企業人員檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司人員檔案的科學管理，有效地保護和利用檔案，提高公司人力資源管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的檔案管理。（三）基本原則1.集中統一管理原則：公司人員檔案由人力資源部集中統一管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性。2.真實準確原則：檔案內容必須真實、準確地反映員工的基本情況和工作經歷，不得弄虛作假。3.保密原則：嚴格遵守保密規定，確保員工檔案信息不泄露，維護員工的隱私和公司的利益。4.動態管理原則：隨著員工的崗位變動、工作業績考核、培訓發展等情況，及時更新檔案內容，保證檔案信息的時效性。二、檔案內容（一）員工基本信息1.個人基本資料：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯系方式等。2.身份證復印件：提供員工有效身份證件的復印件，確保信息準確無誤。3.學歷證明：包括最高學歷證書、學位證書等復印件，以及學歷認證報告。4.就業經歷：詳細記錄員工的工作經歷，包括入職公司名稱、職位、工作時間、離職原因等。5.家庭情況：包括家庭成員姓名、關系、工作單位及職務等信息。（二）入職相關材料1.入職申請表：員工填寫的入職申請表，包括個人信息、求職意向、教育背景、工作經歷等內容。2.勞動合同：員工與公司簽訂的勞動合同原件及復印件。3.入職體檢報告：員工入職前的體檢報告，確保員工身體健康，符合崗位要求。（三）培訓與發展記錄1.培訓計劃：員工參加公司組織的各類培訓的計劃安排。2.培訓記錄：包括培訓課程名稱、培訓時間、培訓地點、培訓講師、培訓考核成績等詳細記錄。3.職業發展規劃：員工個人制定的職業發展規劃，以及公司對員工職業發展的指導意見和記錄。（四）考核與評價1.績效考核記錄：定期對員工進行績效考核的結果記錄，包括考核時間、考核指標、考核得分、考核評語等。2.能力評估報告：對員工的專業技能、管理能力、溝通能力等進行評估的報告。3.獎懲記錄：記錄員工獲得的獎勵和受到的懲罰情況，包括獎勵或懲罰的原因、時間、內容等。（五）薪酬與福利記錄1.薪酬調整記錄：員工薪酬調整的時間、原因、調整幅度等記錄。2.福利發放記錄：包括社會保險、住房公積金、節日福利、帶薪年假等福利的發放記錄。3.工資條：員工每月的工資條，作為薪酬發放的憑證。（六）崗位變動記錄1.崗位調動申請表：員工申請崗位調動的表格，包括調動原因、擬調動崗位等信息。2.崗位變動通知：公司發布的崗位變動通知，記錄崗位變動的時間、人員、崗位等信息。3.工作交接記錄：員工崗位變動時，與原崗位人員及新崗位人員進行工作交接的記錄。（七）離職相關材料1.離職申請表：員工填寫的離職申請表，包括離職原因、預計離職時間等信息。2.離職審批表：經過各級領導審批的離職審批表，記錄離職流程的完成情況。3.工作交接清單：員工離職時，與公司相關部門進行工作交接的清單，確保工作交接完整。4.離職證明：公司為離職員工開具的離職證明，證明員工已與公司解除勞動關系。三、檔案建立與收集（一）檔案建立1.新員工入職時，人力資源部負責為其建立個人檔案。2.檔案管理人員按照檔案內容要求，指導新員工填寫相關表格，并收集所需的證明材料。3.檔案管理人員對收集到的材料進行整理、審核，確保材料真實、完整、準確。（二）檔案收集1.人力資源部各模塊工作人員負責及時收集員工在工作過程中產生的各類檔案材料，如培訓記錄、考核結果、獎懲文件等。2.各部門負責人應積極配合人力資源部的檔案收集工作，及時將本部門員工的相關材料提交至人力資源部。3.對于重要的檔案材料，如勞動合同、離職證明等，人力資源部應妥善保管原件，并留存復印件歸檔。四、檔案整理與歸檔（一）檔案整理1.檔案管理人員按照檔案內容的分類，對收集到的檔案材料進行整理。2.每份檔案材料應保持完整，如有破損、缺失等情況，應及時進行修補或補充。3.檔案材料應按照時間順序或邏輯順序進行排列，便于查閱和管理。（二）檔案歸檔1.整理好的檔案材料應及時歸檔，放入專用的檔案柜中。2.每個檔案柜應標明存放檔案的類別和年份，便于快速查找。3.建立電子檔案目錄，對檔案內容進行詳細記錄，方便查詢和統計。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權限1.人力資源部工作人員因工作需要，可以查閱員工檔案。2.公司領導因工作需要，可以查閱員工檔案，但應履行相應的審批手續。3.其他部門因工作需要查閱員工檔案時，應向人力資源部提出申請，經人力資源部負責人批準后方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內容等信息。2.《檔案查閱申請表》經審批通過后，檔案管理人員按照申請內容提供相應的檔案材料。3.查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉借他人。4.查閱完畢后，查閱人員應及時歸還檔案材料，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）借閱權限1.一般情況下，員工檔案不予外借。如有特殊情況需要外借，必須經過公司總經理批準。2.外借檔案的期限一般不超過5個工作日，如需延期，應提前辦理續借手續。（四）借閱程序1.借閱人員填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱原因、借閱期限等信息。2.《檔案借閱申請表》經總經理批準后，檔案管理人員將檔案材料借出，并登記借閱日期、借閱人、歸還日期等信息。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案材料，不得涂改、損壞、丟失。如發生上述情況，應承擔相應的責任。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案材料的完整性和準確性，確認無誤后在《檔案借閱登記表》上簽字注銷。六、檔案保管與安全（一）保管期限1.員工檔案的保管期限根據國家相關法律法規和公司規定執行。2.一般情況下，員工檔案應長期保管，但對于已離職員工的檔案，在離職后[X]年內仍需妥善保管。（二）保管要求1.檔案管理人員應確保檔案存放環境安全、整潔，避免檔案受潮、發霉、蟲蛀等情況。2.檔案柜應定期進行檢查和維護，確保其完好無損。3.對于電子檔案，應定期進行備份，存儲在安全可靠的介質上，并異地存放，防止數據丟失。（三）安全保密1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露員工檔案信息。2.檔案查閱和借閱過程中，應采取必要的保密措施，防止檔案信息被不當獲取。3.如發現檔案信息泄露或存在安全隱患，應及時采取措施進行處理，并報告上級領導。七、檔案更新與維護（一）定期更新1.人力資源部應定期對員工檔案進行更新，確保檔案信息的時效性。2.一般每[X]年對員工檔案進行一次全面梳理和更新，及時補充新產生的檔案材料。（二）動態維護1.隨著員工工作情況的變化，如崗位變動、績效考核結果更新等，檔案管理人員應及時對檔案內容進行相應的修改和補充。2.對于員工提交的個人信息變更申請，如聯系方式、婚姻狀況等，檔案管理人員應在核實后及時更新檔案信息。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.員工檔案保管期限屆滿，且按照國家法律法規和公司規定可以銷毀的，方可進行銷毀。2.對于因其他原因需要銷毀的檔案，應經過嚴格的審批程序。（二）銷毀程序1.檔案管理人員提出檔案銷毀申請，填寫《檔案銷毀申請表》，詳細說明銷毀檔案的類別、數量、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀申請表》經人力資源部負責人審核、公司總經理批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，在確保檔案信息無法恢