝設計：根據貨物的性質和運輸要求，設計合理的包裝方案，在保證貨物安全的前提下，降低包裝成本。2.包裝材料選擇：選擇質量可靠、價格合理的包裝材料，避免過度包裝。3.包裝費用核算：對包裝費用進行單獨核算，分析包裝成本的構成，尋找降低成本的空間。（三）庫存成本控制1.合理控制庫存水平：根據生產計劃和銷售需求，合理控制庫存水平，避免庫存積壓或缺貨，降低庫存成本。2.庫存周轉率提升：通過優化發貨流程，加快貨物周轉速度，提高庫存周轉率，減少庫存資金占用。七、監督與考核（一）監督機制1.內部審計監督：公司內部審計部門定期對發貨管理制度的執行情況進行審計，檢查發貨流程是否規范、發貨信息是否準確、成本控制是否有效等。2.日常監督檢查：各部門負責人負責對本部門發貨工作進行日常監督檢查，及時發現問題并督促整改。3.投訴舉報處理：設立投訴舉報渠道，接受員工和客戶對發貨過程中存在問題的投訴舉報，對投訴舉報事項進行及時調查處理。（二）考核指標1.發貨準確率：考核發貨信息的準確程度，計算公式為：發貨準確率=準確發貨次數/總發貨次數×100%。2.發貨及時率：考核發貨是否按時完成，計算公式為：發貨及時率=按時發貨次數/總發貨次數×100%。3.貨物完好率：考核貨物在運輸過程中的完好情況，計算公式為：貨物完好率=完好送達貨物數量/總發貨數量×100%。4.發貨成本控制指標：考核運輸成本、包裝成本、庫存成本等控制情況，具體指標根據公司實際情況設定。（三）考核結果應用1.將考核結果與部門和員工的績效掛鉤，對發貨工作表現優秀的部門和個人進行獎勵。2.對考核結果不達標的部門和個人進行相應的處罰，如責令整改、扣減績效獎金等。八、培訓與宣傳（一）培訓1.新員工培訓：對新入職員工進行發貨管理制度培訓，使其了解發貨流程和相關要求。2.定期培訓：定期組織發貨相關人員進行培訓，更新知識和技能，提高業務水平。3.專項培訓：針對發貨過程中出現的問題或新的業務需求，開展專項培訓，確保員工能夠熟練掌握相關操作。（二）宣