代理機構進場管理制度一、總則（一）目的為規范代理機構進場相關工作流程，確保代理機構在公司項目中能夠高效、有序地開展工作，保障項目順利推進，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及代理機構參與的項目，包括但不限于招標代理、采購代理、咨詢服務代理等各類代理業務。（三）基本原則1.合規性原則代理機構的選擇、進場工作開展等必須嚴格遵守國家法律法規、行業規范以及公司內部規定。2.公平公正原則在代理機構的選定、考核等環節，應秉持公平公正的態度，確保各代理機構享有平等的機會，避免不正當競爭。3.高效協作原則代理機構與公司相關部門應建立良好的溝通協作機制，高效完成項目各項任務，共同推動項目目標實現。4.責任明確原則明確代理機構在項目中的職責和權限，以及公司各部門的管理責任，確保工作有序開展，責任可追溯。二、代理機構的選擇（一）需求評估1.項目啟動階段，項目需求部門應根據項目特點、規模、復雜程度等，詳細評估所需代理服務的類型、范圍和要求。2.形成需求評估報告，明確代理服務的核心需求，如招標代理需確定招標方式、招標范圍、資格條件等；采購代理需明確采購品類、預算、交付時間等。（二）代理機構庫建立1.公司通過公開征集、行業推薦、供應商自薦等方式，收集有意向參與公司項目代理服務的機構信息。2.對收集到的代理機構進行資格審查，審查內容包括營業執照、資質證書、業績情況、人員配備、信譽狀況等。3.建立代理機構庫，入庫代理機構應具備良好的專業能力、服務質量和信譽記錄。（三）選定流程1.根據需求評估報告，從代理機構庫中篩選出符合項目要求的若干候選代理機構。2.組織候選代理機構進行項目洽談，由項目需求部門、法務部門、財務部門等相關人員參加，向代理機構介紹項目情況和要求，了解其服務方案、報價、服務承諾等。3.采用綜合評分法對候選代理機構進行評估，評分指標包括專業能力、服務經驗、報價合理性、信譽狀況等。4.根據評分結果，選定排名最優的代理機構作為項目合作方，并簽訂代理服務合同。三、代理機構進場準備（一）合同簽訂1.選定代理機構后，公司與代理機構應盡快簽訂詳細的代理服務合同，明確雙方的權利義務、服務內容、服務期限、費用支付方式、違約責任等條款。2.合同簽訂前，法務部門應對合同條款進行審核，確保合同合法合規，保護公司利益。（二）人員配備1.代理機構應根據項目需求，組建專業的項目團隊，明確團隊成員的職責分工。2.項目團隊成員應具備相應的專業資質和經驗，熟悉項目相關法律法規和業務流程。3.代理機構應將項目團隊成員名單及聯系方式告知公司項目需求部門，以便溝通協調。（三）資料準備1.代理機構應收集與項目相關的法律法規、政策文件、行業標準等資料，確保項目操作符合要求。2.根據項目特點和需求，準備各類業務文件模板，如招標文件、采購文件、評標標準等。3.協助公司項目需求部門整理項目基礎資料，如項目背景介紹、技術規格要求、預算明細等。（四）進場溝通1.代理機構在進場前[X]個工作日，應與公司項目需求部門、相關職能部門進行溝通，了解項目最新情況和工作安排。2.召開進場溝通會議，由代理機構介紹項目服務方案、工作計劃和人員分工，明確各方在項目中的工作接口和協調機制。3.公司項目需求部門向代理機構提供項目所需的各類文件資料，并協助其熟悉項目現場環境（如有需要）。四、代理機構工作流程（一）招標代理工作流程1.招標文件編制代理機構根據公司提供的項目需求和相關資料，編制招標文件，明確招標范圍、技術規格、評標標準、投標文件格式等內容。招標文件編制完成后，提交公司項目需求部門、法務部門審核，根據審核意見進行修改完善。2.發布招標公告通過指定的招標平臺、媒體等渠道發布招標公告，公開招標項目信息，吸引潛在投標人參與投標。招標公告應明確招標項目名稱、內容、要求、投標截止時間、開標時間和地點等關鍵信息。3.資格預審（如有）對于需要進行資格預審的項目，代理機構負責組織資格預審工作，制定資格預審文件，明確資格預審條件和評審標準。對潛在投標人提交的資格預審申請文件進行審查，確定合格投標人名單，并向其發出投標邀請書。4.投標文件接收與開標接收潛在投標人提交的投標文件，對投標文件的密封性、完整性等進行檢查。在規定的開標時間和地點，組織開標會議，公布投標人名稱、投標報價、投標文件主要內容等信息。5.評標組建評標委員會，評標委員會由公司代表和相關技術、經濟等方面的專家組成。代理機構協助評標委員會按照評標標準對投標文件進行評審，推薦中標候選人名單。6.定標公司根據評標委員會推薦的中標候選人名單，確定中標人，并向中標人發出中標通知書，同時向未中標人發出未中標通知書。7.合同簽訂協助公司與中標人簽訂合同，確保合同條款符合招標文件和投標文件的約定。（二）采購代理工作流程1.采購文件編制依據公司采購需求，編制采購文件，包括采購清單、技術規格、采購方式、評審方法、合同條款等。采購文件經公司項目需求部門、財務部門等審核通過后定稿。2.采購信息發布通過合適的渠道發布采購信息，邀請供應商參與采購活動，采購信息應涵蓋采購項目基本情況、采購要求、報名時間、響應文件提交截止時間等。3.供應商報名與資格審查接收供應商報名資料，對供應商資格進行審查，確定符合要求的供應商名單。4.響應文件接收與評審收取供應商提交的響應文件，組織評審小組對響應文件進行評審，根據評審結果確定成交供應商。5.成交確認與合同簽訂協助公司與成交供應商簽訂采購合同，跟蹤合同執行情況。（三）咨詢服務代理工作流程1.咨詢方案制定根據公司咨詢需求，制定詳細的咨詢服務方案，明確咨詢目標、內容、方法、步驟和預期成果。咨詢方案經公司項目需求部門認可后實施。2.資料收集與分析收集與咨詢項目相關的資料信息，進行深入分析研究，為咨詢結論提供依據。3.咨詢報告撰寫根據分析結果，撰寫咨詢報告，提出專業的意見和建議，報告內容應邏輯清晰、數據準確、結論明確。4.報告評審與溝通組織公司內部相關部門和人員對咨詢報告進行評審，根據評審意見進行修改完善。與公司項目需求部門就咨詢報告內容進行溝通，確保公司理解并認可咨詢成果。5.后續跟蹤服務根據公司要求，為咨詢項目提供一定期限的后續跟蹤服務，協助解決實施過程中遇到的問題。五、公司對代理機構的管理與監督（一）工作協調1.公司項目需求部門負責與代理機構的日常工作協調，及時向代理機構傳達項目要求和變更信息，解答代理機構的疑問。2.建立定期溝通機制，每周召開項目工作例會，由代理機構匯報工作進展情況，共同商討解決項目中出現的問題。3.對于項目中的重大事項或緊急問題，公司項目需求部門應及時組織相關部門和代理機構召開專題會議，研究解決方案。（二）質量監督1.公司項目需求部門負責對代理機構的工作質量進行監督檢查，定期檢查代理機構提交的工作成果，如招標文件、采購文件、咨詢報告等，確保其符合項目要求和質量標準。2.建立質量反饋機制，對于工作質量不符合要求的情況，及時向代理機構提出整改意見，要求其限期整改。代理機構應將整改情況及時反饋給公司項目需求部門。3.公司可委托第三方專業機構對代理機構的工作質量進行評估，評估結果作為對代理機構考核評價的重要依據。（三）進度監控1.制定項目進度計劃，明確各階段工作的時間節點和任務要求，代理機構應按照進度計劃開展工作。2.公司項目需求部門定期對代理機構的工作進度進行檢查，對比實際進度與計劃進度的差異。3.對于進度滯后的情況，分析原因，督促代理機構采取有效措施加快進度，確保項目按時完成。如因不可抗力等特殊原因導致進度延誤，代理機構應及時向公司報告，并提出應對方案。（四）費用管理1.財務部門負責對代理機構的費用支付進行審核和管理，嚴格按照代理服務合同約定的費用支付方式和標準執行。2.代理機構應定期提交費用結算申請，經公司項目需求部門審核確認后，報財務部門辦理支付手續。3.財務部門對費用支付情況進行統計和分析，確保費用支出合理合規。（五）考核評價1.建立代理機構考核評價機制，定期對代理機構的工作表現進行考核評價，考核周期為[考核周期時長]。2.考核評價指標包括工作質量、工作進度、服務態度、團隊協作、費用控制等方面。3.根據考核評價結果，對優秀的代理機構給予表彰和獎勵，如優先推薦參與后續項目、增加合作機會等；對表現不佳的代理機構進行警告、限期整改，情節嚴重的取消其代理機構庫資格。六、代理機構的退場管理（一）退場條件1.代理服務合同期滿，且項目已按照合同要求完成全部工作任務，經公司驗收合格。2.因不可抗力或其他不可預見、不可避免的原因，導致代理服務無法繼續進行，且雙方協商一致同意退場。3.代理機構嚴重違反代理服務合同約定，或出現嚴重工作失誤、違法違規行為，公司有權解除合同，要求其退場。（二）退場流程1.代理機構在滿足退場條件后，應提前[X]個工作日向公司項目需求部門提交退場申請，說明退場原因、退場時間和后續工作安排等。2.公司項目需求部門收到退場申請后，組織相關部門進行審核，確認符合退場條件后，報公司領導審批。3.經公司領導批準后，代理機構與公司辦理工作交接手續，交接內容包括項目資料、文件檔案、未完成的工作任務等。4.公司對代理機構的工作進行全面驗收，驗收合格后，雙方簽訂退場確認書。5.財務部門根據合同約定和工作完成情況，與代理機構進行費用結算，結清所有款項。（三）資料歸檔1.代理機構退場后，應將項目相關資料整理成冊，移交