人類資源保藏管理制度一、總則（一）目的為了加強公司人類資源的保藏管理，確保公司人類資源信息的完整性、準確性和安全性，提高公司人力資源管理效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及與公司人力資源相關的各類信息。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家有關法律法規，確保人力資源保藏管理活動合法合規。2.保密性原則：對涉及員工個人隱私及公司機密的人力資源信息予以嚴格保密，防止信息泄露。3.準確性原則：保證人力資源信息的記錄準確無誤，如實反映員工的真實情況。4.完整性原則：全面收集、整理和保存人力資源相關信息，確保信息的完整性。二、人力資源信息收集（一）入職信息收集1.員工入職時，應填寫《員工入職登記表》，內容包括個人基本信息（姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、婚姻狀況等）、聯系方式（家庭電話、手機號碼、電子郵箱等）、教育背景（學歷、畢業院校、專業、入學時間、畢業時間等）、工作經歷（工作單位、職位、工作時間等）、技能證書（證書名稱、頒發機構、頒發時間等）等。2.同時，需提交身份證、學歷證書、學位證書、職業資格證書等相關證明材料的原件及復印件，公司進行審核并留存復印件。（二）在職信息更新1.人力資源部門定期發布員工信息更新通知，要求員工對個人信息如有變更及時進行申報。2.員工信息變更包括但不限于聯系方式、婚姻狀況、家庭住址、緊急聯系人等，應填寫《員工信息變更申請表》，經所在部門負責人簽字確認后交至人力資源部門。3.對于涉及工作崗位變動、薪資調整、績效考核結果等重要信息，由相關部門及時反饋至人力資源部門進行更新。（三）離職信息收集1.員工離職時，所在部門應及時通知人力資源部門。人力資源部門在員工辦理離職手續過程中，收集離職原因、離職時間等信息。2.離職員工需提交《離職交接清單》，詳細記錄工作交接情況，包括工作資料、文件、設備等的交接明細，經接收人簽字確認后交人力資源部門存檔。三、人力資源信息整理（一）分類整理1.人力資源部門將收集到的各類信息按照類別進行分類，主要分為個人基本信息類、工作經歷類、教育培訓類、薪資福利類、績效考核類、獎懲情況類等。2.每類信息再根據具體內容進行細分，例如個人基本信息類可細分為基本資料、家庭情況、聯系方式等；工作經歷類可細分為工作單位、職位、工作時間等。（二）數據錄入1.將整理好的人力資源信息錄入公司人力資源管理系統，確保信息的電子化存儲。錄入過程中要認真核對，保證數據的準確性。2.對于一些重要的紙質文檔，如員工的勞動合同、培訓記錄、考核報告等，進行掃描后以電子文檔形式存儲在系統中相應的文件夾內，便于查詢和管理。（三）信息審核1.人力資源部門定期對錄入系統的人力資源信息進行審核，檢查信息的完整性和準確性。2.對于審核中發現的問題，及時與相關員工或部門進行溝通核實，要求其進行更正或補充完善。審核無誤的信息予以鎖定，防止隨意修改。四、人力資源信息存儲（一）存儲方式1.公司采用電子存儲與紙質存儲相結合的方式進行人力資源信息保藏。電子存儲主要依托公司人力資源管理系統及服務器，對各類人力資源數據進行集中存儲和管理。2.紙質存儲則針對一些重要的原始文件和資料，如員工檔案、合同文本、審批文件等，設立專門的檔案柜進行分類存放。（二）存儲期限1.員工個人基本信息、工作經歷等永久性信息長期保存。2.勞動合同、培訓記錄、績效考核結果等與員工工作相關的重要信息保存期限為自員工離職或相關事件結束后[X]年。3.薪資福利發放記錄、考勤記錄等日常管理信息保存期限為[X]年。（三）存儲安全1.電子存儲方面，設置嚴格的用戶權限管理，不同人員根據工作職責賦予相應的系統操作權限，防止未經授權的訪問和數據篡改。2.定期對服務器數據進行備份，備份數據存儲在異地存儲設備上，以防止因自然災害、硬件故障等原因導致數據丟失。3.紙質存儲方面，檔案柜應具備防火、防潮、防蟲等功能，對重要檔案采取加密存儲或專柜存放等措施，確保檔案的安全。五、人力資源信息使用（一）內部使用1.人力資源部門根據公司人力資源管理工作的需要，有權使用保藏的人力資源信息。例如進行員工招聘、培訓、績效考核、薪酬核算、崗位調整等工作時，依據相關信息進行分析和決策。2.其他部門因工作需要查閱人力資源信息時，應填寫《人力資源信息查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等，經所在部門負責人及人力資源部門負責人審批同意后，方可查閱。查閱過程中不得擅自復制、傳播或泄露信息。（二）外部使用1.在法律法規允許的范圍內，公司因業務合作、政府監管等需要向外部機構提供人力資源信息時，應與對方簽訂保密協議，明確信息使用范圍、保密責任等事項。2.提供的信息應經過嚴格篩選和審核，確保不泄露公司機密和員工隱私。同時，要跟蹤外部機構對信息的使用情況，如有違規行為及時采取措施。六、人力資源信息保密（一）保密責任1.公司全體員工均有保守人力資源信息秘密的義務，人力資源部門及涉及信息管理的相關人員為保密工作的直接責任人。2.各級管理人員應加強對下屬員工的保密教育，監督員工遵守保密制度。（二）保密措施1.對人力資源信息存儲場所設置門禁系統，限制無關人員進入。2.在信息傳遞過程中，涉及機密信息的文件、資料等應進行加密處理，并通過安全的渠道傳輸。3.嚴禁在連接互聯網的計算機上存儲和處理涉及公司機密和員工隱私的人力資源信息。（三）違規處理1.對于違反人力資源信息保密制度，故意或過失泄露信息的員工，公司將視情節輕重給予警告、罰款、降職、辭退等處理。2.給公司或員工造成損失的，應依法承擔賠償責任。構成犯罪的，將移交司法機關追究刑事責任。七、人力資源信息查詢與統計（一）信息查詢1.員工本人有權查詢自己的人力資源信息，填寫《員工信息查詢申請表》，經人力資源部門審核通過后，可進行查詢。2.查詢內容包括個人基本信息、工作經歷、薪資福利、績效考核等，但涉及公司機密和其他員工隱私的部分信息除外。3.公司其他部門因工作需要查詢特定員工人力資源信息時，按照前文所述的信息使用流程進行申請和審批。（二）信息統計1.人力資源部門定期對保藏的人力資源信息進行統計分析，為公司人力資源決策提供數據支持。統計內容包括員工數量、年齡結構、學歷分布、崗位分布、薪資水平、離職率等。2.根據統計結果生成各類報表和分析報告，如年度人力資源狀況報告、季度員工流失分析報告等，提交公司管理層審閱。八、人力資源信息銷毀（一）銷毀條件1.對于已達到存儲期限且無需繼續保存的人力資源信息，按照本制度規定進行銷毀。2.因信息變更、錯誤記錄等原因導致部分信息失去保存價值的，經審批后可進行銷毀。（二）銷毀程序1.由人力資源部門提出信息銷毀申請，填寫《人力資源信息銷毀申請表》，注明銷毀信息的類別、數量、存儲位置等。2.經人力資源部門負責人、財務部門負責人、公司分管領導審批同意后，安排專人負責銷毀工作。3.銷毀方式可采用粉碎紙質文件、刪除電子數