從業人員檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強公司從業人員檔案管理，維護檔案的真實性、完整性和保密性，充分發揮檔案在公司人力資源管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體從業人員，包括正式員工、試用期員工、兼職人員等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內容必須真實反映從業人員的個人經歷、工作表現、培訓情況等。2.完整性原則：全面收集從業人員各類相關資料，確保檔案資料齊全。3.保密性原則：嚴格遵守檔案管理保密規定，防止檔案信息泄露。4.動態管理原則：根據從業人員的工作變動、業績變化等及時更新檔案內容。二、檔案內容（一）個人基本信息1.個人簡歷：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況等。2.身份證復印件：清晰的身份證正反面復印件。3.學歷證書：最高學歷的畢業證書、學位證書復印件。4.職業資格證書：與工作相關的各類職業資格證書復印件。（二）入職資料1.入職申請表：詳細記錄入職人員的求職意向、工作經歷、教育背景等信息。2.勞動合同：與公司簽訂的勞動合同文本。3.入職體檢報告：符合公司崗位要求的體檢報告。（三）工作經歷1.工作履歷表：按時間順序記錄在公司及其他單位的工作經歷，包括工作起止時間、單位名稱、職位、工作職責等。2.工作業績考核記錄：年度、季度等工作業績考核結果及評價。3.獎懲記錄：公司內部及外部獲得的獎勵和處罰情況。（四）培訓與發展1.培訓記錄：參加公司內部培訓、外部培訓的課程名稱、時間、培訓效果評估等。2.職業發展規劃：個人制定的職業發展規劃及與上級溝通記錄。（五）薪酬福利1.薪酬調整記錄：每次薪酬調整的原因、幅度等。2.福利享受情況：如社保、公積金、帶薪年假、節日福利等。（六）其他資料1.離職證明：離職人員的離職證明原件。2.特殊情況說明：如個人重大事項、特殊貢獻等相關說明材料。三、檔案建立與收集（一）新員工檔案建立1.新員工入職時，人力資源部門負責發放《入職資料清單》，明確所需提交的檔案資料。2.新員工應在規定時間內將完整的檔案資料提交至人力資源部門，人力資源專員負責審核資料的真實性和完整性。3.審核通過后，人力資源專員將資料進行整理、編號，錄入公司檔案管理系統，并建立紙質檔案。（二）檔案資料收集1.人力資源部門定期收集從業人員的各類檔案資料，如工作業績考核結果、培訓記錄等。2.各部門應積極配合人力資源部門，及時提供本部門員工的相關資料，確保檔案信息的及時更新。3.對于外部獲取的與員工相關的資料，如學歷認證報告、職業資格證書審核結果等，人力資源部門應及時歸檔。四、檔案保管（一）保管部門公司人力資源部門負責從業人員檔案的統一保管。（二）保管環境1.設立專門的檔案庫房，保持庫房清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度適宜。2.配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等。（三）檔案分類存放1.按照檔案內容類別進行分類，如個人基本信息、入職資料、工作經歷等，分別存放于不同的檔案柜中。2.每個檔案柜應標明存放類別，便于查找和管理。（四）檔案借閱與歸還1.內部借閱因工作需要借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱期限等。部門負責人簽字同意后，到人力資源部門辦理借閱手續。借閱人員應在規定期限內歸還檔案，如需延期，應提前辦理續借手續。2.外部借閱外單位因工作需要借閱檔案的，需出具正式公函，說明借閱目的、范圍等。經公司分管領導批準后，人力資源部門方可辦理借閱手續，并嚴格限定借閱期限。借閱期間，借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、損壞檔案。3.歸還檔案時，人力資源專員應認真核對檔案資料是否齊全、完整，如有缺失或損壞，應及時查明原因并追究相關責任。（五）檔案保密1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案內容。2.未經公司授權，任何人不得查閱、復制檔案資料。3.在檔案管理工作中形成的各類文件、記錄等，應妥善保管，防止丟失和泄密。五、檔案更新與維護（一）定期更新1.人力資源部門每年定期對從業人員檔案進行全面梳理，更新個人基本信息、工作經歷、薪酬福利等內容。2.根據員工的年度工作業績考核結果、培訓情況等，及時調整檔案中的相關記錄。（二）動態更新1.員工工作崗位發生變動、獲得新的職業資格證書、受到獎懲等情況時，所在部門應及時通知人力資源部門，人力資源部門在接到通知后5個工作日內完成檔案內容的更新。2.對于員工離職的情況，人力資源部門應在離職手續辦理完畢后，及時將離職證明等相關資料歸入檔案，并對檔案進行封存。（三）檔案審核1.定期對檔案內容進行審核，確保檔案信息的準確性和完整性。2.對于審核中發現的問題，如資料缺失、信息錯誤等，及時與相關人員溝通核實，并進行更正。六、檔案查閱與使用（一）查閱權限1.公司領導、人力資源部門負責人因工作需要可查閱員工檔案。2.涉及員工晉升、調薪、獎懲等人力資源決策時，相關決策人員可查閱員工檔案。3.其他部門因工作需要查閱員工檔案的，需經人力資源部門負責人批準。（二）查閱流程1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內容等。2.按照查閱權限，提交相應領導審批。3.審批通過后，查閱人員在檔案管理人員的陪同下查閱檔案，查閱過程中不得擅自摘抄、復制檔案內容。（三）檔案使用規定1.檔案僅供公司內部使用，用于人力資源管理決策、員工職業發展等相關工作。2.未經員工本人書面同意，不得將檔案內容提供給外部單位或個人。3.在使用檔案過程中，應嚴格遵守保密規定，不得泄露檔案信息。七、檔案銷毀（一）銷毀條件1.員工離職后，其檔案保存期限屆滿，且無繼續保存必要的。2.檔案資料因保管不善等原因造成損壞、遺失，無法修復且無參考價值的。3.經公司批準，需銷毀的其他檔案資料。（二）銷毀流程1.人力資源部門提出檔案銷毀申請，填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數量、銷毀原因等。2.經公司分管領導審批同意后，組織檔案銷毀工作。3.檔案銷毀應指定專人負責，采用粉碎、焚燒等安全可靠的方式進行銷毀，并做好銷毀記錄。4.銷毀記錄應包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數量、銷毀方式等信息，由銷毀人員和監銷人員簽字確認后存檔。八、檔案信息化管理（一）系統建設1.建立公司從業人員檔案管理信息系統，實現檔案資料的電子化存儲、查詢、統計等功能。2.確保檔案管理信息系統的安全性和穩定性，定期進行數據備份，防止數據丟失。（二）數據錄入與維護1.人力資源專員負責將紙質檔案資料準確錄入檔案管理信息系統，確保電子檔案與紙質檔案內容一致。2.定期對檔案管理信息系統中的數據進行維護，及時更新員工信息，保證數據的時效性。（三）信息安全管理1.加強檔案管理信息系統的安全防護，設置不同級別的用戶權限，防止信息泄露。2.對系統操作人員進行安全培訓，提高安全意識，規范操作流程。九、監督與檢查（一）監督部門公司內部審計部門負責對從業人員檔案管理制度的執行情況進行監督檢查。（二）檢查內容1.檔案資料的收集、整理、保管情況。2.檔案借閱、查閱、使用的合規性。3.檔案更新與維護的及時性和準確性。4.檔案信息化管理的安全性和有效性。（三）問題整改1.對于監督檢查中發現的問題，審計部門應及時下達