企業購買服務管理制度一、總則（一）目的為規范企業購買服務行為，確保所購服務符合企業需求，提高服務質量和效益，加強對購買服務過程的管理與監督，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業內部各部門因業務需要購買各類服務的活動，包括但不限于咨詢服務、技術服務、勞務服務、外包服務等。（三）基本原則1.合法性原則：購買服務活動必須遵守國家法律法規及相關政策規定。2.需求導向原則：以滿足企業實際業務需求為出發點，合理確定服務內容、標準和要求。3.公平公正原則：遵循公平競爭機制，確保所有符合條件的供應商都有機會參與競爭，同等條件下擇優選擇。4.效益優先原則：綜合考慮服務質量、價格、供應商信譽等因素，追求性價比最優，實現企業效益最大化。5.規范操作原則：嚴格按照規定的流程和程序進行購買服務活動，確保操作過程規范、透明、有序。二、服務需求確定（一）需求提出1.各部門根據業務發展需要，結合工作實際，填寫《服務需求申請表》，詳細說明所需服務的名稱、內容、數量、質量標準、時間要求、預算金額等信息。2.對于涉及多個部門的綜合性服務需求，由牽頭部門負責協調相關部門共同填寫申請表，并明確各部門的職責和分工。（二）需求審核1.《服務需求申請表》提交至部門負責人，部門負責人對需求的合理性、必要性進行初審，審核通過后簽字確認，并提交至分管領導。2.分管領導對服務需求進行進一步審核，重點審查需求是否符合企業戰略規劃和業務目標，預算是否合理等。審核通過后簽字確認，報至采購部門。（三）需求變更1.在服務購買過程中，如因業務調整等原因需要變更服務需求，需求部門應及時填寫《服務需求變更申請表》，說明變更的內容、原因及對服務提供方的影響等。2.需求變更申請表按照需求提出和審核的流程進行審批，經批準后方可實施變更。三、供應商選擇與管理（一）供應商信息收集1.采購部門通過多種渠道收集供應商信息，包括網絡搜索、行業推薦、供應商自薦、參加行業展會等。2.建立供應商信息庫，對收集到的供應商信息進行整理、分類和存儲，內容包括供應商基本情況、經營范圍、資質證書、業績案例、聯系方式等。（二）供應商篩選1.根據服務需求和供應商信息庫，采購部門對潛在供應商進行篩選，確定符合基本條件的供應商名單。2.篩選標準可包括供應商的資質信譽、專業能力、服務經驗、價格水平、售后服務等方面。（三）供應商評估1.采購部門組織相關部門對篩選后的供應商進行評估，評估方式可采用實地考察、問卷調查、樣品測試、業績評價等。2.評估內容主要包括供應商的生產經營狀況、質量管理體系、技術研發能力、服務團隊水平、價格合理性、合同履行能力等。3.根據評估結果，對供應商進行打分排名，形成供應商評估報告。（四）供應商選擇1.采購部門根據供應商評估報告，按照綜合得分從高到低的順序確定擬選擇的供應商名單，并報至采購決策小組審批。2.采購決策小組由企業高層管理人員、采購部門負責人、相關業務部門代表等組成，對擬選擇的供應商進行最終審議和決策。3.對于重大服務采購項目，必要時可組織供應商進行競爭性談判或招標，以確定最優供應商。（五）供應商管理1.與選定的供應商簽訂服務合同，明確雙方的權利和義務，包括服務內容、質量標準、價格、交付時間、付款方式、售后服務等條款。2.建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、合同執行情況、服務質量反饋等內容，定期對供應商進行跟蹤評價。3.對于服務質量不達標、合同履行不力等問題的供應商，及時采取警告、整改、暫停合作、終止合同等措施，并在供應商信息庫中進行相應標注。四、采購流程（一）采購計劃制定1.采購部門根據已批準的服務需求，結合企業采購預算和供應商情況，制定采購計劃。2.采購計劃應明確采購的服務項目、數量、時間安排、采購方式等內容。（二）采購方式選擇1.采購方式主要包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價等。2.采購部門根據服務項目的特點、預算金額、時間要求等因素，按照相關規定選擇合適的采購方式。公開招標：適用于采購金額較大、技術復雜、潛在供應商較多的服務項目。邀請招標：適用于具有特定資格要求或受項目條件限制，只有少數潛在供應商可供選擇的服務項目。競爭性談判：適用于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的；技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的；采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的服務項目。單一來源采購：適用于只能從唯一供應商處采購的；發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的服務項目。詢價：適用于采購的貨物規格、標準統一、現貨貨源充足且價格變化幅度小的服務項目。（三）采購文件編制1.根據選定的采購方式，采購部門編制相應的采購文件，如招標文件、談判文件、詢價文件等。2.采購文件應包含服務需求說明、采購要求、評審標準、合同條款等內容，確保清晰、準確、完整。（四）發布采購信息1.對于公開招標和邀請招標的項目，采購部門在規定的媒體上發布采購公告，邀請潛在供應商參與投標。2.對于競爭性談判、單一來源采購、詢價等項目，采購部門向選定的供應商發出采購邀請書。（五）響應文件接收與評審1.采購部門接收供應商提交的響應文件，并對文件的完整性、符合性進行審查。2.組織相關部門和人員按照評審標準對響應文件進行評審，確定成交供應商。評審過程應客觀、公正、透明，記錄評審情況。（六）合同簽訂1.采購部門與成交供應商簽訂服務合同，明確雙方的權利和義務，確保合同條款符合采購文件要求和企業利益。2.合同簽訂前，應進行合同審核，重點審查合同的合法性、合規性、完整性、風險防范等方面。審核通過后，由法定代表人或授權代表簽字蓋章。（七）采購驗收1.服務交付后，采購部門組織相關業務部門按照合同要求對服務進行驗收。2.驗收內容包括服務質量、數量、交付時間、售后服務等方面，可采用現場檢查、測試、評估報告等方式進行。3.驗收合格后，由驗收人員填寫《服務驗收報告》，簽字確認。如驗收不合格，應要求供應商限期整改或重新提供服務，直至驗收合格為止。五、服務過程監督（一）建立監督機制成立服務購買監督小組，成員包括采購部門、財務部門、審計部門、業務部門等相關人員，負責對服務購買過程進行全程監督。（二）監督內容1.采購流程執行情況，包括需求確定、供應商選擇、采購文件編制、采購信息發布、響應文件評審、合同簽訂等環節是否符合規定程序。2.服務合同履行情況，監督供應商是否按照合同約定提供服務，服務質量是否達到標準要求。3.資金使用情況，審查服務費用的支付是否合規、合理，有無超預算支出等情況。（三）監督方式1.定期檢查：監督小組定期對服務購買項目進行檢查，查閱相關文件資料，了解項目進展情況。2.不定期抽查：根據工作需要，對服務購買過程中的關鍵環節和重點事項進行不定期抽查，及時發現問題并督促整改。3.投訴處理：受理內部員工和供應商的投訴舉報，對反映的問題進行調查核實，依法依規處理。六、付款管理（一）付款申請1.服務驗收合格后，供應商按照合同約定提交付款申請，附上服務發票、驗收報告等相關證明材料。2.采購部門對付款申請進行初審，核實服務內容、金額、發票等信息是否與合同一致，初審通過后提交至財務部門。（二）付款審核1.財務部門對付款申請進行審核，重點審查發票的真實性、合法性、有效性，以及付款金額是否符合合同約定和企業財務制度。2.財務部門審核通過后，報至分管領導審批。分管領導根據企業資金狀況和相關規定進行審批，審批通過后安排付款。（三）付款方式1.付款方式應在服務合同中明確約定，可采用一次性付款、分期支付等方式。2.對于金額較大的服務采購項目，可根據服務進度和質量情況分期支付款項，以降低企業資金風險。七、檔案管理（一）檔案收集1.在服務購買過程中，采購部門負責收集與項目相關的各類文件資料，包括服務需求申請表、供應商信息、采購文件、響應文件、服務合同、驗收報告、付款憑證等。2.各部門應積極配合采購部門做好文件資料的收集工作，及時將本部門產生的相關文件提交至采購部門。（二）檔案整理與歸檔1.采購部門對收集到的文件資料進行整理、分類和編號，確保檔案資料的完整性和規范性。2.將整理好的檔案資料按照檔案管理規定進行歸檔，建立電子和紙質檔案，便于查閱和保管。（三）檔案保管與查閱1.明確檔案保管期限，按照規定對檔案進行妥善保管，防止檔案丟失、損壞或泄露。2.建立檔案查