企業內網文檔管理制度一、總則（一）目的為了加強企業內網文檔的管理，確保文檔的安全性、完整性和可追溯性，提高工作效率，促進信息共享，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業內部所有通過內網進行存儲、傳輸和使用的文檔。（三）基本原則1.安全保密原則：確保文檔信息不被泄露、篡改或非法獲取，嚴格限制訪問權限。2.分類規范原則：對文檔進行科學分類，便于查找、使用和管理。3.及時更新原則：保證文檔內容的時效性和準確性，及時更新過期或變更的信息。4.責任明確原則：明確各部門和人員在文檔管理中的職責，做到責任到人。二、文檔分類與編號（一）分類標準1.行政文件類：包括公司發布的各類通知、決定、通報、報告等。2.人事檔案類：員工的個人信息、簡歷、考核記錄、培訓檔案等。3.財務文件類：預算報表、財務審計報告、合同協議等。4.業務文檔類：根據公司業務領域進一步細分，如銷售合同、技術方案、項目文檔等。5.規章制度類：企業的各項管理制度、流程規范等。6.其他類：不屬于以上分類的其他文檔。（二）編號規則文檔編號采用“分類代碼+年份+流水號”的形式。例如：行政文件類2023001，表示2023年第1號行政文件。具體分類代碼如下：1.行政文件類：XZ2.人事檔案類：RS3.財務文件類：CW4.業務文檔類：YW5.規章制度類：GZ6.其他類：QT三、文檔的創建與上傳（一）創建要求1.文檔內容應準確、清晰、完整，符合公司的業務需求和規范要求。2.使用統一的文檔格式，如Word、Excel、PDF等，確保文檔的兼容性和可讀性。3.文檔標題應簡潔明了，能夠準確反映文檔的主題內容。（二）上傳流程1.創建文檔的人員負責將文檔上傳至企業內網指定的文件夾或共享空間。2.在上傳文檔時，應按照文檔分類進行存放，并填寫準確的文檔標題、摘要、關鍵詞等信息，以便于檢索和查詢。3.對于重要文檔，上傳人員應同時提交相關的審批表或說明材料，經審核通過后方可正式上傳。四、文檔的訪問與權限管理（一）訪問權限設置1.根據員工的工作職責和崗位需求，設置不同的文檔訪問權限。2.訪問權限分為“只讀”、“可編輯”和“無訪問權限”三種。3.一般情況下，員工只能訪問與其工作相關的文檔，如需訪問其他文檔，應提交申請并經上級領導批準。（二）權限審批流程1.員工如需申請更高的文檔訪問權限，應填寫《文檔訪問權限申請表》，詳細說明申請理由和所需訪問的文檔范圍。2.申請表經所在部門負責人審核后，提交至企業文檔管理部門進行審批。3.文檔管理部門根據公司的規定和實際情況進行審批，審批結果及時反饋給申請人。（三）權限變更與撤銷1.員工崗位發生變動或工作職責調整時，文檔管理部門應及時調整其文檔訪問權限。2.對于離職員工，應在離職手續辦理完畢后，及時撤銷其所有的文檔訪問權限。五、文檔的存儲與備份（一）存儲方式1.企業內網應配備足夠的存儲空間，用于存儲各類文檔。2.文檔應按照分類進行有序存儲，建立清晰的文件夾結構，便于查找和管理。3.對于重要文檔，應進行加密存儲，確保文檔的安全性。（二）備份策略1.定期對企業內網文檔進行備份，備份周期可根據實際情況設定為每周、每月或每季度。2.備份數據應存儲在不同的物理介質上，并分別存放在不同的地點，以防止數據丟失。3.定期對備份數據進行檢查和恢復測試，確保備份數據的可用性。六、文檔的使用與共享（一）使用規范1.員工在使用文檔時，應遵守公司的保密規定，不得擅自將文檔泄露給外部人員。2.如需對文檔進行修改或引用，應注明出處和修改內容，確保文檔的知識產權得到保護。3.不得使用文檔進行任何違法違規活動。（二）共享流程1.員工如需共享文檔給其他人員，應先確定共享的范圍和權限，并填寫《文檔共享申請表》。2.申請表經所在部門負責人審核后，提交至企業文檔管理部門進行審批。3.文檔管理部門根據申請內容進行審批，審批通過后，為共享人員設置相應的訪問權限。七、文檔的審核與修訂（一）審核機制1.對于重要文檔或涉及公司核心業務的文檔，應建立審核機制，確保文檔內容的準確性和合規性。2.審核人員應包括相關部門的負責人、專業技術人員等，審核意見應明確、具體。3.文檔審核通過后方可正式發布或使用。（二）修訂流程1.當文檔內容需要修訂時，修訂人員應填寫《文檔修訂申請表》，詳細說明修訂的原因、內容和范圍。2.申請表經所在部門負責人審核后，提交至企業文檔管理部門進行審批。3.文檔管理部門根據申請內容進行審批，審批通過后，修訂人員對文檔進行修訂，并重新提交審核。4.修訂后的文檔應及時更新內網存儲的版本，確保員工使用的是最新版本。八、文檔的清理與銷毀（一）清理原則1.定期對企業內網文檔進行清理，刪除過期、無用或重復的文檔，以釋放存儲空間，提高文檔管理效率。2.清理文檔應遵循謹慎原則，確保重要文檔不被誤刪。（二）清理流程1.文檔管理部門制定文檔清理計劃，明確清理的范圍、時間和責任人。2.責任人按照清理計劃對指定范圍內的文檔進行逐一檢查，確定是否需要清理。3.對于需要清理的文檔，應填寫《文檔清理申請表》，經所在部門負責人審核后，提交至企業文檔管理部門進行審批。4.文檔管理部門根據審批結果，對確認需要清理的文檔進行刪除操作，并做好記錄。（三）銷毀規定1.對于涉及公司機密或敏感信息的文檔，應進行銷毀處理，確保信息不被泄露。2.銷毀文檔應采用安全可靠的方式，如粉碎、焚燒等，并由專人負責監督銷毀過程。3.銷毀記錄應詳細記錄文檔的名稱、數量、銷毀時間和方式等信息，保存一定期限以備查。九、文檔管理的監督與考核（一）監督機制1.企業文檔管理部門負責對各部門的文檔管理工作進行定期監督檢查，確保制度的執行情況。2.監督檢查內容包括文檔的分類、編號、上傳、訪問權限管理、存儲備份、使用共享、審核修訂、清理銷毀等方面。3.對于檢查中發現的問題，應及時下達整改通知，要求相關部門限期整改。（二）考核辦法1.將文檔管理工作納入員工績效考核體系，對表現優秀的部門和個人進行表彰和獎勵。2.對于違反文檔管理制度的行為