嚴格落實靜默管理制度一、總則1.目的為確保公司在特定情況下（如遇重大突發事件、不可抗力或根據相關政府要求）能夠迅速、有效地采取應對措施，保障公司運營秩序、員工生命安全及公司資產安全，特制定本靜默管理制度。本制度旨在明確公司進入靜默管理狀態時的各項要求、流程及責任，使全體員工能夠清晰了解并嚴格遵守，確保公司在特殊時期能夠平穩過渡，減少不利影響。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、兼職人員、勞務派遣人員等。涵蓋公司總部及各分支機構、辦事處、項目現場等所有辦公及作業場所。3.基本原則以人為本：始終將員工的生命安全和身體健康放在首位，在推行靜默管理制度過程中充分考慮員工的實際需求，提供必要的支持和保障。統一指揮：成立專門的靜默管理指揮小組，負責統籌協調公司在靜默管理期間的各項工作，確保各項指令傳達準確、執行有力、行動一致。科學應對：依據國家法律法規、相關政策要求以及公司實際情況，制定科學合理、切實可行的靜默管理措施，并根據實際情況動態調整優化，確保應對措施有效、有序、有力。信息暢通：建立健全信息溝通機制，確保公司內部、公司與員工、公司與外部相關方之間信息傳遞及時、準確、全面，保障各項工作順利開展。二、靜默管理指揮小組1.組成人員組長：[組長姓名]（公司總經理）副組長：[副組長姓名]（副總經理）、[具體職務]（人力資源總監）成員：各部門負責人2.職責分工組長職責全面負責公司靜默管理工作的指揮與決策，領導指揮小組制定和調整靜默管理策略與措施。協調公司與政府部門、合作伙伴等外部機構的溝通與協作，確保公司在靜默管理期間各項工作有序開展。對靜默管理期間的重大事項進行審核與批準，保障公司運營的穩定性和連續性。副組長職責協助組長開展工作，具體負責組織實施靜默管理期間的各項工作任務。根據組長的指示，對指揮小組的決策進行細化和分解，明確各成員及各部門的工作責任和任務要求。負責收集、分析、匯總靜默管理期間的各類信息，及時向組長匯報工作進展情況，為組長決策提供依據。協調解決靜默管理過程中出現的各類問題，確保各項工作按計劃順利推進。成員職責負責本部門在靜默管理期間的工作安排與落實，確保部門員工嚴格遵守公司靜默管理制度，積極配合公司完成各項工作任務。按照指揮小組的統一部署，組織本部門員工開展與靜默管理相關的工作，如信息收集、員工安撫、工作協調等。及時反饋本部門在靜默管理過程中遇到的問題和困難，協助指揮小組共同研究解決辦法，保障本部門及公司整體工作的正常運轉。三、靜默管理期間的工作安排1.工作模式調整根據靜默管理的要求和實際情況，公司將適時調整工作模式，優先推行遠程辦公。各部門應確保員工具備遠程辦公的條件，并提供必要的技術支持。對于因工作性質特殊無法遠程辦公的崗位，經指揮小組審批同意后，可安排員工在符合靜默管理規定的前提下，到公司指定的辦公場所進行現場辦公。現場辦公人員應嚴格遵守公司及當地政府的相關防控要求，做好個人防護措施。2.業務工作安排核心業務保障對于涉及公司核心業務、關鍵流程以及關系到公司生存與發展的重要項目，各相關部門應制定專項保障方案，確保業務的連續性。明確核心業務崗位人員，要求其在靜默管理期間保持通訊暢通，及時響應工作需求，按照既定流程和標準完成各項工作任務。加強對核心業務數據的備份與管理，保障數據的安全性和完整性，防止因突發事件導致數據丟失或損壞。其他業務安排對于一般性業務工作，各部門應根據實際情況合理安排進度，可適當放緩節奏，但需確保關鍵節點和交付成果不受影響。在遠程辦公期間，員工應充分利用線上協作工具，如視頻會議、項目管理軟件、即時通訊工具等，加強部門內部及部門之間的溝通與協作，確保工作的順利推進。各部門負責人應定期對本部門業務工作進展情況進行檢查和督促，及時發現問題并協調解決，確保各項業務工作按計劃有序開展。3.員工溝通與支持建立定期的員工溝通機制，通過線上會議、郵件、即時通訊群組等方式，及時向員工傳達公司靜默管理的相關政策、工作安排及進展情況，解答員工疑問，回應員工關切。關注員工在靜默管理期間的工作和生活狀況，對于因靜默管理導致的工作困難或生活不便，公司將提供必要的支持與幫助。如為員工協調解決遠程辦公設備問題、提供心理疏導服務、協助解決生活物資采購等實際困難。鼓勵員工之間相互支持與協作，營造團結互助的工作氛圍。對于在靜默管理期間表現突出的員工和團隊，公司將給予表彰和獎勵，樹立榜樣，激發全體員工的積極性和主動性。四、考勤管理1.遠程辦公考勤實行遠程辦公期間，員工應按照正常工作時間按時打卡簽到，打卡方式為線上打卡（具體打卡軟件及流程另行通知）。各部門負責人應加強對本部門員工遠程辦公考勤的監督與管理，確保員工按時出勤，認真履行工作職責。對于未按時打卡或無故缺勤的員工，按照公司現行考勤制度進行相應處理。2.現場辦公考勤對于到公司指定辦公場所進行現場辦公的員工，應遵守公司正常的考勤制度，實行簽到和簽退制度。簽到時間為上午上班前，簽退時間為下午下班離開辦公場所時。現場辦公人員應如實記錄考勤情況，不得代簽、漏簽或虛報出勤情況。公司將安排專人對現場辦公區域的考勤情況進行檢查和核實，如有發現違規行為，將嚴肅處理。3.請假管理在靜默管理期間，員工如有特殊情況需要請假，應按照公司現行請假流程進行申請。請假申請應說明請假事由、請假期限等信息，并提交給所在部門負責人審批。部門負責人應根據工作實際情況，對員工的請假申請進行審核，對于影響部門正常工作開展的請假申請，應謹慎審批。經部門負責人批準后的請假申請，需報人力資源部門備案。如遇突發緊急情況需要請假，員工應在第一時間向所在部門負責人電話報告，并在事后及時補辦請假手續。五、會議管理1.會議形式調整原則上暫停現場會議，各類會議優先采用線上視頻會議形式召開。通過視頻會議系統，實現參會人員之間的實時溝通與交流，確保會議的順利進行。確因工作需要必須召開現場會議的，應嚴格控制參會人數，并按照當地政府的防控要求，做好會議場所的通風消毒、參會人員的健康監測、個人防護等防控措施。2.會議組織與安排會議組織者應提前確定會議主題、議程、參會人員名單等信息，并提前將會議相關信息通知參會人員。對于線上視頻會議，應確保參會人員提前測試設備，熟悉會議平臺操作流程，保證會議能夠按時、順利召開。會議過程中，參會人員應遵守會議紀律，保持手機靜音或關機狀態，認真聽取會議內容，積極參與討論，不得隨意打斷他人發言或從事與會議無關的事情。如有特殊情況需要中途離開會議，應提前向會議組織者請假并說明理由。會議組織者應做好會議記錄，記錄會議討論的主要內容、達成的共識、工作任務安排及責任人等信息。會后及時整理會議紀要，并發送給參會人員及相關部門，確保會議精神得到有效傳達和落實。六、文件與資料管理1.文件流轉在靜默管理期間，文件流轉主要通過線上方式進行。各部門之間的文件傳遞應優先使用公司內部辦公系統、電子郵件等電子渠道，確保文件能夠及時、準確地送達接收部門和人員。對于緊急且重要的文件，如確需紙質文件傳遞的，應采用專人送達或郵寄等方式，并做好文件交接記錄。文件交接過程中，雙方應認真核對文件數量、內容等信息，確保文件的完整性和準確性。2.文件審批文件審批流程按照公司現行制度執行。審批人應根據文件內容和審批權限，及時、認真地進行審批。對于遠程辦公期間提交的文件審批申請，審批人可通過線上方式進行審批操作，確保文件審批工作不受影響。如遇特殊情況無法通過線上完成審批的文件，可先通過電話、即時通訊工具等方式與審批人溝通確認審批意見，并在后續及時補齊紙質審批手續。3.資料存儲與備份各部門應加強對業務資料的存儲與管理，確保資料的安全性和完整性。重要資料應進行電子備份，并分別存儲在不同的存儲設備和存儲地點，防止因自然災害、設備故障等原因導致資料丟失。定期對資料進行整理和歸檔，建立完善的資料索引目錄，方便員工查詢和使用。同時，要做好資料的保密工作，嚴格控制資料的訪問權限，防止資料泄露。七、保密管理1.信息安全意識培訓在靜默管理期間，持續加強員工的信息安全意識培訓，通過線上培訓課程、郵件提醒、即時通訊群組通知等方式，向員工普及信息安全知識和保密要求，提高員工的信息安全防范意識。培訓內容包括但不限于網絡安全知識、數據保護措施、辦公軟件安全使用方法、保密制度等方面，確保員工了解并遵守公司的信息安全和保密規定。2.保密措施強化要求員工在遠程辦公過程中，嚴格遵守公司的保密制度，妥善保管涉及公司商業秘密、技術秘密、客戶信息等敏感信息的文件、資料和數據。對于處理敏感信息的設備，如電腦、手機等，應采取必要的安全防護措施，如設置強密碼、安裝殺毒軟件和防火墻、定期更新系統補丁等，防止信息泄露。在使用線上協作工具進行工作溝通時，要注意選擇安全可靠的工具，并對涉及敏感信息的傳輸進行加密處理。禁止在非保密的社交平臺、公共網絡等環境中討論和傳遞公司敏感信息。3.保密監督與檢查人力資源部門和相關職能部門應加強對員工保密工作的監督與檢查，不定期對員工遠程辦公期間的保密情況進行抽查。對于發現的保密違規行為，如信息泄露、違規使用公司信息資源等，將按照公司保密制度的相關規定進行嚴肅處理，追究相關人員的責任。情節嚴重的，將依法追究法律責任。八、物資管理1.防疫物資儲備公司提前儲備充足的防疫物資，如口罩、消毒液、洗手液、體溫檢測設備等，確保員工在現場辦公或其他必要情況下能夠得到有效的防護物資保障。建立防疫物資管理制度，明確物資的采購、存儲、發放、使用等流程和要求。安排專人負責防疫物資的管理工作，定期對物資進行盤點和檢查，及時補充短缺物資，確保物資儲備數量充足、質量合格。2.辦公物資保障對于遠程辦公所需的辦公物資，如電腦、打印機、網絡設備、辦公軟件等，各部門應提前做好檢查和維護工作，確保設備正常運行，滿足員工遠程辦公的需求。如遇辦公物資故障或短缺情況，員工應及時向所在部門負責人報告，部門負責人應協調相關人員進行維修或采購，保障員工能夠順利開展工作。3.生活物資支持考慮到員工在靜默管理期間可能面臨的生活物資采購困難，公司將根據實際情況，為員工提供必要的生活物資支持，如食品、飲用水、日用品等。設立專門的生活物資供應渠道或聯系相關供應商，按照安全、便捷、有序的原則，為員工提供生活物資配送服務。員工可根據自身需求，通過線上方式提交物資采購申請，公司將統一組織采購和配送。九、應急處理1.突發事件報告員工在靜默管理期間如發現或遭遇突發事件，如火災、地震、突發疾病、網絡故障等，應立即向所在部門負責人報告。部門負責人接到報告后，應迅速核實情況，并及時向公司靜默管理指揮小組報告。報告內容應包括事件發生的時間、地點、具體情況、已采取的措施以及可能造成的影響等信息，確保指揮小組能夠全面、準確地了解事件情況，及時做出決策和指揮。2.應急響應與處置公司靜默管理指揮小組在接到突發事件報告后，應立即啟動應急預案，組織相關人員和資源進行應急處置。根據事件的性質和嚴重程度，采取相應的應急措施，如疏散人員、滅火救災、醫療救治、網絡故障修復等。在應急處置過程中，要確保人員安全，盡量減少事件對公司運營和員工生命財產造成的損失。同時，要及時向上級主管部門、政府相關部門報告事件進展情況，配合有關部門做好后續處理工作。3.事后恢復與總結突發事件應急處置結束后，公司應及時組織力量進行恢復工作，盡快恢復正常的辦公秩序和業務運營。對受事件影響的工作進行梳理和評估，制