會展活動現(xiàn)場管理制度一、總則1.目的為了確保會展活動的順利進行，規(guī)范現(xiàn)場秩序，提高服務質量，保障參展商、觀眾及工作人員的權益，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司組織的各類會展活動現(xiàn)場，包括但不限于展會、研討會、發(fā)布會等。3.基本原則安全第一原則：確保會展活動現(xiàn)場人員的生命財產安全，預防各類安全事故的發(fā)生。服務至上原則：以參展商和觀眾的需求為導向，提供優(yōu)質、高效、周到的服務。規(guī)范有序原則：建立健全各項規(guī)章制度，規(guī)范現(xiàn)場工作人員的行為，保證活動現(xiàn)場秩序井然。二、現(xiàn)場人員管理1.工作人員職責活動總負責人全面負責會展活動的策劃、組織、協(xié)調和實施，確?；顒影从媱濏樌M行。制定活動預算，合理安排經費支出，嚴格控制成本。協(xié)調與參展商、合作伙伴、媒體等相關方的關系，及時解決活動中出現(xiàn)的問題。展位管理負責人負責展位的規(guī)劃、分配和調整，確保展位布局合理，符合活動主題和要求。審核參展商的展位搭建方案，確保搭建安全、美觀、符合規(guī)定。監(jiān)督參展商的展位布置進度，及時協(xié)調解決搭建過程中出現(xiàn)的問題。安全保衛(wèi)負責人制定安全保衛(wèi)方案，負責活動現(xiàn)場的安全保衛(wèi)工作，確保人員和財產安全。安排安保人員值班巡邏，加強對活動現(xiàn)場的安全監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。制定應急預案，組織開展安全演練，提高應對突發(fā)事件的能力?？蛻舴肇撠熑素撠焻⒄股毯陀^眾的接待工作，解答疑問，提供必要的幫助和支持。收集參展商和觀眾的反饋意見，及時處理投訴和建議，不斷改進服務質量。組織開展現(xiàn)場活動，如開幕式、閉幕式、研討會等，營造良好的活動氛圍。后勤保障負責人負責活動現(xiàn)場的物資采購、運輸、存儲和管理，確保物資供應充足、及時。安排餐飲、住宿、交通等后勤服務，滿足參展商和工作人員的生活需求。負責活動現(xiàn)場的環(huán)境衛(wèi)生管理，保持場地整潔。2.工作人員行為規(guī)范遵守國家法律法規(guī)和公司規(guī)章制度，誠實守信，廉潔奉公。統(tǒng)一著裝，佩戴工作證件，保持良好的形象和精神風貌。按時到崗，堅守崗位，不得擅自離崗、串崗。熱情接待參展商和觀眾，使用文明禮貌用語，耐心解答問題，不得推諉、敷衍。嚴格遵守工作流程和操作規(guī)范，不得違規(guī)操作，確保工作質量和效率。保守活動現(xiàn)場的商業(yè)機密和敏感信息，不得泄露給無關人員。愛護活動現(xiàn)場的設施設備和物資，不得隨意損壞或挪用。積極配合其他部門的工作，團結協(xié)作，共同完成活動任務。三、參展商管理1.參展商報名與審核發(fā)布參展商招募信息，明確參展要求、報名方式和截止日期。對報名參展商進行資格審核，審核內容包括企業(yè)資質、經營范圍、信譽狀況等。向審核通過的參展商發(fā)送參展確認函，告知參展相關事宜，如展位號、參展費用、報到時間等。2.展位搭建管理要求參展商提交展位搭建方案，包括設計圖紙、效果圖、施工計劃等。對展位搭建方案進行審核，確保搭建安全、美觀、符合活動主題和要求。與參展商簽訂展位搭建安全責任書，明確雙方的安全責任。在展位搭建期間，安排專人進行監(jiān)督檢查，確保施工安全和進度。3.參展商現(xiàn)場管理要求參展商按時報到，辦理參展手續(xù)，領取參展資料和證件。監(jiān)督參展商按照規(guī)定布置展位，不得擅自改變展位位置和布局。維護活動現(xiàn)場秩序，禁止參展商在展位內進行非法、違規(guī)活動。對參展商的展品展示、宣傳推廣等活動進行指導和監(jiān)督，確?；顒有Ч＜皶r處理參展商的投訴和建議，維護參展商的合法權益。四、觀眾管理1.觀眾報名與登記發(fā)布觀眾招募信息，明確報名方式、登記時間和入場要求。對報名觀眾進行信息登記，包括姓名、聯(lián)系方式、單位名稱等。在活動現(xiàn)場設置觀眾登記處，為觀眾提供快速、便捷的登記服務。2.觀眾入場管理安排專人在入口處進行安檢，禁止觀眾攜帶易燃易爆、管制刀具等危險物品入場。核對觀眾的登記信息和證件，確保觀眾身份真實有效。為觀眾發(fā)放活動資料和紀念品，引導觀眾有序入場。3.觀眾現(xiàn)場管理維護活動現(xiàn)場秩序，引導觀眾按照指定路線參觀，避免擁擠和混亂。提醒觀眾愛護活動現(xiàn)場的設施設備和展品，不得隨意觸摸、損壞。安排工作人員在各展區(qū)進行講解和引導，為觀眾提供專業(yè)的服務。及時處理觀眾的投訴和建議，提高觀眾的滿意度。五、現(xiàn)場安全管理1.安全制度與預案制定會展活動現(xiàn)場安全管理制度，明確安全責任和工作流程。編制安全應急預案，包括火災、地震、擁擠踩踏等突發(fā)事件的應對措施。定期組織安全培訓和演練，提高工作人員和參展商的安全意識和應急能力。2.安全設施與設備在活動現(xiàn)場配備必要的安全設施和設備，如消防器材、疏散指示標志、應急照明等。確保安全設施和設備完好有效，定期進行檢查和維護。根據活動規(guī)模和現(xiàn)場情況，合理設置安全通道和疏散出口，并保持暢通無阻。3.安全檢查與隱患排查在活動前對現(xiàn)場進行全面的安全檢查，包括展位搭建、電氣設備、消防設施等。對檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患及時進行整改，確?；顒蝇F(xiàn)場安全。在活動期間，加強對現(xiàn)場的安全巡查，及時發(fā)現(xiàn)和處理各類安全問題。六、現(xiàn)場服務管理1.接待服務在活動現(xiàn)場設置接待臺，安排專人負責接待工作。熱情接待參展商和觀眾，提供飲用水、休息區(qū)等基本服務。及時解答參展商和觀眾的疑問，提供必要的幫助和支持。2.餐飲服務根據活動規(guī)模和需求，合理安排餐飲供應。選擇有資質的餐飲供應商，確保食品衛(wèi)生安全。提供多樣化的餐飲選擇，滿足不同人員的口味需求。3.交通服務為參展商和工作人員提供交通接送服務，確保出行方便快捷。合理規(guī)劃交通路線，安排足夠的車輛，避免交通擁堵。加強對駕駛員的管理，確保行車安全。4.其他服務根據活動需要，提供翻譯、攝影攝像、網絡接入等其他服務。不斷優(yōu)化服務流程，提高服務質量，為參展商和觀眾提供更加優(yōu)質、便捷的服務。七、現(xiàn)場環(huán)境管理1.環(huán)境衛(wèi)生安排專人負責活動現(xiàn)場的環(huán)境衛(wèi)生清掃工作，保持場地整潔。及時清理垃圾和廢棄物，定期進行消毒，防止疾病傳播。加強對衛(wèi)生間、餐飲區(qū)等重點區(qū)域的衛(wèi)生管理，確保環(huán)境干凈衛(wèi)生。2.綠化布置根據活動主題和場地特點，進行合理的綠化布置，營造良好的環(huán)境氛圍。選擇適合的植物品種，確保植物生長良好，美觀大方。加強對綠化植物的養(yǎng)護管理，及時澆水、施肥、修剪。3.噪音控制合理安排活動時間和區(qū)域，避免在休息時間或居民區(qū)附近產生過大噪音。對音響設備等可能產生噪音的設施進行合理設置和調試，確保音量適中。加強對現(xiàn)場噪音的監(jiān)測和控制，及時處理噪音投訴。八、現(xiàn)場宣傳管理1.宣傳資料制作設計制作活動宣傳資料，如宣傳冊、海報、宣傳單頁等。確保宣傳資料內容準確、完整、美觀，突出活動主題和亮點。對宣傳資料進行審核，確保符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。2.宣傳渠道拓展利用多種渠道進行活動宣傳，如公司官網、社交媒體、行業(yè)媒體、短信平臺等。與媒體建立良好的合作關系，爭取媒體的支持和報道。組織開展線上線下宣傳活動，提高活動的知名度和影響力。3.現(xiàn)場宣傳管理在活動現(xiàn)場設置宣傳展示區(qū)，展示活動宣傳資料和參展商信息。安排工作人員進行現(xiàn)場宣傳講解，引導觀眾參觀展位，了解活動內容。對現(xiàn)場宣傳效果進行評估和分析，及時調整宣傳策略。九、現(xiàn)場秩序管理1.秩序維護安排安保人員在活動現(xiàn)場進行巡邏，維護現(xiàn)場秩序。加強對出入口、通道、展位等重點區(qū)域的管控，防止人員擁擠、堵塞。及時制止各類違規(guī)行為，如大聲喧嘩、吸煙、隨地吐痰等。2.活動組織合理安排活動時間和流程，確保各項活動有序進行。提前通知參展商和觀眾活動時間和地點，避免出現(xiàn)混亂。加強對活動現(xiàn)場的組織協(xié)調，確?；顒禹樌_